Cloudia Kilpailutukseen tehdään 27.11.2018 päivitys, jossa järjestelmää uudistetaan asiakaspalautteen pohjalta. Muutokset kattavat muun muassa järjestelmään määriteltävien hankinnan kohteiden, kriteereiden ja pisteytyksen uudistukset sekä sähköisen huutokaupan, tarjouslomakkeen ja vertailun uudistukset.


Kuinka uudistus vaikuttaa olemassa oleviin ilmoituksiin?


Uudistus ei vaikuta keskeneräisiin tai jo julkaistuihin ilmoituksiin. Uudistuksesta huolimatta nämä ilmoitukset etenevät koko tarjouspyyntöprosessin loppuun asti nykyisellä kriteeristöllä ja niiden vertailu tapahtuu nykyisellä vertailutaulukolla. Muutos ei vaikuta myöskään toimittajiin näiden ilmoitusten osalta.


Muut: 


Puitejärjestely

  • Voimassa oleviin puitejärjetelykilpailutuksiin ei tule muutosta. 
  • Minikilpailutusta luotaessa voidaan valita käytetäänkö uutta vai vanhaa kriteeristöä.
  • Jos pohjana käytetään kilpailutusta, joka on tehty uudella kriteeristöllä, menee uusikin minikilpailutus aina uudella kriteeristöllä. 

DPS

  • Voimassa oleviin dynaamisiin hankintajärjestelmiin ei tule muutosta.
  • Sisäistä kilpailutusta luotaessa tulee valinta käytetäänkö uutta vai vanhaa kriteeristöä.
  • Jos pohjana käytetään kilpailutusta, joka on tehty uudella kriteeristöllä, mene uusikin sisäinen kilpailutus aina uudella kriteeristöllä. 

Meneillään oleva neuvottelumenettely tai rajoitettu menettely

  • Ei muutosta meneillään olevaan kierrokseen
  • Uusille kierroksille valitaan käytetäänkö uutta vai vanhaa kriteeristöä, jos aiempi kierros on mennyt vanhalla kriteeristöllä.
  • Jos aiempi kierros luotu uudella kriteeristöllä, menevät kaikki loputkin kierrokset uudella.

Toimittajarekisteri

  • Voimassa oleviin rekistereihin ei tule muutosta.
  • Kilpailutusta luotaessa tulee valinta käytetäänkö uutta vai vanhaa kriteeristöä.
  • Jos pohjana käytetään kilpailutusta, joka on tehty uudella kriteeristöllä, mene uusikin kilpailutus aina uudella kriteeristöllä. 


Uuden ilmoituksen luominen


Uutta ilmoitusta luotaessa on toistaiseksi mahdollista valita, luodaanko ilmoitus käyttäen uutta vai vanhaa kriteeristöä. Kun ilmoitus luodaan käyttäen uutta kriteeristöä, ilmoitukselle tulee saataville myös uudet pisteytysvaihtoehdot. Myös toimittajalle näytettävä tarjouslomake muuttuu näiden osalta. Vertailu tapahtuu tällöin uudistuneessa vertailutaulukossa. Mikäli ilmoituksella valitaan käyttöön sähköinen huutokauppa, huutokauppa tapahtuu uudessa huutokauppanäkymässä.




Uuden ilmoituksen luominen vanhan ilmoituksen pohjalta tai mallipohjalta


Ilmoitus voidaan luoda uudelle kriteeristölle myös siinä tapauksessa, kun käytetään pohjana vanhaa mallipohjaa tai vanhalle kriteeristölle luotua ilmoitusta. Tällöin vanhalle ilmoitukselle tehtyjä valintoja vastaavat valinnat löytyvät myös uudelta ilmoitukselta. Valitse ilmoituksen tietosivulta "Tee uusi ilmoitus tämän pohjalta ja siirry käyttämään uutta kriteeristöä".



Uudistuksen keskeisimmät muutokset


Yleistä

  • Termistössä on muutoksia: 
    • Kohderyhmä on korvattu: kokonaishankinnassa puhutaan ryhmistä ja osiin jaetussa hankinnassa osa-alueista
    • Tuote/Palvelu: jatkossa puhutaan kohteista
  • Valintaperusteen valinnan muutos:
    • Vanha nelikenttävalinta on poistunut

    • Uudet valinnat muodostuvat kokonaisuutena sen perusteella, onko hankinta jaettu osiin ja käytetäänkö pisteytystä vai tehdäänkö valinta halvimman hinnan tai tärkeysjärjestyksen perusteella

  • Tallennuksen logiikkaa on muutettu hankinnan kohteen kriteereissä ja soveltuvuusvaatimuksissa
    • Järjestelmä tallentaa aina automaattisesti tehdyn toiminnon jälkeen. Sivun ylälaidassa näkyy palkki, josta voi seurata tietojen tallennusta

    • Jos tallentaminen ei jostakin syystä onnistu, ilmoittaa järjestelmä tästä.


