Handläggning av ansökningar

 

Ansökningar som lämnats in till det dynamiska upphandlingssystemet visas på fliken Handläggning av ansökningar. Ansökningarna klassificeras på följande sätt:

  • Handläggs
    • På fliken visas de ansökningar som den upphandlande enheten ännu inte har godkänt eller avslagit
    • Ansökningarna indelas i ansökningar som lämnats in under etableringsfasen respektive upphandlingsfasen
  • Godkända
    • På fliken visas de ansökningar som valts till det dynamiska upphandlingssystemet
  • Förkastade
    • På fliken visas de ansökningar som den upphandlande enheten har förkastat
  • Pågående
    • På fliken visas de anbudsgivare som tagit del av begäran om deltagande men som inte lämnat in ansökan
  • Begäran utträde
    • På fliken visas de anbudsgivare som godkänts till upphandlingssystemet men som lämnat in begäran om utträde
    • Begäran om utträde handläggs på denna flik 
  • Utträdda och uteslutna
    • På fliken visas de anbudsgivare som utträtt eller uteslutits ur upphandlingssystemet


En leverantörer som uteslutits tidigare kan inte väljas till upphandlingssystemet utan ny ansökan. Det är möjligt att utesluta en tidigare godkänd leverantör, men för detta finns en separat funktion (se Uteslutning av en leverantör ur upphandlingssystemet).

 

Systemet skickar en påminnelse per e-post om sådana icke-handlagda ansökningar om deltagande som lämnats in över 7 dygn tidigare. 

 

Godkänn eller avslå ansökningar

 

Ansökningar kan godkännas/avslår på en gång eller anbudsgivarspecifikt.

 

Börja handlägga en anbudsgivares ansökan genom att klicka på anbudsgivarens namn på listan på fliken "Handläggs".


Därefter öppnas en vy där du kan granska anbudsgivarens ansökan om deltagande och godkänna eller avslå den.

  • Dokument till ansökan
    • Granska anbudsgivarens ansökan om deltagande och eventuella bilagor till den
  • Till granskning
    • Öppna jämförelsetabell
  • Handlägg ansökan
    • Markera ansökan antingen som godkänd eller avslagen (Obs! Om upphandlingen är indelad i delar ska du välja de delområden för vilka anbudsgivare godkänns. Ansökan kan antingen godkännas eller avslås. Om en anbudsgivare godkänns för delområde A, ska man bocka för delområde A. Då avslås ansökan för delområde B automatiskt om det inte bockas för.)
    • Ange i textfältet en motivering av godkännande eller avslag för anbudsgivaren
    • Bifoga en bilaga vid behov
  • Klicka på "Spara och skicka"
    • Valen sparas och anbudsgivaren får ett e-postmeddelande med motiveringen



Godkänn/avslå anbudsgivare på en gång

  • Välj på fliken "Handläggs" i slutet av raden de anbudsgivare som du vill granska i grupp
  • Välj "Gruppgranskning" och granska anbudsgivarnas uppgifter i samma vy 
    • I vyn kan du godkänna/avslå anbudsgivare på ett enhetligt sätt enligt anvisningen ovan.



Uteslut leverantörer ur upphandlingssystemet

 

Den upphandlande enhet som äger upphandlingssystemet kan utesluta leverantörer ur upphandlingssystemet. Detta förutsätter motivering, och beslutet om uteslutning inklusive motiveringar skickas till leverantören per e-post. Motiveringarna sparas i "Utträdda och uteslutna".

 

En leverantör som godkänts till upphandlingssystemet kan uteslutas genom att klicka på leverantörens på fliken "Godkända".

  • Motivera uteslutningen av ansökan i textfältet. Motiveringen skickas till leverantören per e-post
  • Bekräfta uteslutningen genom att klicka på "Uteslut och skicka"
  • Bilagor kan fogas till ansökan



Handläggning av begäran om utträde

Även en leverantör som valts till upphandlingssystemet kan begära om utträde ur upphandlingssystemet. Den upphandlande enheten informeras om detta per e-post, varefter enheten fattar beslut utifrån begäran. Den upphandlande enheten kan godkänna eller avslå begäran om utträde.

 

Begäran om utträde handläggs genom att klicka på leverantörens namn på fliken "Begäran om utträde".

  • I vyn visas leverantörens motivering
  • Välj
    • Godkänn begäran om utträde, eller
    • Avslå begäran om utträde
  • Motivera beslutet som skickas till leverantören per e-post i textfältet
  • Lägg till bilaga vid behov
  • Bekräfta valen genom att klicka på "Spara och skicka"



Oberoende av om leverantören avlägsnas på den upphandlande enhetens eller eget initiativ får leverantören därefter inte längre information om nya interna konkurrensutsättningar eller andra meddelanden om upphandlingssystemet. Detta påverkar inte eventuella gällande kontrakt med leverantören.

Eventuella klagomål relaterade till uteslutning behandlas utanför systemet, men trots ändringssökande kan leverantören inte längre delta i upphandlingssystemet. Efter uteslutning ur upphandlingssystemet kan leverantören dock lämna in en ny ansökan om deltagande.