Puitejärjestelyn ja siihen liitettyjen mallipohjien jakaminen*

*Lisätoiminnallisuus, joka edellyttää Cloudia Konsernin käyttöönottamista


Hankintayksikkö voi jakaa perustamansa puitejärjestelyn muille konsernirakenteen hankintayksiköille käytettäväksi. Jakaminen tapahtuu tapahtuu asettamalla valitut organisaatiorakenteen yksiköt mukana oleviksi yhteisöiksi puitejärjestelyyn. Jakaminen voidaan tehdä kahdella tapaa, joko puitekilpailutuksen tarjouspyyntöä luotaessa tai puitejärjestelyn perustamisen jälkeen:

  • Puitejärjestelyn jakaminen puitekilpailutusta luotaessa tapahtuu asettamalla valitut – konsernirakenteeseen kuuluvat – yksiköt mukana olevaksi yhteisöksi tarjouspyynnölle:


Kuvat: Yksiköiden määrittely tarjouspyynnölle, joille puitejärjestely tullaan jakamaan (huom. Mukana olevat yhteisöt -valinnan sijainti ilmoituksella voi vaihdella hankitailmoitustyypin mukaan)


  • Puitejärjestelyn jakaminen sen perustamisen jälkeen tapahtuu "Omat puitejärjestelyt" -kansion kautta, määrittämällä valitut – konsernirakenteeseen kuuluvat – yksiköt mukana oleviksi yhteisöiksi puitejärjestelyyn:
  1. Valitse puiterjärjestely johon uusia yksiköitä halutaan lisätä "Omat puitejärjestelyt" -kansiosta
  2. Klikkaa puitejärjestelyn tietosivulta "Mukana olevat yhteisöt" -tekstiä
  3. Valitse "Lisää uusi yhteisö"
  4. Avautuvasta ponnahdusikkunasta valitse "Organisaatiohierarkian hankintayksiköt"
  5. Valitse listasta yksiköt, joille puitejärestely ja sen mallipohjat halutaan jakaa ja klikkaa "Liitä >>"
  6. Muista tämän jälkeen määrittää, onko yksiköillä oikeus tehdä minikilpailutuksia puitejärjestelyssä (ks. tarkemmin jäljempänä "Minikilpailutusoikeuksien määrittäminen")


Kuva: Puitejärjestelyn jakaminen uusille yksiköille puitejärjestelyn perustamisen jälkeen


Puitejärjestelyn jakamisen jälkeen puitejärjestely ja siihen liittyvät minikilpailutusten mallipohjat ovat jaettuna valittuille yksiköille. Mukana olevat yhteisöt joille puitejärjestely on jaettu, löytävät järjestelyn "Jaetut puitejärjestelyt" -kansiosta, oman Cloudia Kilpailutus-ympäristönsä kautta. 


Minikilpailutusoikeuksien määrittäminen*


Puitejärjestelyyn liitetyt minikilpailutusten mallipohjat jaetaan näkyville automaattisesti niille konsernirakenteen yksiköille/yhteisöille, jotka on valittu mukana oleviksi yhteisöiksi puitejärjestelyyn. Puitejärjestelyn omistaja voi hallita minikilpailutusoikeutta puitejärjestelyn "Mukana olevat yhteisöt" -valikon kautta, asettamalla valintapainikkeen päälle niille yhteisöille, joilla on oikeus tehdä minikilpailutuksia puitejärjestelyssä. Ne yksiköt joille minikilpailutusoikeutta ei anneta, näkevät puitejärjestelyn oman Cloudia Kilpailutus-ympäristönsä kautta, mutta eivät voi tehdä minikilpailutuksia puitejärjestelyn sisällä.


Kuva: Minikilpailutusten mallipohjien jakaminen ja kilpailutusoikeuksien määrittäminen


Minikilpailutusten mallipohjien yleiset hallinta- ja perustamisohjeet löydät ohjeiden osiosta: Minikilpailuttaminen --> Minikilpailutusten mallipohjat



Minikilpailuttaminen jaetun puitejärjestelyn sisällä


Puitejärjestelyn jakamisen jälkeen, yksiköt joille järjestely on jaettu löytävät puitejärjestelyn oman Cloudia Kilpailutus-ympäristönsä "Jaetut puitejärjestelyt" -kansiosta. Minikilpailuttaminen jaetun puitejärjestelyn sisällä tapahtuu vastaavalla tavalla kuin minikilpailuttaminen organisaation omien puitejärjestelyjen sisällä. Jaettuun puitejärjestelyyn laadinta on kuitenkin mahdollista vain mikäli puitejärjestelyn omistava yksikkö on määritellyt minikilpailutusoikeudet kilpailutusta suunnittelevalle yksikölle sekä luonut minikilpailutukseen tarjouspyynnön mallipohjan/-pohjia. Jaettujen puitejärjestelyiden minikilpailutuksissa on käytettävä puitejärjestelyn omistavan yksikön jakamaa minikilpailutusmallipohjaa.


Kuva: Puitejärjestelyn jakaminen ja minikilpailuttaminen


Minikilpailutuksen toteuttaminen jaettuun puitejärjestelyyn:


Organisaatiollesi jaetun puitejärjestelyn tiedot löytyvät "Jaetut puitejärjestelyt"-kansiosta halutun puitejärjestelyn alta. Valitsemasi puitejärjestelyn tiedot avautuvat viereiseen näkymään. Näkymässä löytävät jaetun puitejärjestelyn perustiedot, hallinnointivalinnat ja viestin lähettämisvalinta puitejärjestelyyn valituille tarjoajille.


Minikilpailutuksen aloittaminen jaettuun puitejärjestelyyn tapahtuu:

  1. Siirtymällä "Jaetut puitejärjestelyt" -kansioon
  2. Valitsemalla avautuvasta listauksesta puitejärjestely johon minikilpailutus halutaan toteuttaa
  3. Avaamalla puitejärjestelyn tiedoista valinnan "Tee uusi minikilpailutus >>"
  4. Valitsemalla mihin kohderyhmiin/osa-alueisiin minikilpailutus tehdään
  5. Valitsemalla puitejärjestelyn omistajan jakaman minikilpailutusmallipohjan
  6. Valinnan jälkeen järjestelmä siirtää näkymän minikilpailutustarjoupyynnön muokkaukseen

HUOM! Voit tehdä minikilpailutuksen vain puitejärjestelyn omistavan yksikön jakaman mallipohjan pohjalta.


Kuva: Minikilpailutuksen aloittaminen jaettuun puitejärjestelyyn


Minikilpailuksen tarjouspyynnön sisällön laadinta jaetun puitejärjestelyn sisällä tapahtuu vastaavalla tavalla, kuin minikilpailutustarjouspyynnön laadinta niissä puitejärjestelyissä, jotka ovat organisaation omia puitejärjestelyitä. Jaetun puitejärjestelyn omistajayksikkö on voinut myös asettaa rajoituksia käytettävien tarjouspyyntömallipohjien muokkaamiseen, jolloin tietyt osiot tarjouspyynnön muokkauksessa on lukittu.


Ks. tarkemmat yleiset ohjeet minikilpailutusten läpivientiin ja hallinnointiin järjestelmässä ohjeiden osiossa: Minikilpailuttaminen