Begäran om deltagande som den upphandlande enheten skapat i det dynamiska upphandlingssystemet visas i Anbudstjänsten så länge som upphandlingssystemet är i kraft, och anbudsgivare kan lämna in ansökningar om deltagande i upphandlingssystemet även under upphandlingsfasen. I Anbudstjänsten ser du också en aktuell lista över godkända anbudsgivare. 

 

I upphandlingsfasen kan den upphandlande enhet som äger upphandlingssystemet skapa interna konkurrensutsättningar (se anvisning här). Om det separat är tillåtet kan även upphandlande enheter som deltar i upphandlingssystemet ordna interna konkurrensutsättningar. Under upphandlingsfasen kan begäran om deltagande korrigeras och tidsfristen för upphandlingssystemet förlängas. Upphandlingssystemet kan också avbrytas.

 

 

Funktioner under upphandlingsfasen

 

 

Informationssida

På annonsens informationssida kan man granska vissa grundläggande uppgifter om upphandlingssystemet under upphandlingsfasen: 

  • Tidsfrist
  • Den som skapat begäran om deltagande i det dynamiska upphandlingssystemet
  • De som tagit del av annonsen
    • Här listas de anbudsgivare som tagit del av begäran om deltagande
  • Inlämnade ansökningar
    • Här listas de anbudsgivare som lämnat in ansökan om deltagande
  • Nya obesvarade frågor
    • Här visas antalet inlämnade frågor
    •  Via länken "Till administration av frågor>>" kommer man till administrationen av frågor där man kan svara på inlämnade frågor. Anvisningarna för administrationen av frågor finns här.
  • Länk till begäran om deltagande i Anbudstjänsten
    • Här finns en länk till den anbudsportal där upphandlingssystemet har publicerats
  • Deltagande sammanslutningar
    • Du kan granska deltagande sammanslutningar genom att klicka på "Visa/Dölj deltagande sammanslutningar"
      • Du kan lägga till nya sammanslutningar genom att klicka på "Lägg till deltagande sammanslutning”



Utkast till Kontrakt

Om ni också har tillgång till Cloudia Contract kan ni uppdatera kontraktshelheten här

Till Cloudia Contract.



Dokument

På denna sida kan du granska dokument relaterade till upphandlingssystemet:

  • PDF-dokument om begäran om deltagande
  • Meddelande, om ansökan om deltagande skickats per e-post
  • Ursprunglig annons om det gjorts korrigeringar i begäran om deltagande
  • Bilagor till annonsen
  • Inlämnade ansökningar
  • Frågor/svar och meddelanden
  • Beslutsdokument
  • Övriga dokument (Obs! Dessa dokument visas endast för användare av konkurrensutsättningen i den upphandlande enheten, och de visas inte i Anbudstjänsten)
    • Med funktionen Lägg till ny bilaga kan du lägga till filer om upphandlingen som endast visas för användare av konkurrensutsättningen.
    • Sammanställ ett dokumentpaket med alla uppgifter
    • Sammanställ ett dokumentpaket utan uppgifter om affärshemligheter
      • Du kan sammanställa ett dokumentpaket om de dokument som lagts till i upphandlingssystemet. Du kan sammanställa dokumentpaketet så att det innehåller alla uppgifter eller så att affärshemligheter inte ingår.
        • Du kan ange ett prefix för filerna i dokumentpaketet
        • Du kan använda filformatet PDF/A
          • Klicka på "Skapa dokumentpaket"
            • Välj var paketet ska sparas och klicka på "Spara"
  • Direkt länk till dokumentvyn
    • Du kan ladda dokumenten relaterade till upphandlingssystemet även via denna länk




E-postlista

Mottagarnas e-postadresser relaterade till det dynamiska upphandlingssystemet kan administreras med funktionen "Upphandlingssystemets e-postlista". Med funktionen kan du lägga till e-postadresser på både den upphandlande enhetens och anbudsgivarnas lista. 

