Cloudia Upphandling är ett webbaserat system för anbudsförfarande och det är avsett för upphandlande enheter inom offentliga sektorn. Med hjälp av systemet kan den upphandlande enheten centraliserat ta hand om hela anbudsförfarandet från infordran av anbud till upphandlingskontrakt elektroniskt på nätet.

 

Avsikten med systemet är att underlätta den upphandlande enhetens arbete, minska mängden extra rutinarbete och att göra hela processen mer kontrollerad och minska möjligheterna att begå misstag. Tjänsten gör det enklare och mer entydigt för leverantörerna att lämna in anbud (leverantörsportal) och genom att använda tjänsten har den upphandlande enheten möjlighet att få mer exakta och bättre anbud.

 

Tjänsten har planerats i samarbete med upphandlingsproffs och den iakttar såväl lagstiftning som allmän praxis inom upphandlingsområdet. Tjänsten lämpar sig för konkurrensutsättning av såväl varu- som tjänsteanskaffningar och täcker alla upphandlingsförfaranden samt EU-upphandling och upphandlingar under tröskelvärde. HILMA-integrationen och de dynamiska och flexibla möjligheterna att definiera upphandlingsobjekt och lämplighetskrav tillsammans med många automatiserade funktioner minskar de upphandlande enheternas arbetsbörda och hjälper att genomföra mer högklassiga anbudsförfaranden.

 

Tjänsten erbjuder leverantörerna ett tryggt och säkert sätt att lämna in anbud via leverantörsportalen Tarjouspalvelu.fi.

 

Den upphandlande enheten kan ta i bruk tjänsten snabbt som molntjänst utan tekniska investeringar, en webbläsare räcker. Tjänsten är skalbar, kan byggas på och är också möjlig att integrera med nuvarande och kommande system.

 

Tjänsten är en del av Cloudias upphandlingssystemhelhet, som täcker elektronisk auktion och hantering av avtal och reklamationer.



Enkelt anbudsförfarande


  • Definiera kriterier för upphandlingsobjekt och poängsättning
    • Den upphandlande enheten definierar i enlighet med den valda urvalsgrunden upphandlingsobjekt, de kriterier som ställs för dem och eventuell annan information som begärs av leverantören, om informationen är obligatorisk, minimi- och maximivärden samt poängsättningsprinciper för kriterierna.
    • Upphandlingsobjekten (objektsgrupperna) kan också laddas till blanketten från en standardiserad Excel-fil. Det kan också göras som en separat kundspecifik integration till ett externt system.

  • Anbudsgivaren matar in uppgifterna i leverantörsportalen Tarjouspalvelu.fi
    • När anbudsgivaren lämnar in sitt anbud i leverantörsportalen Tarjouspalvelu.fi ombeds den att fylla i formulär för att svara på kriterier och frågor som den upphandlande enheten har definierat.

    • Om det också har definierats en automatisk poängsättning visas poängen automatiskt beräknade i tabellen (poäng som kräver utvärdering matas in och motiveras manuellt).

 

Utnyttja dynamiken i det elektroniska systemet

 

Det kräver planering och noggrannhet att definiera kriterier och poängsättning för ett upphandlingsobjekt på formulären, men det har många fördelar.


  • Noggrannare planering
    • Att noggrant definiera kriterier och poängsättning för ett upphandlingsobjekt på formulären är en del av god och omsorgsfull planering av upphandlingen.
  • Anbudsgivaren matar in informationen om upphandlingsobjektet för den upphandlande enheten
    • Utgående från de definierade kriterierna får leverantören tillgång till ett formulär att fylla i i leverantörsportalen Tarjouspalvelu.fi då den lämnar in sitt anbud. På det sättet får den upphandlande enheten alla de svar den önskar färdigt inmatade av anbudsgivarna, i stället för att den upphandlande enheten själv skulle behöva mata in och sammanställa information i jämförelseskedet. Det minskar arbetsmängden och risken för fel.
  • Automatisk jämförelsetabell
    • I jämförelseskedet kan man automatiskt skapa en jämförelsetabell som baserar sig på de definierade kriterierna och på anbudsgivarnas svar. Den upphandlande enheten behöver inte alls manuellt skapa en jämförelsetabell.
  • Automatisk poängberäkning
    • Om det för ett kriterium har angetts automatisk poängberäkning får man också med alla poäng automatiskt beräknade i tabellen (kriterier som baserar sig värdering kan givetvis poängsättas och motiveras manuellt i tabellen).
  • Du får all den information du önskar i önskat format i form av exakta anbud (Mottagna anbud)
    • Tack var obligatoriska kriterier och gränsvärden kan du få all den information du önskar i önskat format på en gång. Anbuden är också mer exakta och tydligare och de innehåller inte ”onödig” information.
  • Förhindrar mottagande av icke-kvalificerade anbud
    • Definition av eventuella minimi- och maximivärden och av obligatorisk information hindrar inlämnande av icke-kvalificerade anbud via leverantörsportalen Tarjouspalvelu.fi.
  • All information i centraliserat förvar (Dokument
    • All information som anbudsgivarna har matat in förvaras i databasen och kan i fortsättningen utnyttjas till exempel för olika rapporter, annan funktionalitet och integrationer.
  • Excel-import eller -integration 
    • Stora mängder upphandlingsobjekt (objektsgrupper) kan laddas till en definitionsblankett direkt från en standardiserad Excel-fil. Kundspecifikt kan vi också ordna hämtning av objekt direkt från kundens eget system (och på motsvarande sätt överföring av information till annat system)
  • Gör det också lättare för anbudsgivaren att lämna anbud
    • Det formulär som anbudsgivaren fyller i i leverantörsportalen Tarjouspalvelu.fi gör det också lättare för den att komma ihåg att besvara alla relevanta punkter.