Valinta kokonaishankinnan ja osa-alueisiin jaetun hankinnan väliltä

  • Valinta kokonaishankinnan ja osa-alueisiin jaetun hankinnan väliltä. 

    • Kansallisilla ilmoituksilla välilehdellä Hankintamenettely, "Hankinnan kohde jaettu osiin

    • EU ilmoituksilla kohdassa II.1.6) Osia koskevat tiedot*, "Tämä sopimus on jaettu osiin”

      • Jos kyseessä ei ole kokonaishankinta, voidaan osatarjoukset lisäksi sallia tai olla sallimatta kuten ennenkin. Osatarjoukset osa-alueen sisällä sallitaan edelleen tarvittaessa hankinnan kohteen kriteerit –näytöllä.

  • Sopimuksen osan ja osa-alueen välinen yhteys
    • EU-ilmoituksilla sopimuksen osat ja hankinnan kohteen kriteereihin tulevat osa-alueet ovat jatkossa yhteydessä toisiinsa.

    • Jos on tehty valinta, että sopimus on jaettu osiin, lisättäessä uusi sopimuksen osa, syntyy automaattisesti sitä vastaava osa-alue hankinnan kohteen kriteereihin. Tämä toimii luonnollisesti myös toisinpäin (uusi osa alue → uusi sopimuksen osa). Myös poistettaessa sopimuksen osa tai osa-alue, vaikuttaa poisto myös toiseen. 


Valintaperuste

  • Vanha vertailuperusteen valinta (nelikenttä) on poistunut "Tarjouspalvelun tiedot" –sivulta ja jatkossa määritellään valintaperuste:
    • Halvin hinta (ei minkäänlaista pisteytystä)
    • Kokonaistaloudellinen edullisuus, pisteytys (kaikenlainen pisteytys mahdollista)
    • Kokonaistaloudellinen edullisuus, tärkeysjärjestys (ei minkäänlaista pisteytystä)

Ks. ohje Valintaperusteiden määrittely järjestelmässä ja vertailun tarkastelu valintaperusteittain (UX)


  • Aikaisemmat valinnat korvattu ->logiikka muuttuu
    • Pisteytys kokonaishankinnan mukaan
      • Hankinta ei ole jaettu osiin
      • Halvin hinta (jos pisteytystä ei haluta käyttää ->vertailu tapahtuu hinnan perusteella) TAI
      • Kokonaistaloudellinen edullisuus, pisteytys (jos pisteytystä halutaan käyttää ->vertailu tapahtuu pisteiden perusteella) TAI
      • Kokonaistaloudellinen edullisuus, tärkeysjärjestys (jos tarjouksia ei haluta vertailla järjestelmän automatiikan kautta)
    • Pisteytys kohderyhmittäin
      • Hankinta jaettu osiin, tarvittaessa sallitaan osatarjousten jättäminen
      • Halvin hinta (jos pisteytystä ei haluta käyttää ->vertailu tapahtuu hinnan perusteella) TAI
      • Kokonaistaloudellinen edullisuus, pisteytys (jos pisteytystä halutaan käyttää ->vertailu tapahtuu pisteiden perusteella) TAI
      • Kokonaistaloudellinen edullisuus, tärkeysjärjestys (jos tarjouksia ei haluta vertailla järjestelmän automatiikan kautta)
    • Pisteytys kohderiveittäin
      • -> Tätä valintaa ei enää ole, joten valinnat tulee tehdä kuten pisteytys kohderyhmittäin kohdassa on määritelty
      • yhteen osa-alueeseen määritellään yksi kohde 
    • Määritellyt valintaperusteet tärkeysjärjestyksessä
      • -> Kokonaistaloudellinen edullisuus, tärkeysjärjestys


Soveltuvuusvaatimukset

  • Soveltuvuusvaatimukset ovat kokeneet seuraavanlaiset uudistukset:
    • Kriteereiden tyyppeihin tehdyt muutokset/uudistukset ovat soveltuvilta osin mukana myös soveltuvuusvaatimuksissa
    • Drag&Drop (järjestyksen muuttaminen vedä&pudota –toiminnolla)
    • Mahdollisuus tarkistaa, että kaikki pakolliset tiedot on syötetty
    • Lisätiedon lisääminen ikonin takana
  • Soveltuvuusvaatimusten ohjeet löytyvät täältä


Esikatselu

  • Sekä hankinnan kohteen kriteereiden että soveltuvuusvaatimusten esikatselu on yhteneväinen Tarjouspalvelun näkymän kanssa. Esikatselun ohjeet avautuvat täältä


