Konkurrensutsättningsintegration underlättar och automatiserar utnyttjandet av uppgifter om konkurrensutsättningar vid upprättandet och hanteringen av kontrakt.


Ett typiskt första steg är att foga kontraktsutkast till anbudsinfordran (1–3)

I Cloudia Konkurrensutsättning kan man utifrån en halvfärdig anbudsinfordran automatiskt skapa en kontraktshelhet i Cloudia Kontrakt. Denna kontraktshelhet länkas automatiskt till konkurrensutsättningen i Cloudia Konkurrensutsättning. I Cloudia Kontrakt upprättar man ett strukturerat kontraktsutkast som ansluts till anbudsbegäran. Kontraktsutkastet i Cloudia Konkurrensutsättning syns automatiskt som bilaga till anbudsinfordran.



Konkurrensutsättning (4)

Den egentliga konkurrensutsättningen sköts normalt som valt upphandlingsförfarande i Cloudia Konkurrensutsättning. Anbudsgivare kan granska kontraktsutkastet som fogats till anbudsinfordran i Anbudstjänsten. När konkurrensutsättningen är klar och upphandlingsbeslutet fattat uppdateras uppgifterna om konkurrensutsättningen automtiskt från Cloudia Konkurrensutsättning till konkurrensutsättningens kontraktshelhet i Cloudia Kontrakt.



Upprättande av kontrakt för valda leverantörer (5)

För leverantörer som valts i konkurrensutsättningen upprättas kontrakt i Cloudia Kontrakt. Om endast en leverantör valts väljs denna leverantörs anbud och kontraktsmall. Om flera leverantörer valdes väljer man först ett önskat anbud, vars kontrakt upprättas först.


Normalt använder man ett tidigare kontraktsutkast som fogats till anbudsinfordran som kontraktsmall. Alternativt kan man använda en kontraktsmall i Cloudia Kontrakt, ett tidigare kontrakt eller upprätta kontraktet från början. Om flera leverantörer valts i konkurrensutsättningen kan man använda kontraktet för den första leverantören som mall för följande kontrakt.


Kontraktet har förhandsifyllda uppgifter om konkurrensutsättningen och leverantören. I kontraktets strukturerade kontraktspunkter (kontraktets innehåll) kan man plocka in enskilda uppgifter från anbudsinfordran, upphandlingsbeslutet och leverantörens anbud. Dessutom kan man till kontraktet foga handlingar från anbudsinfordran och anbud.


Likaså kan alla eller valda strukturellt konkurrensutsatta objektsgrupper och upphandlingsobjekt samt anbudsgivarens priser anslutas till kontraktet. Även relaterade kriteriefrågor och anbudsgivarens svar på dem kan användas. Av produktuppgifterna som anslutits till kontraktet kan man skapa en separat produktbilaga i Excel- eller PDF-format.



Publicering av kontrakt (6)

När leverantörernas kontrakt har upprättats publiceras de i allmänhet för beställare och kunder i Cloudia Dashboard (om den är tillgänglig för organisationerna). I Dashboard kan man också publicera produktinformation som anslutits till kontraktet.



Kontraktsperiodens livscykel och ny konkurrensutsättning (7–8)

Under kontraktsperiodens livscykel sparas uppgifter som utnyttjas senare i Cloudia Kontrakt. Exempel på dessa uppgifter är reklamationer, ändringar och anteckningar om uppföljningsobjekt. Man kan skapa påminnelser för kontrakt. De aktiveras i god tid före kontraktsperiodens slut och påminner om att beredningen av en eventuell ny konkurrensutsättning borde påbörjas. Historiska uppgifter i Cloudia Kontrakt utgör viktig bakgrundsinformation i planeringen av en ny konkurrensutsättning.