Viranomaistietojen tarkastamisen avulla hankintayksikkö voi tarkastaa tarjoajan ja sen käyttämien alihankkijoiden ESPD:llä ilmoittamien tietojen oikeellisuuden Cloudia Kilpailutuksessa. Tarkastus tehdään tarjousten käsittelyn yhteydessä.


Tietojen haku


Viranomaistietojen tarkastaminen edellyttää että hankintayksikkö on pyytänyt yhteisen eurooppalaisen hankinta-asiakirjan (ESPD) lomakkeen rakenteisesti hyödyntäen Cloudia Kilpailutukseen integroitua ESPD-lomaketta (ks. ESPD).


Viranomaistietojen tarkastaminen voidaan aloittaa Cloudia Kilpailutuksessa tarjoajan ja sen ilmoittaminen alihankkijoiden sekä ryhmittymän jäsenten tarjousten tietojen tarkastusvaiheessa, tarjousten avauspöytäkirjan muodostamisen jälkeen. Tietojen hakeminen edellyttää, että tarjoaja on ilmoittanut ESPD:llä suomalaisen ALV-tunnuksen.


Viranomaistietojen hakeminen ja tarkastaminen


Kun käyttäjä on luonut avauspöytäkirjan, Cloudia Kilpailutus näyttää ilmoituksen tarjouksen lähettäneiden yritysten sekä niiden mahdollisten alihankkijoiden tai ryhmittymän jästenten tietojen hakumahdollisuudesta viranomaisjärjestelmistä. 


  • Viranomaistietojen haku vahvistetaan "Käynnistä haku"-painikkeella. 
    • Järjestelmä näyttää listauksen tarjoajista, joiden tiedot saadaan haettua, sekä mahdolliset y-tunnuksettomat tarjoajat. Tarjoajien ilmoittamat alihankkijat ja/tai ryhmittymän jäsenet ovat eriteltynä päätarjoajan nimen alla.


HUOM! Tietojen tarkastuksessa voi kestää 24 tuntia. Tietojen manuaalinen tarkastaminen on mahdollista vasta kun tiedot on haettu. Mikäli tarjoajan tietoja ei voida hakea viranomaisrekistereistä (esim. y-tunnus puuttuu tai kyseessä on ulkomaalainen tarjoaja), voit siirtyä tarkastamaan kyseisten yritysten tiedot manuaalisesti.


Kuva: Viranomaistietojen haun käynnistäminen tarjousten avaamisen jälkeen


Kun haun tulokset ovat tulleet, osiot "Viranomaistietojen tarkastus" sekä "Rikosrekisteriotteet" avautuvat ko. kilpailutuksen päättyneet osiossa. 

  • Tarkastele tietoja "Viranomaistietojen tarkastus"-osiosta. 
    • Listauksesta näet yrityksen ja sen alihankkijoiden tietojenhaun tilanteen.
      • Kuka on tiedot tarkastanut ja milloin
      • Hae tiedot uudestaan klikkaamalla kohtaa "Hae" 
    • Jos haku on onnistunut, voit avata valitun tarjoajan tietojen tarkastamisnäkymän "Siirry tarkastamaan tiedot"-painikkeella.


HUOM! Jotta tietojen haku onnistuu, käyttäjän tiedoissa yhteystietorekisterissä täytyy olla puhelinnumero tallennettuna. 

Kuvat: Siirtyminen viranomaistietojen tarkastamiseen


Haetut tiedot avautuvat tarjoajien ESPD-vastausten yhteyteen. Haetut tiedot esitetään sarakkeessa "Viranomaisjärjestelmistä saatu tieto".

Vastausnäkymässä tietoja voidaan:

  1. Hyväksyä tai hylätä "Kuittaus ja kommentit" -sarakkeessa. Mikäli haettu tieto ei täytä vaatimuksen mukaisia tietoja ja se päätetään hylätä, tulee hylkäys perustella kommenttikenttään. 
  2. Tarkastella hakuhistoriaa ja selvityksiä kohdasta "Viranomaistietojen hakuhistoria"
  3. Kuitata tiedot käsitellyksi
    • Jokaisessa kohdassa tulee olla käsittelymerkintä (OK/EI-OK + kommentti)


Kuva: Haettujen tietojen tarkastelu ja kuittaaminen


Käytetyt rekisterit ja tiedot:

Viranomaistiedot haetaan seuraavien organisaatioiden ylläpitämistä rekistereistä ja palveluista:

