Tarjouspyynnön hallinointi


Keskeneräiset, voimassa olevat ja päättyneet tarjouspyynnöt näkyvät omilla välilehdillään. Klikkaamalla tarjouspyynnön nimeä tai tarjouspyynnön nimen oikealla puolella näkyvää kuvaketta pääset siirtymään tarjouspyynnön tietosivulle. 



Huom! Sisäisen kilpailutuksen poisto tapahtuu klikkaamalla ilmoitusta tai kuvakkeen kautta siirtymällä tarjouspyynnön tietosiviulle. Poista -painike löytyy sivun oikealta puolelta Toiminnot -otsikon alta.




Toiminnot -osio löytyy jokaiselta sisäisen kilpailutuksen omalta välilehdeltä, sivun oikealta puolelta. Toiminnot -otsikon alta voit:

  • Lisätä tarjouspyynnön omiin suosikkeihin
  • Avata ilmoituksen PDF/HTML-muodossa
  • Kopioida tarjouspyynnön testiympäristöön Huom! Toiminto luo ilmoituksesta kopion testiympäristöön kansalliselle hankintailmoituspohjalle.
  • Katsoa sisäisen kilpailutuksen muokkaushistorian
  • Poistaa ilmoituksen




Uusi tarjouspyyntö

Hankintajärjestelmän sisäisen kilpailutuksen tarjouspyyntö luodaan painamalla "Tarjouspyynnöt" -välilehdellä "Luo uusi sisäinen kilpailutus" -painiketta. Sisäisen kilpailutuksen vastaanottajina ovat automaattisesti hankintajärjestelmän yhteydessä valitut toimittajat (niiden osa-alueiden mukaisesti, joihin heidät on valittu toimittajiksi).


Valitse:

  • Tarjouspyynnön kieli
  • Tarjouspyynnön valuutta
  • Valitse mallipohja, mikäli haluat luoda ilmoituksen olemassa olevan mallipohjan pohjalta
  • Mikäli hankintajärjestelmä on jaettu osiin, tulee myös valita ne osa-alueet, joihin sisäinen kilpailutus tehdään. Huom! Tämä valinta on näkyvissä ainoastaan silloin, kun hankintajärjestelmä on jaettu osiin.
  • Voit luoda ilmoituksen myös samaan hankintajärjestelmään kuuluvan toisen sisäisen ilmoituksen pohjalta







Keskeneräiset tarjouspyynnöt


Sisäisen kilpailutuksen tarjouspyyntö laaditaan hankintajärjestelmän sisällä. Tarjouspyynnön julkaisemisesta lähtee automaattisesti tieto kaikille hankintajärjestelmään valituille toimittajille, tai jos kilpailutus koskee vain joitain tiettyjä hankintajärjestelmän osa-alueita, lähtee tieto vain kyseisiin osa-alueisiin valituille toimittajille. Menettely on vastaava kuin puitejärjestelyn minikilpailutuksessa. 



Keskeneräisen tarjouspyynnön tietosivulta löytyvät seuraavat osiot:


Tietosivu

Sivulla voit muokata ilmoitusta "Muokkaa ilmoitusta" -painikkeesta sekä  katsoa ilmoituksen tiedot:

  • Ajankohdan, milloin sisäisen kilpailutuksen luonti on aloitettu
  • Tekijän
  • Valmistumisen seurannan



Sopimusluonnos

Mikäli käytössänne on myös Cloudia Sopimus, tällä sivulla voi päivittää sopimuskokonaisuuden

Cloudia Sopimus -järjestelmään.



Dokumentit

Tällä sivulla voit tarkastella sisäiseen kilpailutukseen liittyviä dokumentteja.

  • Sisäisen kilpailutuksen PDF
  • Ilmoituksen liitteet
  • Kysymykset/vastaukset & viestit sekä Päätösasiakirjat (nämä osiot löytyvät tarjouspyynnön luontivaiheessa, mutta tällöin sisältöä ei ole vielä saatavilla)
  • Muut dokumentit (Huom. nämä dokumentit näkyvät ainoastaan hankintayksikön Kilpailutuksen käyttäjille, eivätkä ne mene nähtäväksi Tarjouspalveluun)
    • Lisää uusi liitetiedosto -toiminnolla voit lisätä uusia hankintaan liittyviä tiedostoja, jotka näkyvät vain Kilpailutuksen käyttäjille
    • Koosta dokumenttipaketti kaikilla tiedoilla
    • Koosta dokumenttipaketti ilman liikesalaisuustietoja
  • Dokumentti näkymän suora linkki
    • Pääset lataamaan hankintajärjestelmään liittyvät dokumentit myös tämän linkin kautta



Sisäinen keskustelu

Sivulla voit käydä sisäistä keskustelua kilpailutuksesta.







