Rajoitettu menettely on hankintamenettely, jossa ilmoitus julkaistaan valituille tarjoajille suoraan sähköpostilla ja vain kutsutut tarjoajat voivat jättää tarjouksia. Ilmoitusta ei julkaista avoimen menettelyn tavoin toimittajaportaaliin julkiseksi. 


Rajoitetun menettelyn prosessi määräytyy sen mukaan, onko kyseessä:

  • Kynnysarvon alittava hankinta (pienhankinta)
  • Kynnysarvon ylittävä hankinta




Kynnysarvon alittava hankinta (pienhankinta)


  • Hankintailmoitukselle määritellään hankintamenettelyksi ”Rajoitettu menettely” sekä kynnysarvon alittava arvo
  • Julkaisuvaiheessa tarjouspyyntöä ei julkaista HILMAan tai toimittajaportaaliin, vaan se julkaistaan sähköpostitse julkaisuvaiheessa määriteltyihin osoitteisiin


Valituille tarjoajille lähetettävässä viestissä on hankintayksikön kirjoittaman viestin lisäksi suora linkki ko. tarjouspyyntöön. Tästä linkistä tarjoaja pääsee siirtymään toimittajaportaaliin, missä hän voi jättää tarjouksen normaalisti sisäänkirjautumisen jälkeen.




Loppuprosessi noudattaa normaalia kilpailutusprosessia (toimet kilpailutuksen aikana, tarjousten vastaanotto, vertailu ja valinta, hankintapäätös, tiedoksianto ja hankintasopimus).



Kynnysarvon ylittävä hankinta


Kynnysarvon ylittävä hankinta on rajoitettuna menettelynä kaksivaiheinen:

  • Kaikille tarjoajille avoin osallistumishakemusvaihe (osallistumispyyntö)
  • Osallistumisvaiheessa valituille tarjoajille rajoitettu tarjouspyyntövaihe (tarjouspyyntö)



Osallistumiskierroksen laadinta ja julkaisu 
 
  • Hankintailmoitukselle määritellään hankintamenettelyksi ”Rajoitettu menettely” sekä kynnysarvon ylittävä arvo. Valintojen myötä ilmoituksesta muodostuu automaattisesti osallistumispyyntö
    • Koska nyt haetaan vain ilmoittautumista kisaan, usein tässä vaiheessa kysytään pelkästään "Soveltuvuusvaatimuksia" ja varsinaiset hankinnan kohdetta koskevat kriteerit kysytään tarjouspyyntövaiheessa 
  • Ilmoitus julkaistaan avoimen menettelyn tavoin Hilmaan ja toimittajaportaaliin, jossa kaikki halukkaat toimittajat voivat lähettää ilmoituksen halukkuudestaan osallistua tarjouskilpailuun


Valinta tarjouskierrokselle


  • Kun määräaika päättyy, osallistumishakemukset käsitellään normaalin prosessin mukaisesti (kts. Saapuneet tarjoukset) ja hankintayksikkö valitsee tarjoajat mukaan tarjouskierrokselle.
    • Valitse tarjoajat vertailutaulukossa
      • Osallistujat voidaan valita varsinaiselle tarjouspyyntökierrokselle vertailutaulukkonäkymästä Osallistumishakemukset -välilehdeltä

  



  • Tai Vertailu välilehdeltä kohdasta "Avaa vertailu."

HUOM. Muista klikata toimittajavalinnat ruutuihin vertailutaulukon rivillä "Valitse toimittajaksi")


Tiedoksiantotavan valinta

  • Siirry Kierrokset-välilehdelle
    • Kierrokset -välilehdellä valitaan, tehdäänkö välipäätös ja tiedoksianto. Vaihtoehtoina ovat:
      • Tee hylkäysilmoitus hylätyille
        • Tämä vaihtoehto lähettää sähköpostilla hylkäysviestin vai hylätyille tarjoajille

        • Syötä viestin otsikko ja viestiteksti (oletustekstiä voi muokata) ja lopuksi klikkaa "Lähetä viesti"

        • Lähetyksen jälkeen siirrytään tarjouspyyntövaiheeseen

      • Tee välipäätös ja tiedoksianto
      • Merkitse että välipäätöstä ja tiedoksiantoa ei tehdä
        • Tässä vaihtoehdossa ei tehdä lainkaan mitään tiedoksiantoa, vaan siirrytään suoraan seuraavaan vaiheeseen 



Tarjouspyyntökierroksen laadinta ja julkaisu
Tarjouskierroksen luomiseen siirrytään kierrokset välilehdeltä klikkaamalla "Aloita varsinainen tarjouskierros".


Valitse tarjouspyynnön pohja:
  • Käytä tämän kierroksen ilmoitusta pohjana
    • Osallistumispyyntö kopioidaan tarjouspyynnön pohjaksi
  • Valitse muu pohja
    • Valitse hakunäkymästä se tarjouspyyntö, jota halutaan käyttää pohjana
    • Syötä ikkunaan hakusana ja klikkaa "Enter"-painiketta
  • Tyhjä pohja
    • Tarjouspyynnön muokkausnäkymä avautuu tyhjään lomakkeeseen


Ilmoitus julkaistaan ainoastaan niille tarjoajille, jotka on valittu osallistumispyyntövaiheessa mukaan tarjouskirrokselle. Valituille tarjoajille lähtee sähköposti, jossa on suora linkki ko. tarjouspyyntöön. Tästä linkistä tarjoaja pääsee siirtymään toimittajaportaaliin, missä hän voi jättää tarjouksen normaalisti sisäänkirjautumisen jälkeen.


HUOM! Linkki on kertakäyttöinen. Kun linkkiä on kerran klikattu, ko. tarjouspyyntö näkyy valitun tarjoajayrityksen Tarjouspalvelussa kaikille yrityksen kirjautuneille käyttäjille. Jos rajoitettu ilmoitus ei näy jollain yrityksen Tarjouspalveluun kirjautuneella käyttäjällä avoimissa tarjouspyynnöissä, tulee ottaa yhteys järjestelmätukeen.


Muilta osin varsinainen tarjouskierros noudattaa normaalia prosessia.