Perustamisvaiheen voimassa olevan ilmoituksen toiminnot



Tietosivu

Ilmoituksen tietosivulta on mahdollista tarkastella tiettyjä perustamisvaiheessa olevan hankintajärjestelmän perustietoja: 

  • Määräaika
  • Dynaamisen hankintajärjestelmän osallistumispyynnön tekijä
  • Ilmoitukseen tutustuneet
    • Kohtaan listautuvat ne tarjoajat, jotka ovat tutustuneet julkaistuun osallistumispyyntöön
  • Saapuneet hakemukset
    • Kohtaan listautuvat ne tarjoajat, jotka ovat jättäneet osallistumishakemuksensa
  • Uusia vastaamattomia kysymyksiä
    • Kohdassa näkyy saapuneiden kysymysten määrä
    •  "Siirry kysymysten hallintaan>>" linkin kautta pystyy siirtymään kysymysten hallintaan ja vastaamaan jätettyihin kysymyksiin. Ohjeet kysymysten hallintaan löydät täältä.
  • Linkki osallistumispyyntöön Tarjouspalvelussa
    • Kohdassa näkyy linkki siihen tarjousportaaliin, johon hankintajärjestelmä on julkaistu



Muokkaus

Muokkaus -toiminnolla on mahdollista tehdä seuraavat toimenpiteet:


  • Muokkaa määräaikaa
    • Katso tarkemmat ohjeet määräajan muokkaukseen täältä.
  • Muokkaa ilmoituksen tietoja (korjausilmoituksen tekeminen)
  • Lähetä ilmoitus uudestaan
    • Lähetä ilmoitus uudestaan -toiminnolla on mahdollista lähettää ilmoitus sähköpostitse halutuille vastaanottajille. Ohjeet toimintoon löytyvät täältä. 




Sopimusluonnos

Mikäli käytössänne on myös Cloudia Sopimus, tällä sivulla voi päivittää sopimuskokonaisuuden

Cloudia Sopimus -järjestelmään.

Dokumentit

Tällä sivulla voit tarkastella hankintajärjestelmään liittyviä dokumentteja:

  • Osallistumispyynnön PDF
  • Viestin, mikäli osallistumishakemus on lähetetty sähköpostilla
  • Alkuperäisen ilmoituksen, mikäli osallistumispyynnöstä on tehty korjausilmoituksia
  • Ilmoituksen liitteet
  • Saapuneet hakemukset
  • Kysymykset/vastaukset ja viestit
  • Päätösasiakirjat
  • Muut dokumentit (Huom. nämä dokumentit näkyvät ainoastaan hankintayksikön Kilpailutuksen käyttäjille, eivätkä ne mene nähtäväksi Tarjouspalveluun)
    • Lisää uusi liitetiedosto -toiminnolla voit lisätä uusia hankintaan liittyviä tiedostoja, jotka näkyvät vain Kilpailutuksen käyttäjille.
    • Koosta dokumenttipaketti kaikilla tiedoilla
    • Koosta dokumenttipaketti ilman liikesalaisuustietoja
  • Dokumentti näkymän suora linkki
    • Pääset lataamaan hankintajärjestelmään liittyvät dokumentit myös tämän linkin kautta


Hankintajärjestelmän sähköpostilista

Dynaamiseen hankintajärjestelmään liittyvien sähköpostien vastaanottajien sähköpostiosoitteita voidaan ylläpitää "Hankintajärjestelmän sähköpostilista" -toiminnolla. Toiminnossa voidaan lisätä sähköpostiosoitteita sekä hankintayksikön listalle että tarjoajien listalle. 




Hankintayksikkö -osiossa voit:

  • Lisätä hankintayksikön sähköpostilistalle uusia osoitteita Lisää uusi painikkeesta
  • Valita hankintayksikön sähköpostilistalle uusia henkilöitä Cloudia Kilpailutus käyttäjistä
  • Voit poistaa lisättyjä osoitteita roskakori -kuvakkeesta

Järjestelmä lähettää listalla oleville vastaanottajille sähköpostiviestin seuraavissa tilanteissa:

  • uusi osallistumishakemus
  • muistutus 7 vrk päästä osallistumishakemuksen saapumisesta, jos hakemusta ei ole käsitelty
  • toimittajan tekee pyynnön poistua järjestelmästä
  • hankintajärjestelmään saapunut kysymys



Tarjoajat -osiossa voit:

