Määrittele tarjouspyyntö puitejärjestelyksi


Kansalliset hankintailmoitukset
  • Hankintamenettely -välilehdellä
  • Valitse kohta "Menettelyllä perustetaan puitejärjestely"
    • Alle avautuu lisää täytettäviä puitejärjestelyn tietoja


Kuva: Kansallisen hankintailmoituksen määrittely puitejärjestelyksi


  • Syötä tarvittaessa lisätietoa puitejärjestelyn toimintamallista
    • Voit käyttää esitallennettuja tekstejä tai tallentaa tekstikenttään syöttämäsi tekstin esitallennustekstiksi klikkaamalla "Tallenna" ja syöttämällä nimen esitallennustekstille
    • Syötä hankinkintojen ennakoitu kokonaisarvo puitejärjestelyjen kokonaiskeston ajalta
      • Kohtaan on mahdollista syöttää joko yksi ennakoitu arvo tai hintahaarukka 
      • Arvo tulee syöttää numeroina yhteen kirjoitettuna ilman pisteitä tai pilkkuja
    • Syötä tarvittaessa lisätietoja tehtävien sopimusten aikaväleistä ja arvosta
      • Voit käyttää esitallennettuja tekstejä tai tallentaa tekstikenttään syöttämäsi tekstin esitallennustekstiksi klikkaamalla "Tallenna" ja syöttämällä nimen esitallennustekstille

Kuva: Kansallisen hankintailmoituksen lisäkentät, jotka avautuvat kun hankintailmoitus määritellään puitejärjestelyksi


EU-hankintailmoitukset
  • IV.1.3) Tietoa puitejärjestelystä tai dynaamisesta hankintajärjestelmästä
  • Valitse "Puitejärjestely yhden toimijan kanssa" tai "Puitejärjestely useampien toimijoiden kanssa
    • Puitejärjestelyn osallistujien suunniteltu enimmäismäärä
    • Puitejärjestelyjen tapauksessa – perustelut, jos kesto on yli neljä vuotta

Kuva: EU-hankintailmoituksen määrittely puitejärjestelyksi



Siirtäminen puitejärjestelyksi


Kun puitejärjestelyn kilpailutusprosessi on edennyt hankintasopimusten laatimiseen, arkistoon siirron sijasta kilpailutus siirretään "Omat puitejärjestelyt"-kansioon. 


  • Valitse Päätökset -välilehdeltä puitejärjestelyn alkamis- ja päättymispäivä.
    • Klikkaa tämän jälkeen "Tee puitejärjestely" -painiketta



  • Siirron jälkeen perustettu puitejärjestely on hallinnoitavissa "Omat puitejärjestelyt" -kansiossa.

Jos puitejärjestely on tehty järjestelmän ulkopuolella, se on mahdollista tuoda järjetelmään ulkopuolinen puitejärjestely -lomakkeen avulla. 



Omat puitejärjestelyt-kansio


"Omat puitejärjestelyt" kansiota klikkaamalla sen alle listautuu kolme alakansiota:

  • Voimassaolevat (listaa kaikki voimassa olevat puitejärjestelyt)
  • Päättyneet (listaa kaikki päättyneet puitejärjestelyt)
  • Minikilpailutukset
    • kansiosta löytyvät kaikkiin puitejärjestelihin tehdyt minikilpailutukset tilan mukaisista kansioista


Puitejärjestelyn hallinnointi


Puitejärjestelyn hallinnointi tapahtuu sivun vasemmassa laidassa olevasta palkista.



Tietosivu

Sivulla voit katsoa ilmoituksen tiedot:

  • Tekijän
  • Puitekilpailutuksen nimen
  • Keston
  • Ennakoidun arvon tai hintahaarukan (mikäli se on ilmoitettu)
  • Toimittajiksi valitut toimittajat
  • Mukana olevat yhteysöt
    •  Voit lisätä mukana olevia yhteisöjä "Lisää mukana oleva yhteisö" toiminnolla




Mukana olevat yhteisöt


  • "Mukana olevat yhteisöt" listauksessa näkyvät ne yhteisöt, jotka tarjouspyyntöä laadittaessa määriteltiin mukaan
  • Jos mukana oleva yhteisö valitaan listauksesta, annetaan yhteisöille oikeus tehdä omia minikilpailutuksia tämän puitejärjestelyn perusteella*
*Jos puitejärjestely halutaan jakaa valituille hankintaorganisaatiolle, tulee käytössä olla Cloudia Konserni -toiminnallisuus (ks. lisää Jaetut puitejärjestelyt).