Hinnan kysyminen 

  • Ohjeet hinnan kysymiseen löytyvät täältä.
  • Uudessa ratkaisussa on lähdetty siitä, että hinnan kysymisen oletusasetus määritellään aina osa-alueen (ryhmän) tasolla, mutta siitä on mahdollista poiketa kohdekohtaisesti.
  • Valinta voidaan tehdä kolmesta osa-alueen (ryhmän) kohteille tehtävästä oletusvalinnasta, mutta kohdekohtaisen poikkeamisen sallivasta vaihtoehdosta:
    • Kohteille kysytään hinta ja se vaikuttaa vertailuhintaan
    • Kohteille kysytään hinta, mutta se ei vaikuta vertailuhintaan
    • Kohteille ei kysytä hintaa
  • Valinta voidaan tehdä kahdesta osa-alueen (ryhmän) tasoisesta valinnasta (Osa-alueelle (Ryhmälle) tehtävä valinta), jolloin kohdekohtaiset valinnat eivät ole mahdollisia
    • Osa-alueen (ryhmän) vertailuhinta lasketaan kaavalla
    • Osa-alueen (ryhmän) hinta kysytään hintaliitteellä (hintaliite on ns. osa-alueen (ryhmän) tasoinen)
      • Tällä valinnalla osa-alueeseen (ryhmään) voi lisätä vain yhden kokonaishinnan sekä hintaliitteen



Hinnan vertailu


Järjestelmään on lisätty toinen hinnan vertailukaava. Vaihtoehdot ovat: 

  • Suhde pienimpään
  • Lineaarinen pistelaskenta

Alla olevassa kuvassa on kuvattu pisteenlaskentatapojen ero vertailutaulukolla: 


Vertailutaulukko

  • Vertailunäkymät
    • Järjestelmän oletusnäkymä
      • Vertailutaulukko muodostuu normaalisti kaikilla tiedoilla.
      • Kyseinen näkymä on oletusnäkymä, mutta näkymän voi vaihtaa toiseen vertailutaulukkonäkymään.
      • Kaikki tiedot sisältävää näkymää ei voi koskaan kokonaan poistaa toisin kuin itse luotuja vertailunäkymiä.
    • Itse luodut vertailunäkymät
      • Vertailun muokkaamista varten käyttäjä voi luoda jatkossa haluamiaan vertailunäkymiä.
      • Samaan vertailuun voi liittyä useita vertailunäkymiä, joiden välillä käyttäjä pystyy liikkumaan.
  • Vertailun katselunäkymä
    • Vertailutaulukko kaikkine tarjouksineen ja riveineen voidaan avata katselunäkymään, jossa ei voi tehdä minkäänlaista muokkausta. Näkymässä voidaan seurata vertailun etenemistä, jota voidaan tehdä palasteltuna pienempiin vertailunäkymiin.
    • Katselunäkymän voi lisätä hankintapäätöksen tiedoksiannolle 
    • Katselunäkymää käytetään myös huutokaupparaporttina

Vertailun ohjeet löytyvät artikkelista: Tarjousten vertailu: Muokkaa tai katsele vertailua (UX)



Tarjouslomake

  • Tarjouslomakkeen esittäminen osa-alueittain
    • Tarjouslomake esitetään jatkossa osa-alueittain (ryhmittäin). Jos tarjouspyynnöllä on vain yksi osa-alue (ryhmä), näkyy se oletuksena avoimena, muutoin osa-alueet näkyvät oletuksena suljettuina ja toimittaja avaa osa-alueet yksi kerrallaan. 
    • Toimittajan on mahdollista merkitä, että jotakin osa-aluetta ei tarjota, jos hankintayksikkö on sallinut osatarjoukset.
  • Mahdollisuus laskea hintakaavan arvo
    • Jos tarjouspyynnölle on määritelty hintakaava ja toimittaja on syöttänyt arvon kaikkiin kaavassa mukana oleviin kriteereihin, on tarjouslomakkeella mahdollista tarkastaa, minkä arvon hintakaava antaa. Toimittajan täytyy käynnistää laskenta.

  • Tarjouksen nimeäminen
    • Toimittajan on mahdollista antaa nimi tarjoukselle. Ajatuksena on, että jos toimittajaorganisaatiolla on useita rinnakkaisia tarjouksia, erottuvat nämä helpommin toisistaan ja esimerkiksi riski väärän tarjouksen korvaamiseen vähenee. Tarjouksen nimi näkyy myös hankintayksikölle tarjouksia vertailtaessa.  
  • Lisätiedot tarjouslomakkeella
    • Soveltuvuusvaatimuksiin tai hankinnan kohteen kriteereihin kriteerille lisätyt lisätiedot näkyvät Tarjouspalvelussa kysymysmerkin takana.
    • Tarjoajan täytyy klikata kysymysmerkkiä, jotta lisätieto avautuu