Om man har för avsikt att använda elektronisk auktion i anbudsförfarande ska uppgifterna auktionen fastställas när anbudsinfordran skapas. Efter den egentliga anbudsinfordran kan man ordna elektronisk auktion för fastställda objekt.


Faser i anbudsförfarandet när elektronisk auktion används


Anbudsförfarande (före auktion):

1) I redigeringsfasen fastställs uppgifterna om den elektroniska auktionen och publiceras anbudsinfordran.

2) När tidsfristen för anbudsförfarandet löpt ut behandlas anbudsinfordran och inbjuds anbudsgivare till auktionen.


Auktion:

3) Uppgifterna om inbjudan till auktion fastställs och inbjudan skickas till anbudsgivarna.

4) Auktionen startas.

5) Auktionens framskridande följs upp (auktionsrapport i jämförelse- eller Excel-vyn)


Anbudsförfarande (före auktion)


1) Fastställande av elektronisk auktion


Elektronisk auktion kan tillämpas på alla upphandlingar som överstiger tröskelvärdet. Beslutet om tillämpning av elektronisk auktion fattas när konkurrensutsättningen förbereds, varvid det fastställs att "Vid konkurrensutsättning av upphandlingen tillämpas elektronisk auktion".


Elektronisk auktion tillämpas

  • Nationella underrättelser
    • Välj ”Upphandlingsförfarande”.
    • Välj ”Vid konkurrensutsättning av upphandlingen tillämpas elektronisk auktion”.



  • EU-underrättelser
    • Avsnitt IV: Förfarande
    • Välj: En elektronisk auktion kommer att användas


När detta har sparats aktiveras fliken "Elektronisk auktion" för komplettering.


Elektronisk auktion



Auktion för det lägsta priset

  • Blockera prishöjningen (OBS! Fältets namn med gamla kriterier ”Auktion för det lägsta priset"
    • Välj detta alternativ om du vill förhindra anbudsgivarens möjlighet att höja priset 
      • Valet påverkar prisuppgiften och förhindrar höjning av priset/totalpriset, men gäller inte höjning av numeriska kriterier"

Auktionens gång

  • Ange beskrivning vid behov.
  • Denna text visas i anbudsinfordran.



Information som ska tillhandahållas leverantören under auktionen och tidpunkt för tillhandahållandet av informationen

  • Ange beskrivning vid behov.
  • Denna text visas i anbudsinfordran.


Ändra ytterligare information.

  • Ange beskrivning vid behov.
  • Denna text visas i anbudsinfordran.


Inbjudan till auktionen kommer att skickas till valda leverantörer.

  • Ange datum i fältet eller välj datum i kalendern.


Schemaläggning för elektronisk auktion


Auktionsslut

Du kan fastställa inställningarna för auktionsslutet. Välj "Vänta efter det sista budet", om du vill ha förlängd tid för auktionen efter det sista budet. Om du inte väljer detta alternativ avsluts auktionen genast när tidsfristen löper ut.


Förlängning av tiden

  • Välj "Vänta efter det sista budet”.
  • Ställ in X timmar och/eller x minuter


Förlängningen av tiden är aktiverad.

  • Välj "Dagligen hela tiden" om förlängningen pågår utan avbrott.
  • Välj "På bestämda tider" om du vill avgränsa förlängningen. Denna avgränsning fastställer när förlängningen av tiden är aktiv.
    • Ange veckodagar.
    • Ange klockslag.

På bilden är förlängningen av tiden inställd så att den gäller vardagar kl. 8.00–16.00.



Auktionssteg

  • Om du vill ordna auktionen i flera steg ska du fastställa auktionsstegen.
  • Välj "Lägg till ett steg" och fastställ ordningsföljden för stegen.
  • Auktionerna förrättas stegvis enligt detta



Fastställande av auktionsobjekt


Auktion kan tillämpas om kriteriet är det lägsta priset eller ekonomisk förmånlighet med poängsättning. Om kriteriet för anbudsförfrågan är det lägsta priset kan auktion inte ordnas utifrån någon annan faktor än priset. Endast priser på objekt kan väljas som auktionsobjekt. När man använder ekonomisk förmånlighet med poängsättning i konkurrensutsättning kan auktionsobjekten dessutom utgöras av numeriska kriterier som poängsätts proportionellt eller automatiskt (stegvis).


Nya kriterier:

  • Välj ”Auktionsdefinition”



Gamla kriterier:

  • Välj ”Auktionsdefinition”



Om auktionen inte förrättas stegvis

  • Välj objekt till auktionen 
    • Auktionen kan omfatta alla objekt för vilka pris efterfrågas 
    • i auktionen, vars urvalsgrund är poängsättning, även poängsatta numeriska kriterier kan ingå
  • Ange vid behov minsta ändring 
    • Fastställ om ändringen gäller sänkning eller höjning. OBS! Detta kan endast göras för numeriska kriterier med stegvis poängsättning


OBS!  Objektets automatiska "Sänkning min.” förhindrar inte anbudsgivaren från att höja priset. Höjning av priset kan förhindras i punkt 6. Elektronisk auktion genom att välja "Blockera prishöjningen".


Om auktionen ordnas stegvis

  • Välj objekt till auktionen 
    • Auktionen kan omfatta alla objekt för vilka pris efterfrågas 
    • i auktionen, vars urvalsgrund är poängsättning, även poängsatta numeriska kriterier kan ingå
  • Ange vid behov minsta ändring
    • Fastställ om ändringen gäller sänkning eller höjning. OBS! Detta kan endast göras för numeriska kriterier med stegvis poängsättning
    • Ska du fastställa vilket steg auktionsobjektet tillhör



OBS!  Objektets automatiska "Sänkning min.” förhindrar inte anbudsgivaren från att höja priset. Höjning av priset kan förhindras i punkt 6. Elektronisk auktion genom att välja "Blockera prishöjningen".


När uppgifterna om auktionen har angetts sker redigering och publicering av anbudsförfarandet på normalt sätt. Anvisningar för anbudsförfarande som baserar sig på poängsättning finns här.


2) Hantering av anbud och inbjudan till auktion


När tiden för anbudsförfarandet löper ut öppnas anbuden på normalt sätt. Anvisningar för administration av anbudsförfarandet efter dess utgång finns här.


Val av anbudsgivare till auktion

  • I Jämförelse av anbud är alla inlämnade anbud valda till auktionen.
  • Vidta nödvändiga åtgärder i jämförelsen (kommentarer, manuella poäng) och välj "Spara".
  • Om du vill avslå ett anbud i jämförelsefasen ska du välja "Avslå hela anbudet". Då faller anbudet bort i jämförelsefasen och är inte med på auktionen.



Följande steg är skickande av auktionsinbjudan, vars anvisningar finns i artikeln om auktionsronden.