Alla on kuvattuna dynaamisen hankintajärjestelmän prosessi perustamisesta sen päättymiseen saakka. Dynaamisen hankintajärjestelmän prosessin osista kukin on luokiteltavissa joko perustamisvaiheen tai hankintavaiheen osaksi. 




1. Perustamisvaihe


1.1. Osallistumispyyntö


Perustamisvaiheessa hankintayksikkö laatii osallistumispyynnön, jolla määritellään dynaamisen hankintajärjestelmän tiedot. Osallistumispyyntö julkaistaan ja ilmoitus näkyy Hilmassa. Ilmoitus näkyy myös TED:ssä aina, kun kyse on EU-kynnysarvon ylittävästä hankinnasta. Osallistumispyyntöä on mahdollista korjata normaalisti korjausilmoituksella dynaamisen hankintajärjestelmän perustamisvaiheen aikana.


1.2. Osallistumishakemusten lähettäminen


Tarjoajat voivat milloin tahansa dynaamisen hankintajärjestelmän voimassaolon aikana lähettää osallistumishakemuksensa järjestelmään Tarjouspalvelun kautta. Samalla tavoin kuin muihinkin tarjouspyyntöihin tarjoajat, voivat lähettää osallistumishakemukseen liittyviä lisätietokysymyksiä Tarjouspalvelun kautta. Osallistumispyynnön määräaika on vähintään 30 päivää, jonka jälkeen ilmoitus siirtyy hankintavaiheeseen.  


1.3. Osallistumishakemusten käsittely ja toimittajien valinta


Perustamisvaiheessa saapuneet osallistumishakemukset voidaan käsitellä heti hakemuksen saavuttua. Määräaikaan mennessä lähetetyt osallistumishakemukset on mahdollista käsitellä yhdessä tai erikseen. Hakemusten avaamisen jälkeen hankintayksikkö arvioi tarjoajien soveltuvuuden, ja hylätyille tarjoajille lähetetään tarjoajakohtaiset perustellut hylkäyspäätökset. Dynaamiseen hankintajärjestelmään mukaan valituille toimittajille voidaan lähettää päätös hyväksymisesta kaikille yhdessä tai erikseen. 



2. Hankintavaihe


Osallistumispyyntö näkyy Tarjoajille koko dynaamisen hankintajärjestelmän voimassaolon ajan. Tarjouspalvelussa näkyy myös koko ajan hankintajärjestelmässä mukana olevien toimittajien ajantasainen listaus. Hankintavaiheessa hankintayksikkö voi tehdä hankintajärjestelmän sisäisiä kilpailutuksia. 


Hankintavaiheen aikana osallistumispyyntöä on mahdollista korjata ja hankintajärjestelmän voimassaoloa on mahdollista jatkaa. Jos hankintayksikkö havaitsee osallistumispyynnössä olennaisen puutteen tai virheen, hankintajärjestelmä voidaan keskeyttää. 


2.1. Hankintavaiheen aikaiset osallistumishakemukset


Uudet tarjoajat voivat lähettää jatkuvasti osallistumishakemuksia dynaamiseen hankintajärjestelmään, myös välittömästi perustamisvaiheen määräajan päätyttyä, vaikkei määräaikaan mennessä saapuneita hakemuksia olisikaan käsitelty tai edes avattu. Saapuneesta osallistumishakemuksesta järjestelmä lähettää hankintayksikön yhteyshenkilölle ja mahdollisille muille vastaanottajiksi määritellyille henkilöille tiedon sähköpostitse.


Osallistumishakemusten käsittely


Hankintajärjestelmän omistava hankintayksikkö noudattaa omia käytäntöjään osallistumishakemusten käsittelyaikojen suhteen. Hankintavaiheessa saapuvat osallistumishakemukset käsitellään kukin erikseen. Hakemusten käsittelyn jälkeen päätös hyväksymisestä tai hylkäämisestä lähetetään tarjoajalle. Hyväksymisviestin mukana tarjoajalle lähtee tieto hyväksymishetkellä mahdollisesti käynnissä olevista hankintajärjestelmän sisäisistä kilpailutuksista.


2.3. Sisäiset kilpailutukset


Tarjouspyynnön julkaisu


Sisäisen kilpailutuksen tarjouspyyntö laaditaan dynaamisen hankintajärjestelmän alta. Käytännössä tämä tapahtuu samalla tavalla kuin puitejärjestelyn minikilpailutuksen julkaisu. Tarjouspyynnön julkaisemisesta lähtee automaattisesti tieto kaikille hankintajärjestelmään valituille tarjoajille tai jos kilpailutus koskee vain joitain tiettyjä hankintajärjestelmän osa-alueita, kyseisiin osa-alueisiin valituille tarjoajille.


Julkaistu tarjouspyyntö näkyy Tarjouspalvelussa dynaamisen hankintajärjestelmän tiedoissa tarjouspyynnön määräajan umpeutumiseen saakka. Sisäisten kilpailutusten tarjouspyynnöt eivät näy hankintajärjestelmään kuulumattomille tarjoajille. 


Tarjousten vertailu ja toimittajien valinta


Saapuneet tarjoukset avataan ja avaamisesta laaditaan avauspöytäkirja. Sen jälkeen siirrytään tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointiin ja tarjouspyynnön mukaisten tarjousten osalta siirrytään edelleen tarjousten vertailuun ja toimittajien valintaan.


Hankintapäätökset


Tarjouspyynnön vastaisiksi todetuista tarjouksista lähetetään poissulkupäätös sitä koskevalle tarjoajalle. Vertailussa mukana olleille tarjoajille lähetetään hankintapäätöksen tiedoksianto ja valittujen tarjoajien kanssa siirrytään sopimusten tekoon.