Cloudia Sourcing uppdateras 27.11.2018 så att systemet förnyas utifrån kundresponsen. Förändringarna omfattar bland annat upphandlingsobjekt, kriterier och poängsättning i systemet samt elektronisk auktion, anbudsformulär och jämförelser.


Hur påverkar reformen befintliga annonser?


Reformen påverkar inte halvfärdiga eller redan publicerade annonser. Trots reformen går dessa annonser genom hela processen för anbudsinfordran enligt nuvarande kriterier, och jämförelsen av dem sker i den gamla jämförelsetabellen. Förändringen påverkar inte heller leverantörerna när det gäller dessa annonser.


Övriga:


Ramavtal

  • Gällande ramavtalskonkurrensutsättningar förändras inte.
  • När minikonkurrensutsättningar skapas kan man välja nya eller gamla kriterier.
  • Om man som mall använder konkurrensutsättning som skapats med nya kriterier skapas även nya minikonkurrensutsättningar alltid utifrån nya kriterier.

DPS

  • Gällande dynamiska upphandlingssystem förändras inte.
  • När interna konkurrensutsättningar skapas ska man välja nya eller gamla kriterier.
  • Om man som mall använder konkurrensutsättning som skapats med nya kriterier skapas även nya interna konkurrensutsättningar alltid utifrån nya kriterier.

Pågående förhandlingsförfarande eller begränsat förfarande

  • Inga förändringar i en pågående runda
  • För nya rundor väljer man nya eller gamla kriterier om den tidigare rundan haft gamla kriterier.
  • Om en tidigare runda har skapats med nya kriterier skapas även därpå följande rundor med nya kriterier.

Leverantörsregistret

  • Gällande register förändras inte.
  • När konkurrensutsättningar skapas ska man välja nya eller gamla kriterier.
  • Om man som mall använder konkurrensutsättning som skapats med nya kriterier skapas även nya konkurrensutsättningar alltid utifrån nya kriterier.


Skapa ny annons


När man skapar en ny annons kan man tills vidare välja om man använder nya eller gamla kriterier. När en annons skapas med nya kriterier kan man även använda nya poängsättningsalternativ i den. Även anbudsformuläret som visas för leverantörer förändras. Jämförelsen sker i en ny jämförelsetabell. Om man i annonsen väljer elektronisk auktion sker auktionen i en ny vy.




Skapa ny annons utifrån en tidigare annons eller mall


Annonser kan skapas med nya kriterier även om man använder en tidigare mall eller en annons med tidigare kriterier. Då motsvarar valen i den tidigare annonsen även valen i den nya annonsen. Välj "Skapa nytt meddelande på grundval av detta och använd det nya kriteriet” på annonsens informationssida.



Centrala förändringar i reformen


Allmänt

  • Terminologin har förändrats:
    • Målgruppen har ersatts: i den totala upphandlingen används termen grupper och i delade upphandlingar delområden
    • Produkt/Tjänst: framöver är termen objekt
  • Förändring i urvalsgrunden:
    • Det tidigare fyrfältsvalet har slopats
    • De nya valen bildas som helhet beroende på om upphandlingen har indelats i delar och om poängsättning används eller om valet avgörs av det lägsta priset eller rangordningen
  • Logiken för sparande har förändrats när det gäller upphandlingsobjektets kriterier och lämplighetskrav
    • Systemet sparar alltid automatiskt efter en vald funktion. Upptill på sidan finns en balk där man kan följa med hur uppgifterna sparas
    • Om det av någon orsak inte går att spara påpekar systemet om detta.


Val mellan övergripande upphandling och upphandling i delar

  • Val mellan övergripande upphandling och upphandling i delar.
    • På fliken för nationella annonser har Upphandlingsförfarandet, "Upphandlingsobjekt har indelats i delar
    • i EU-annonser i punkten II.1.6) Uppgifter om delar*, "Detta kontrakt har indelats i delar”
      • Om det inte är fråga om en övergripande upphandling kan delanbud dessutom tillåtas eller förvägras såsom tidigare. Delanbud inom delområden tillåts fortfarande vid behov på skärmen för kriterier för upphandlingsobjektet.
  • Samband mellan kontraktsdel och delområde
    • I EU-annonser har kontraktsdelar och delområden relaterade till upphandlingsobjekt framöver en relation till varandra.
    • Om man valt att kontraktet har indelats i delar skapas automatiskt ett motsvarande delområde för kriterierna för upphandlingsobjektet när man lägger till en ny kontraktsdel. Denna funktion fungerar också tvärtom (nytt delområde → ny kontraktsdel). Även när man raderar en kontraktsdel eller ett delområde påverkar raderingen varandra.