 

 

I Upphandlande enhet kan du:

  • Lägga till nya adresser på den upphandlande enhetens e-postlista genom att klicka på Lägg till ny
  • Välja nya personer till den upphandlande enhetens e-postlista bland användare av Cloudia Sourcing
  • Du kan ta bort adresser genom att klicka på papperskorgikonen

Systemet skickar ett e-postmeddelande till mottagarna på listan i följande situationer:

  • ny ansökan om deltagande
  • påminnelse 7 dygn efter mottagandet av en ansökan om deltagande, om ansökan inte har handlagts
  • en leverantör ber om att lämna systemet
  • en fråga skickas till upphandlingssystemet



I Anbudsgivare kan du:

  • Lägga till nya adresser på den godkända leverantörens e-postlista genom att klicka på Lägg till ny
  • Välja personer till e-postlistan i profilen i Anbudstjänsten för den som lämnat in ansökan om deltagande
  • Du kan redigera eller ta bort adresser som den upphandlande enheten lagt till

 

Systemet skickar ett e-postmeddelande till anbudsgivaren i följande situationer: 

  • upphandlingssystemet redigeras 
  • en leverantör tas bort från upphandlingssystemet
  • Skicka meddelande genom att klicka på Skicka meddelande
  • avbrott i upphandlingssystemet
  • en intern konkurrensutsättning publiceras

I en intern konkurrensutsättning skickar systemet följande e-postmeddelanden till anbudsgivarna:

  • den interna konkurrensutsättningen redigeras genom funktionen Redigera tidsfristen eller Redigera uppgifter i annonsen
  • den interna konkurrensutsättningen avbryts
  • meddelanden som skickats med funktionen Skicka meddelande

 

Som förvald på listan finns e-postadressen för den som lämnat in ansökan om deltagande, och den kan inte tas bort.
 Anbudsgivaren kan också själv lägga till adresser på e-postlistan i Anbudstjänsten.




Annullera

Ett upphandlingssystem i etableringsfasen kan avbrytas med funktionen "Annullera". 

  • Ange en förklaring till varför upphandlingssystemet avbryts i fältet Förklaring
  • Om du vill förmedla informationen till dem som ansökt om att delta i eller dem som tagit del av upphandlingssystemet i Anbudstjänsten ska du aktivera "Skicka e-post till sökande och insatta"
  • Du kan lägga till en bilaga genom att klicka på "Lägg till en ny bilaga"
  • Bekräfta avbrottet genom att klicka på "Avbryt"

OBS! Information om avbrott skickas automatiskt till Hilma, om annonsen har publicerats i Hilma. Meddelanden om avbrott sparas automatiskt i mappen Avbrutna.


Avbrutna upphandlingssystem

 

Avbrutna dynamiska upphandlingssystem visas i mappen "Avbrutna". 

På listan över avbrutna dynamiska upphandlingssystem visas följande uppgifter:

  • Beteckning
  • Namn (annons)
  • Tidsfrist
  • Skapare

 

Du kan redigera listan i rullgardinsmenyn antingen enligt tidsfrist eller namn.




Behandling av ansökningar

Detaljerade anvisningar för handläggning av ansökningar finns här.

 

 

 

Hantering av mallar

På sidan kan du:

  • Skapa en ny mall för interna konkurrensutsättningar
  • Redigera och tar bort mallar




Redigera

Du kan korrigera en annons i upphandlingsfasen på fliken redigera. 

Funktionen fungerar på samma sätt som i nationella upphandlingsannonser och EU-upphandlingsannonser. Detaljerade anvisningar för dem finns bakom följande länkar: Redigera annonsens uppgifter (Ska korrigeras) eller Meddelande om rättelse - Upphandlingsannons, EU

  • Efter att du klickat på Till korrigeringsläge ber systemet dig ännu bekräfta "Är du säker på att du vill aktivera korrigeringsläge för upphandlingssystemet?" 
    • Klicka på Ja
      • Du kommer till annonsblanketten
        • Redigera annonsen och publicera den på nytt på fliken "Förhandsgranska och publicera".

 

 

Skicka ett e-postmeddelande

Anvisningar för hur man skickar meddelanden finns här.

 

 

Anbudsförfrågningar

Se anvisningarna för hur man skapar interna konkurrensutsättningar här.

 

 

 

 

Ett dynamiskt upphandlingssystem upphör

 

Ett dynamiskt upphandlingssystem är i kraft en viss tid, varefter det upphör. Upphandlingssystemet kan också avbrytas genom meddelande om avbrott (funktionen Avbryt).

 

Avslutade upphandlingssystem

 

Avslutade dynamiska upphandlingssystem visas i mappen "Avslutade". 

 

På listan över avbrutna dynamiska upphandlingssystem visas följande uppgifter:

  • Beteckning
  • Namn (annons)
  • Tidsfrist
  • Skapare

 

Du kan redigera listan i rullgardinsmenyn antingen enligt tidsfrist eller beteckning.




Till höger i ett avslutat upphandlingssystem finns en ikon med följande funktioner:

  • Öppna annonsens informationssida
  • Öppna annonsen i PDF-format
  • Öppna annonsen i HTML-format
  • Skapa ny annons utifrån annonsen
  • Annonsen flyttas till arkivet