Voimassa olevat tarjouspyynnöt


Julkaistu tarjouspyyntö näkyy Tarjouspalvelussa dynaamisen hankintajärjestelmän tiedoissa tarjouspyynnön määräajan umpeutumiseen saakka. Sisäisten kilpailutusten tarjouspyynnöt näkyvät vain hankintajärjestelmään valituille toimittajille. 


Voimassa olevan tarjouspyynnön tietosivulta löytyvät keskeneräisen hankintailmoituksen osioiden lisäksi seuraavat osiot: 




Muokkaus

Muokkaus -toiminnolla on mahdollista tehdä seuraavat toimenpiteet:


  • Muokkaa määräaikaa
    • Katso tarkemmat ohjeet määräajan muokkaukseen täältä.
  • Muokkaa ilmoituksen tietoja (korjausilmoituksen tekeminen)
  • Lähetä ilmoitus uudestaan
    • Lähetä ilmoitus uudestaan -toiminnolla on mahdollista lähettää ilmoitus sähköpostitse halutuille vastaanottajille. Ohjeet toimintoon löytyvät täältäHuom. tarjouspyynnön saavat auki linkistä vain ne henkilöt, jotka kuuluvat Tarjouspalvelussa siihen yritysprofiiliin, josta on osallistumishakemus hankintajärjestelmään on lähetetty.

Keskeytä

Sivulla voi keskeyttää sisäisen kilpailutuksen. Keskeytyksestä lähtee automaattisesti sähköpostiviesti tarjouspalvelun profiilin yhteyshenkilölle, josta osallistumishakemus on lähetetty, sekä sähköpostilistalla oleviin osoitteisiin.

  • Selite -kenttään on syötettävä keskeytyksen perustelut
    • Voit halutessasi liittää mukaan liitetiedoston



Lähetä viesti

Katso tarkemmat ohjeet viestin lähetykseen täältä.









Päättyneet tarjouspyynnöt


Tarjoukset

  • Saapuneet tarjoukset avataan ja avaamisesta laaditaan avauspöytäkirja klikkaamalla "Tee avauspöytäkirja ja avaa tarjoukset"
  • Avauspöytäkirjan luomisen jälkeen pääset katsomaan saapuneiden tarjousten dokumentit ja tarjousten käsittelytiedot
    • Tämän jälkeen voidaan määritellä tarjoajan kelvollisuus "Kelvollinen tarjoaja" -valinnalla.
      • Mikäli käytössänne on Tilaajavastuu -palvelu, voit hakea tiedot klikkaamalla "Hae"


Voit siirtyä tarjoajajien valintaan klikkaamalla "Valitse tarjoajat vertailutaulukossa"


Tarjousten vertailu

Katso tarkemmat ohjeet saapuneiden tarjousten käsittelemiseksi täältä. 



Päätökset

Katso tarkemmat ohjeet hankintapäätöksen tekemiseen täältä.



Hankintasopimus

Mikäli käytössänne on myös Cloudia Sopimus, tällä sivulla voi päivittää sopimuskokonaisuuden

Cloudia Sopimus -järjestelmään.


Dokumentit

Tällä sivulla voit tarkastella sisäiseen kilpailutukseen liittyviä dokumentteja:

  • Sisäisen kilpailutuksen PDF
  • Tarjouspyyntöviestin PDF, joka on lähetetty hankintajärjestelmään kuuluville tarjoajille ilmoituksen julkaisuvaiheessa
  • Alkuperäisen ilmoituksen ja korjausilmoituksen PDF:t, mikäli sisäisestä kilpailutuksesta on tehty korjausilmoituksia
  • Ilmoituksen liitteet
  • Avauspöytäkirja
  • Saapuneiden tarjousten dokumentit sekä niiden käsittelytiedot
  • Kysymykset/vastaukset ja Lähetä viesti -toiminnolla lähetetyt viestit
  • Päätösasiakirjat, eli vertailutaulukkojen PDF:t
  • Muut dokumentit
    • Lisää uusi liitetiedosto -toiminnolla voit lisätä uusia sisäiseen kilpailutukseen liittyviä tiedostoja
    • Koosta dokumenttipaketti kaikilla tiedoilla
    • Koosta dokumenttipaketti ilman liikesalaisuustietoja
  • Dokumentti näkymän suora linkki
    • Pääset lataamaan hankintajärjestelmään liittyvät dokumentit myös tämän linkin kautta


Jälki-ilmoitukset

Päättyneestä sisäisestä kilpailutuksesta voi laatia jälki-ilmoituksen, kun hankintapäätös on tehty kaikkien tarjoajien osalta.


"Tee jälki-ilmoitus tämän hankintailmoituksen pohjalta" järjestelmä siirtyy jälki-ilmoituksen tietosivulle.


Klikkaamalla kohtaa "Muokkaa ilmoitusta" avautuu jälki-ilmoitus. Jälki-ilmoituksen ohjeet löytyvät täältä



Jälki-ilmoitukset osioon tehdyt jälki-ilmoitukset listautuvat tilan mukaan eri välilehdille:
keskeneräiset, voimassa olevat sekä päättyneet.