Grunderna för jämförelse

  • Det tidigare valet av urvalsgrunden (fyrfältet) har slopats på sidan "Information om Tarjouspalvelu" och framöver fastställs urvalsgrunden:
    • Lägsta pris (ingen poängsättning)
    • Ekonomisk förmånlighet, poängsättning (all poängsättning möjlig)
    • Ekonomisk förmånlighet, rangordning (ingen poängsättning)


  • Tidigare val har ersatts ->logiken förändras
    • Poängsättning enligt övergripande upphandling
      • Upphandlingen har inte indelats i delar
      • Lägsta pris (om man inte vill använda poängsättning ->jämförelse på basis av priset) ELLER
      • Ekonomisk förmånlighet, poängsättning (om man vill använda poängsättning ->jämförelse på basis av poängen) ELLER
      • Ekonomisk förmånlighet, rangordning (om man inte vill jämföra anbuden i systemet)
  • Poängsättning enligt målgrupp
    • Upphandlingen har indelats i delar, vid behov tillåts delanbud
    • Lägsta pris (om man inte vill använda poängsättning ->jämförelse på basis av priset) ELLER
    • Ekonomisk förmånlighet, poängsättning (om man vill använda poängsättning ->jämförelse på basis av poängen) ELLER
    • Ekonomisk förmånlighet, rangordning (om man inte vill jämföra anbuden i systemet)
  • Poängsättning enligt målrad
    • -> Detta val finns inte längre, och därför ska valen göras såsom i poängsättning enligt målgrupp
    • ett objekt fastställs för ett delområde
  • De fastställda urvalsgrunderna i rangordning
    • -> Ekonomisk förmånlighet, rangordning


Lämplighetskrav

  • Lämplighetskraven har också förnyats på följande sätt:
    • Ändringarna/reformerna av kriterietyper ingår i tillämpliga delar i lämplighetskraven
    • Drag&Drop (ändring av ordningsföljden för dra&släpp-funktionen)
    • Möjlighet att kontrollera att alla obligatoriska uppgifter har angetts
    • Lägg till ytterligare information via ikonen




Förhandsgranska

  • Förhandsgranskningen av både kriterierna för upphandlingsobjektet och lämplighetskraven är förenlig med vyn för Anbudstjänsten.


Efterfråga pris

  • I den nya lösningen har vi utgått ifrån att den förvalda frågan om priset alltid fastställs enligt delområde (grupp), men man kan avvika från detta objektspecifikt.
  • Valet kan göras utifrån tre förvalda objekt för delområdet (gruppen), men alternativen tillåter objektspecifika avvikelser:
    • Priset på objekten efterfrågas och påverkar jämförelsepriset
    • Priset på objekten efterfrågas men påverkar inte jämförelsepriset
    • Priset på objekten efterfrågas inte
  • Valet kan göras utifrån valet på nivån för två delområden (grupper) (Val för Delområdet (Gruppen), varvid objektspecifika val inte är möjliga
    • Jämförelsepriset för delområdet (gruppen) beräknas med formeln
    • Priset för delområdet (gruppen) efterfrågas i prisbilagan (prisbilagan är på samma nivå som delområdet (gruppen))
      • Med detta val kan endast ett totalt pris och en prisbilaga läggas till i delområdet (gruppen)



Prisjämförelse


Systemet har kompletterats med en annan formel för prisjämförelse. Alternativen är:

  • Förhållande till lägsta
  • Linjär poängberäkning


Jämförelsetabell

  • Jämförelsevyer
    • Systemets standardvy
      • Jämförelsetabellen bildas normalt med alla uppgifter.
      • Denna vy är en standardvy, men den kan bytas till en annan jämförelsetabellvy.
      • Vyn som innehåller all information kan aldrig helt raderas till skillnad från jämförelsevyer som man själv skapat.
    • Skapade jämförelsevyer
      • Framöver kan användaren skapa jämförelsevyer för redigering av jämförelser.
      • Flera jämförelsevyer kan anknyta till samma jämförelse, och användaren kan förflytta sig mellan dem.
  • Förhandsgranskning av jämförelsevy
    • Jämförelsetabellen med alla anbud och rader kan öppnas i förhandsgranskningen som inte kan redigeras. I vyn kan man följa med hur jämförelsen framskrider, och den kan indelas i mindre vyer.
    • Förhandsgranskning kan läggas till i delgivandet av upphandlingsbeslutet
    • Förhandsgranskningen används också som auktionsrapport




Anbudsformulär

  • Anbudsformuläret enligt delområde
    • Framöver visas anbudsformuläret enligt delområde (grupp). Om anbudsinfordran endast har ett delområde (grupp), är det öppet, i övrigt visas delområdena stängda och leverantören öppnar dem en åt gången.
    • Leverantören kan ange att ett visst delområde inte erbjuds, om den upphandlande enheten har tillåtit delanbud.
  • Möjlighet att beräkna värdet med prisformeln
    • Om en prisformel har fastställts för anbudsinfordran och leverantören har angett ett värde för alla kriterier i formeln, kan man utifrån anbudsformuläret granska värdet enligt prisformeln. Leverantören ska starta kalkylen.
  • Namnge anbud
    • Leverantörer kan namnge anbud. Idén är att om leverantören har flera parallella anbud så kan dessa lättare skiljas från varandra och på detta sätt minskar risken för att till exempel fel anbud ersätts. Namnet på anbudet syns också för de upphandlande enheten när anbud jämförs.
  • Ytterligare information i anbudsformuläret
    • Tilläggsvillkor för lämplighetskrav eller kriterier för upphandlingsobjekt finns i Anbudstjänsten bakom frågetecknet.
    • Anbudsgivaren ska klicka på frågetecknet för att öppna ytterligare information