Lisää uusi yhteisö - Yhteystietorekisterin yhteisöt

  • Voit lisätä uuden yhteisön syöttämällä nimen ”Kirjoita uuden yhteisön nimi”-kenttään ja klikkaamalla ”Liitä”-painiketta 


Lisää uusi yhteisö -  Organisaatiohierarkian hankintayksiköt
*lisätoiminnallisuus (Cloudia Konserni)
  • Jos organisaatiolla on käytössä Cloudia Konserni toiminnallisuus, voidaan puitejärjestely jakaa valituille organisaatiohierarkian yksiköille (ks. lisää Jaetut puitejärjestelyt)



Toimittajien hallinta

Tilanteissa, joissa puitejärjestelyyn alunperin osallistunutta yritystä ei enää ole olemassa (esim. yritysjärjestelyiden myötä), toimittaja voidaan vaihtaa puitejärjestelyyn. 


Sivulla voit:

  • vaihtaa toimittajaa
    • Valitse "vaihda toimittaja" sen toimittajan kohdalta, jonka haluat vaihtaa



  • Hae Tarjouspalveluun rekisteröityneistä yrityksistä y-tunnuksella (alv-tunnuksella) tai nimellä oikea yritys
  • Klikkaa halutun yrityksen nimeä

  • Alkuperäiset asetetut kilpailutuksen hintarajat siirtyvät uudelle toimittajalle



Sähköpostilista

Hankintayksikkö -osiossa voit:

  • Lisätä hankintayksikön sähköpostilistalle uusia osoitteita Lisää uusi painikkeesta
  • Valita hankintayksikön sähköpostilistalle uusia henkilöitä Cloudia Kilpailutus käyttäjistä
  • Voit poistaa lisättyjä osoitteita roskakori -kuvakkeesta




Tarjoajat -osiossa voit:

  • Lisätä tarjoaja-yrityksen sähköpostilistalle uusia osoitteita Lisää uusi -painikkeesta
  • Valita sähköpostilistalle henkilöitä osallistumishakemuksen lähettäjän Tarjouspalvelu-profiilista
  • Voit muokata tai poistaa hankintayksikön lisäämiä osoitteita

Sopimusluonnos

Sivulla voit:

  • Päivittää sopimuskokonaisuuden Cloudia Sopimus -järjestelmään, mikäli teillä on käytössänne Cloudia Sopimus


Dokumentit

Sivulla voit:

  • Tarkastella ja tallentaa puitekilpailutuksen dokumentteja 



Sisäinen keskustelu

Sivulla voit:

  • Käydä sisäistä keskustelua kilpailutuksesta



Lähetä viesti

Sivulla voit:

  • lähettää viestejä puitejärjestelyyn valituille tarjoajille
    • "Näytä viesti myös tarjouspalvelussa" -täppä on laitettava päälle, mikäli halutaan että viesti näkyy Tarjouspalvelussa




Mallipohjat

Sivulla voit:

  • luoda uusia minikilpailutusten mallipohjia
  • muokata ja poistaa olemassa olevia mallipohjia


Minikilpailutukset

Sivulla voit:

  • Luoda uuden minikilpailutuksen puitejärjestelyyn
  • Tarkastella ja muokata keskeneräisiä minikilpailutuksia
  • Tarkastella voimassa olevia sekä päättyneitä minikilpailutuksia


Ohjeet minikilpailutuksen tekoon, katso: Minikilpailutus puitejärjestelyn sisällä.


Puitejärjestelyn muokkaaminen



Puitejärjestelyn tietoja voidaan muokata sen perustamisen jälkeen "Muokkaa ilmoitusta" -toiminnolla.


Kuva: Puitejärjestelyn ottaminen muokattavaksi


  • Korjaaminen tapahtuu vastaavalla tavalla kuin muokkaisit keskeneräistä tarjouspyyntöä. 
  • Puitejärjestelyä muokatessa ei tarvitse käydä tekemässä erikseen esikatselu ja julkaisu -välilehdellä julkaisua, vaan muutokset tulevat suoraan käyttöön. Puitejärjestelyn muokkaaminen tapahtuu siis lennosta, eli puitejärjestely on koko ajan voimassaolevana ja siitä voidaan tehdä minikilpailutuksia myös muokkauksen aikana.
  • Muokkauksen vahvistamisen jälkeen uusi versio tallentuu ja versiohistoria on nähtävillä puitejärjestelyn "Dokumentit" -välilehdeltä kohdasta "Tarjouspyyntö"