  • Patentti- ja rekisterihallitus: kaupparekisteri, yrityskiinnitysrekisteri
  • Verohallinto: työantajarekisteri, ennakkoperintärekisteri, arvonlisäverorekisteri, osakkaat, omistukset, viitesuhteet
  • Eläketurvakeskus: TyEL vakuuttaminen
  • Työttömyysvakuutusrahasto: työttömyysvakuuttaminen
  • Tapaturmavakuutuskeskus: tapaturmavakuuttaminen
  • Tullihallitus: tullin kantamat maksut
  • Oikeusrekisterikeskus: konkurssi- ja saneerausvaiheet
  • Ulosottoviranomaiset: ulosottorekisteri


Rikosrekisteriotteen tarkastaminen voittaneelta tarjoajalta


Käyttäjä voi pyytää tarjouskilpailuun osallistuneiden tarjoajien vastuuhenkilöiltä rikosrekisteriotteet tarkastettavaksi. Tämä tapahtuu tarjousvertailun jälkeen osiossa "Rikosrekisteriotteet".


Kuva: Siirtyminen rikosrekisteriotteiden pyytämistoimintoon


Käyttäjä valitsee yritykset, joiden vastuuhenkilöistä tiedot halutaan tarkastaa. Edellytyksenä tarkastukselle on, että valittujen henkilöiden nimet on voitu hakea viranomaisrekistereistä. Mikäli tietoja ei ole voitu hakea, tulee rikosrekisteriotteen tarkastaminen tehdä muuta kautta.

  1. Valitse yritykset, joiden vastuuhenkilöistä pyydetään rikosrekisteriotteet
  2. Lähetä pyynnöt
    • Pyyntö lähtee listauksessa mainittuun sähköpostiosoitteeseen
    • Sarakkeeseen "Lähetetty" tulee merkintä
    • Toimittaja toimittaa rikosrekisteriotteen hankintayksikölle.
  3. Kun toimittaja on toimittanut rikosrekisteriotteen hankintayksikölle, siirry vertaamaan otetta ESPD-tietoihin kohdasta "Tee tarkastusmerkintä"


 

Kuva: Rikosrekisteriotteiden pyynnön toimittaminen ja tietojen merkitseminen tarkastetuksi


  • Vertaile toimittajan antamia ESPD -vastauksia toimitettuun rikosrekisteriotteeseen ja tee tarvittavat tarkastusmerkinnät 
    • Valitse "OK", jos rikosrekisterin tiedot vastaavat ESPD:ssä annettuja tietoja
    • Valitse "EI-OK", jos rikosrekisterin tiedot eivät vastaa toimittajan ESPD:ssä antamia tietoja
      • Kirjoita kommentti kuittausruudun viereen


Kuva: Rikosrekisteriotteen tietojen vertaaminen ESPD-tietoihin. 



Sähköinen todistushakemisto eCertis


eCertis on sähköinen todistushakemisto, mistä voi etsiä tietoa toisiaan vastaavista asiakirjoista ja todistuksista eri maissa. Tarkempaa tietoa eCertiksestä löytyy sivustolta https://www.hankinnat.fi/eu-hankinta/soveltuvuus/sahkoinen-todistushakemisto-e-certis. eCertis on hyödyllinen työkalu jos kisalla on ulkomaisia tarjoajia ja pitää varmistaa, että onko jonkun toimittama dokumentti asianmukainen tai esimerkiksi mitä dokumentteja tulisi pyytää.


Viranomaistietojen hakusivulla käyttäjä näkee eCertis-linkin. Tämä linkki vie käyttäjän Euroopan komission palveluun.


Kuva: Viranomaistietojen hakusivun eCertis -linkki


ESPD-vastausten käsittelynäkymässä näkyy eri ESPD-kohtien yhteydessä ”näytä lisätiedot” linkki, jota klikkaamalla saa esiin ”Tiedot e-Certisissä” näkymän, mikä kertoo aina sen ko. kohtaan liittyvän dokumentin.


HUOM! Toiminto ei suoranaisesti hae mitään tarjoajien tietoja, vaan näyttää millainen dokumentti mihinkin kohtaan liittyy ja eCertisistä voi näiden tietojen perusteella etsiä dokumentille vastinetta eri maissa.

Kuvat: ESPD-tietojen käsittelynäkymä ja eCertis antamat lisätiedot