  • Lisätä hankintajärjestelmään hyväksytyn tarjoaja-yrityksen sähköpostilistalle uusia osoitteita Lisää uusi -painikkeesta
  • Valita sähköpostilistalle henkilöitä osallistumishakemuksen lähettäjän Tarjouspalvelu-profiilista
  • Voit muokata tai poistaa hankintayksikön lisäämiä osoitteita


Järjestelmä lähettää tarjoajalle sähköpostiviestin seuraavissa tilanteissa: 

  • hankintajärjestelmää muokataan 
  • toimittaja poistetaan hankintajärjestelmältä
  • lähetä viesti -toiminnolla lähetetään viesti
  • hankintajärjestelmän keskeytys
  • julkaistaan sisäinen kilpailutus

Sisäiseltä kisalta järjestelmä lähettää seuraavat sähköpostiviestit tarjoajille:

  • sisäistä kilpailutusta muokataan muokkaa määräaikaa -toiminnolla tai muokkaa ilmoituksen tietoja -toiminnolla
  • sisäisen kilpailutuksen keskeytys
  • lähetä viesti -toiminnolla lähetetyt viestit
  • hankintapäätöksen tiedoksianto


Oletuksena listalla on osallistumishakemuksen lähettäjän sähköpostiosoite, jota ei voi poistaa.
Tarjoaja voi myös itse lisätä sähköpostilistalle osoitteita Tarjouspalvelussa.



Keskeytä

Perustamisvaiheessa oleva hankintajärjestelmä voidaan keskeyttää "Keskeytä" -toiminnolla.

Keskeytä -toimintoon pääsee perustamisvaiheessa olevan hankintajärjestelmässä klikkaamalla näytön vasemmassa laidassa näkyvää "Keskeytä" -painiketta. 

  • Selite kenttään kirjoitetaan selitys siitä, miksi hankintajärjestelmä keskeytetään
  • Jos tieto halutaan välittää hankintajärjestelmään hakeneille tai siihen Tarjouspalvelussa tutustuneille tarjoajille, valitaan aktiiviseksi kohta "Lähetä sähköposti hakemuksen tehneille ja tutustuneille"
  • Voit halutessasi lisätä liitetiedoston kohdasta "Lisää uusi liitetiedosto"
  • Keskeytys vahvistetaan painamalla "Keskeytä" -painiketta

HUOM! Tieto keskeytyksestä lähetetään automaattisesti Hilmaan, jos ilmoitus on julkaistu Hilmassa. Keskeytetty ilmoitus siirtyy automaattisesti Keskeytetyt -kansioon.



Keskeytetyt hankintajärjestelmät


Keskeytetyt dynaamiset hankintajärjestelmät listautuvat järjestelmässä näkyviin "Keskeytetyt" -kansioon. 

Listauksessa päättyneestä dynaamisesta hankintajärjestelmästä näytetään seuraavat tiedot:

  • Tunniste
  • Nimi (ilmoitus)
  • Määräaika
  • Tekijä


Listausta on mahdollista järjestellä pudotusvalikosta joko määräaikaan tai nimeen perustuen.




Hakemusten käsittely

Katso tarkemmat ohjeet hakemusten käsittelemiseksi täältä.



Mallipohjien hallinta

Sivulla voit:

  • Luoda uuden sisäisen kilpailutuksen mallipohjan
  • Muokata ja poistaa olemassa olevia mallipohjia

Mallipohjalla käytettävä lomakepohja on seuraavien eroavaisuuksia lukuun ottamatta vastaava, kuin kansallisen hankintailmoituksen pohja.

  • Hankintamenettely on automaattisesti rajoitettu menettely eikä tätä tietoa voi muuttaa
  • Lomakepohjalta ei löydy "Tietoa hankinnassa huomioiduista erityiskysymyksistä" eikä "Muutoksenhakutiedot" -osia
  • Normaalista kansallisesta hankintailmoituksesta poiketen lomakepohjalta löytyy "Kriteerien lukitukset" -osa


Lähetä viesti

Katso tarkemmat ohjeet viestin lähetykseen täältä.


Sisäinen keskustelu

Katso tarkemmat ohjeet sisäiseen keskusteluun täältä.


Perustamisvaiheen päättyminen


Perustamisvaiheen määräajan jälkeen ilmoitus siirtyy järjestelmässä "Hankintavaiheessa olevat" -kansioon. Hankintavaiheen ohjeet löytyvät täältä