Upprättande av kontraktsutkast och överföring till anbudsinfordran


Man kan skapa ett eller flera kontraktsutkast och foga dem till anbudsinfordran (Allmänt fas 1–3).


Foga kontraktsutkast till anbudsinfordran:

  1. Kontraktshelheten i Cloudia Konkurrensutsättning uppdateras som kontraktshelhet i Cloudia Kontrakt
  2. Upprätta ett kontraktsutkast i Cloudia Kontrakt och skicka det till Konkurrensutsättning
  3. Kontraktsutkastet visas på fliken Bilagor och länkar i Konkurrensutsättningssystemet.


OBS! Om du inte vill etablera en kontraktshelhet i detta skede, då anbudsinfordran är halvfärdig eller du inte vill foga kontraktsutkastet till anbudsinfordran, kan du gå direkt till avsnittet "Upprättande av upphandlingskontrakt i Cloudia Kontrakt".


Kontraktshelheten i Cloudia Konkurrensutsättning uppdateras som kontraktshelhet i Cloudia Kontrakt


  • Välj anbudsinfordran som uppdateras i Cloudia Kontrakt från Cloudia Konkurrensutsättning.
  • Välj ”Skapa kontraktshelheten i Cloudia Kontrakt”.
    • Denna åtgärd överför och uppdaterar uppgifterna om konkurrensutsättningen i Cloudia Kontrakt och skapar en kontraktshelhet. Överföringen kan inte ångras, men den kan repeteras i syfte att uppdatera uppgifterna.
    • Kontraktshelheten kan raderas i Cloudia Kontrakt.
    • Åtgärden kräver användarnamn och lösenord för Cloudia Kontrakt. Fyll i identifieringsuppgifterna och klicka på ”Skicka”. OBS! Om organisationen har AD-inloggning i Cloudia Kontrakt ska man använda överföringskoderna. Överföringskoden är Cloudia Kontrakts interna användarnamn, som administratören ska skapa för den valda enheten i användaradministrationen.
  • Efter uppdateringen finns kontraktshelheten på kontraktshelhetslistan i Cloudia Kontrakt.



Uppgifter som överförs automatiskt från anbudsinfordran till kontraktshelheten

Grunduppgifter:

  • Kontraktshelhetens namn = Upphandlingens namn
  • Beskrivning av kontraktshelheten = Beskrivning av upphandlingen
  • Kontraktshelhetens nummer = Upphandlingens ID eller referensnummer
  • Kontraktshelhetens period = Upphandlingens giltighetstid
    • Datum (överförs från punkten ”upphandlingens giltighetstid”)
      • om bägge datumen har fastställts = tidsbunden
      • om endast startdatum har fastställts = gäller tills vidare


Ansvariga och användare:

  • Organisation = Organisationen för användaren som loggat in i Cloudia Kontrakt
  • Ansvarig för kontraktshelheten = Användaren som loggat in i Cloudia Kontrakt


Värde:

  • Estimerat totalt värde = Exakt värde eller prisintervall
    • Estimerat värde
      • Om endast nedre värde har fastställts importeras det
      • Om bägge värdena har fastställts importeras det högre värdet


Organisationens alla användare har läsrättigheter.

 

OBS! Man kan fortsätta att redigera anbudsinfordran och ändringarna kan vid behov uppdateras i kontraktshelheten i Cloudia Kontrakt. Även konkurrensutsättningsprocessen slutförs normalt ända till delgivningen av upphandlingsbeslutet.


Uppdatera kontraktshelheten i Cloudia Kontrakt:

  • Uppdatera kontraktshelheten i Cloudia Kontrakt 
  • Om konkurrensutsättningen redan finns som kontraktshelhet i Cloudia Kontrakt uppdaterar denna åtgärd uppgifterna om kontraktshelheten.

 


Upprätta ett kontraktsutkast i Cloudia Kontrakt och skicka det till Konkurrensutsättning

  • Välj kontraktsutkast som ska skickas under kontraktshelheten eller på listan över kontrakt 
  • Välj "Skicka till konkurrensutsättning" 
  • Åtgärden kräver användarnamn och lösenord för Cloudia Konkurrensutsättning. 
    • Fyll i identifieringsuppgifterna och klicka på ”OK” 


 

Kontraktsutkastet visas på fliken Bilagor och länkar i Cloudia Konkurrensutsättning.

  

Kontraktsutkastet visas som PDF på fliken "Bilagor och länkar" i anbudsinfordran. Även "Bilagor till kontraktet" överförs till laddade bilagor.

  



Upphandlingskontrakt i Cloudia Kontrakt

  

När tidsfristen för anbudsinfordran gått ut och anbudsinfordran är i upphandlingskontraktsfasen kan anbudsinfordran ändras till upphandlingskontrakt i Cloudia Kontrakt.

  • Kontraktshelheten i Cloudia Konkurrensutsättning uppdateras som kontraktshelhet i Cloudia Kontrakt 
  • Upprätta kontrakt i Cloudia Kontrakt  


Kontraktshelheten i Cloudia Konkurrensutsättning uppdateras som kontraktshelhet i Cloudia Kontrakt

  • Välj anbudsinfordran som uppdateras i Cloudia Kontrakt från Cloudia Konkurrensutsättning. 
  • Välj ”Uppdatera kontraktshelheten i Cloudia Kontrakt”. 
    • Denna åtgärd överför och uppdaterar uppgifterna om konkurrensutsättningen i Cloudia Kontrakt och skapar en kontraktshelhet. Överföringen kan inte ångras, men den kan repeteras i syfte att uppdatera uppgifterna. 
  • Åtgärden kräver användarnamn och lösenord för Cloudia Kontrakt. Fyll i identifieringsuppgifterna och klicka på ”Skicka”

 


Upprätta kontrakt i Cloudia Kontrakt

  • Ett kontrakt upprättas under kontraktshelheten
  • En del uppgifter överförs till kontraktet direkt från kontraktsmallen, och i strukturerade kontraktspunkter kan man plocka innehåll från anbudsinfordran och anbud


Välj anbud från vilket uppgifter hämtas:

  • Välj anbud som du vill länka till upphandlingskontraktet
  • Välj ”Välj anbud” och i fönstret det anbud som du vill länka till kontraktet


Kontrakt utifrån kontraktsmall:

  • När du valt kontraktstyp kan du upprätta kontrakt utifrån en mall
  • I denna punkt kan kontraktet länkas till exempelvis ett kontrakt som funnits i kontraktsutkast.




Uppgifterna överförs automatiskt till kontraktet


Grunduppgifter:

 

Beställare = Deltagande sammanslutning

  • Om man i anbudsinfordran fastställt Deltagande sammanslutningar kan användaren välja en eller flera sammanslutningar till Beställare i kontraktet. ”Plocka kontakt” från ”Konkurrensutsättning”

  

  

  • Leverantörer = plockas från uppgifterna om anbudet 
    • ”Plocka kontakt” från ”Anbud”

  


  • Kontraktsperiod = Upphandlingens giltighetstid 
  • Bilagor till kontrakt = Användaren kan plocka bilagor från uppgifterna i anbudsinfordran 
    • Från anbudsinfordran 
      • Anbudsinfordran 
      • Upphandlingsbeslut 
      • Öppningsprotokoll 
      • Frågor och svar 
      • Jämförelsetabell 
      • Övriga bilagor till anbudsinfordran (fliken bilagor och länkar) 
    • Från anbud 
      • Anbudsdokument 
      • Bilagor till anbud

  

Kontraktspunkter: 

  • Kontraktspunkter = Användaren kan per kontraktspunkt söka uppgifter om upphandlingen (anbudsinfordran, anbud, upphandlingsbeslut) 
    • Inför ny kontraktspunkt 
    • Välj "Plocka från konkurrensutsättningen" 
    • Välj information om konkurrensutsättningen och klicka på "Välj"   



Ytterligare information 

  • Ytterligare information = Användaren kan per ytterligare information söka uppgifter om upphandlingen (anbudsinfordran, anbud, upphandlingsbeslut) 
    • Skapa ny ytterligare information 
    • Välj "Plocka från konkurrensutsättningen" 
    • Välj information om konkurrensutsättningen och klicka på "Välj"  


Värde:

  • Kontraktets värde = Exakt värde eller prisintervall 
    • om endast nedre värde har fastställts importeras det 
    • om bägge värdena har fastställts importeras det högre värdet  


Produkter: 

  • Mer om anbudet 
    • Lägg till alla produktgrupper och produkter 
      • Alla produktgrupper och produkter skrivs ut i kontraktet 
      • Om valet raderas kan man välja produkter/produktgrupper till kontraktet 
      • Den valda produkten får automatiskt pris och upphandlingskvantitet 
    • Hämta kriterierna automatiskt 
      • Alla kriterier för de valda produkterna anges automatiskt

 

  • Alternativt kan man ange tilläggsuppgifter om produkten med "Plocka produktkriterier". 
    • I pop-up-fönstret kan man välja de kriterier som man vill lägga till i tilläggsuppgifterna om produkten

 


OBS! I övrigt upprättas kontrakt normalt enligt anvisningarna.