*  Erikseen tilattava lisätoiminnallisuus


Allekirjoitettaviin ilmoituksiin on lisätty (kaikki muut tarjouspyynnöt lukuun ottamatta pienhankintatarjouspyyntöä) sähköinen allekirjoittaminen. Jos organisaatiolla on käytössä sähköinen allekirjoittaminen, tulee valittavaksi, halutaanko ko. asiakirja allekirjoittaa normaalisti vai sähköisesti. Jos kohdasta valitaan "Sähköinen allekirjoitus", tehdään allekirjoitus ao. ohjeen mukaisesti.



Sähköisen allekirjoittamisen prosessi

1) Tarjouspyynnön käsittelijä määrittelee allekirjoittajaosapuolet (”Allekirjoittajat”-välilehdelle)

2) Kutsu allekirjoittamiseen lähtee ensimmäisenä sille allekirjoittajaosapuolelle, joka on määritelty ensimmäiseksi allekirjoittajaosapuoleksi. Kun ko. henkilö on hyväksynyt tarjouspyynnön sähköisellä allekirjoituksella lähtee kutsu seuraavalle allekirjoitusosapuolelle

3) Kun kaikki allekirjoittajaosapuolet ovat allekirjoittanut tarjouspyynnön sähköisesti, voidaan tarjouspyyntö julkaista


Huom! Kaikkien allekirjoittajaosapuolien tulee hyväksyä tarjouspyyntö ennen julkaisua



Tarjouspyynnön sähköinen allekirjoittaminen vaatii kaikkien allekirjoittajaksi määriteltyjen henkilöiden hyväksymisen verkkopankissa, mobiilivarmenteella tai sähköisellä henkilökortilla.

  • Verkkopankkitunnus
    • Verkkopankkitunnistautuminen on mahdollista tehdä pankin myöntämillä henkilökohtaisilla verkkopankkitunnuksilla. Lisätietoja verkkopankkitunnuksilla tehtävään tunnistautumiseen saat esimerkiksi Väestörekisterikeskuksen www.suomi.fi -palvelusta tai omasta pankista.

  • Mobiilivarmenne
    • Mobiilivarmenne on sähköinen henkilöllisyystodistus, jolla voidaan turvallisesti todistaa henkilöllisyys internetissä. Mobiilivarmenteen saa tilattua oman operaattorin sivuilta ja mobiilivarmenteella tunnistautuminen edellyttää matkapuhelimessa olevan sim-kortilla olevan mobiilivarmenteen aktivoimista. Lisätietoja mobiilivarmenteesta löydät esimerkiksi www.mobiilivarmenne.fi tai Väestörekisterikeskuksen www.suomi.fi -palvelusta.
  • Sähköinen henkilökortti
    • Sähköinen henkilökortti (VRK-kortti) on Väestörekisterikeskuksen henkilövarmenne. Lisätietoja VRK-kortista saat Väestörekisterikeskuksesta.

Tarjouspyynnön allekirjoittaminen


Jos sähköinen allekirjoitus otetaan käyttöön, tällöin tarjouspyyntö, avauspöytäkirja ja hankintapäätös tulee aina allekirjoittaa sähköisesti


Määrittele allekirjoittajat

Allekirjoittajaosapuolet määritellään tarjouspyynnön ”Allekirjoittajat” –osiossa

  • Allekirjoittaja voidaan poimia alasvetovalikosta (kaikki järjestelmän lisenssikäyttäjät)
  • Allekirjoittajaosapuolia voidaan syöttää kohdasta ”Lisää uusi henkilö”


Huom! Sähköisessä allekirjoittamisessa voidaan asettaa maksimissaan neljä allekirjoittajaa.



Aloita allekirjoittaminen

Jos organisaatiolla on käytössä sähköinen allekirjoitus, ei tarjouspyyntöä voida julkaista ilman, että sähköinen allekirjoittaminen on saatettu loppuun saakka.

  • Määritellyt allekirjoittajat näkyvät esikatselu -osiossa.
  • Aloita allekirjoittamisprosessi klikkaamalla "Aloita allekirjoittaminen"
  • Järjestelmä varmistaa "Oletko varma, että haluat aloittaa allekirjoittamisen? Tämän jälkeen tarjouspyyntöä ei voi enää muokata." Jos haluat edetä allekirjoittamisprosessissa valitse "Kyllä". Muussa tapauksessa valitse "Ei".


Huom! Kun tarjouspyyntö allekirjoitetaan sähköisesti, se lukitaan allekirjoitusprosessin ajaksi, koska dokumentin sisältö ei saa muuttua prosessin aikana. 



  • Kyllä valinnan jälkeen saat vahvistuksen allekirjoitusprosessin aloituksesta ja näkymä siirtyy allekirjoitussivulle.


Lähetä allekirjoituskutsut

  • Sähköinen allekirjoitus tapahtuu ulkoisessa järjestelmässä.
  • Allekirjoittajiksi valitut henkilöt saavat sähköpostilla ohjeet allekirjoitusprosessin läpiviemiseksi.
  • ”Lähetä allekirjoitus kutsut” Allekirjoituspyyntö lähtee sähköpostilla ensimmäiselle allekirjoittajalle.




Palaa muokkaamaan

  • "Palaa muokkaamaan" toiminnolla sähköisen allekirjoituksen prosessi voidaan keskeyttää ja käsittelijä voi ottaa tarjouspyynnön mokkaukseen.
  • Valitse "Palaa muokkaamaan"


Tallenna 

  • Näkymän voi tallentaa "Tallenna" toiminnolla.


Tarjouspyynnön allekirjoittaminen sähköisesti


Kun allekirjoitusprosessi on aloitettu, lähtee allekirjoitusosapuolelle sähköpostiviesti. 

  • Sähköpostissa olevan linkin kautta allekirjoittaja pääsee allekirjoittamaan sopimusta



Valitse tunnistautumistapa


  • Verkkopankkitunnus
    • Verkkopankkitunnistautuminen on mahdollista tehdä pankin myöntämillä henkilökohtaisilla verkkopankkitunnuksilla. Lisätietoja verkkopankkitunnuksilla tehtävään tunnistautumiseen saat esimerkiksi Väestörekisterikeskuksen www.suomi.fi -palvelusta tai omasta pankista.

    • Valitse avautuvasta ikkunasta Verkkopankkitunnus

      • Valitse ikkunasta käytettävä verkkopankki ja etene pankin prosessin mukaan tunnistautumisen loppuun

  • Mobiilivarmenne
    • Mobiilivarmenne on sähköinen henkilöllisyystodistus, jolla voidaan turvallisesti todistaa henkilöllisyys internetissä. Mobiilivarmenteen saa tilattua oman operaattorin sivuilta ja mobiilivarmenteella tunnistautuminen edellyttää matkapuhelimessa olevan sim-kortilla olevan mobiilivarmenteen aktivoimista. Lisätietoja mobiilivarmenteesta löydät esimerkiksi www.mobiilivarmenne.fi tai Väestörekisterikeskuksen www.suomi.fi -palvelusta.
    • Valitse avautuvasta ikkunasta Mobiilivarmenne
      • Syötä puhelinnumerosi ja tarvittaessa häirinnänestokoodi Huom! Häirinnänestokoodi on valinnainen mobiilivarmenteen salasana jolla voit suojella mobiilivarmennetta häiritseviltä pyynnöiltä. Jos sinulla ei ole häirinnänestokoodi käytössä, jätä tämä tyhjäksi. Jos haluat ottaa häirinnänestokoodin käyttöön ota yhteyttä mobiilioperaattoriisi.
      • Valitse "Lähetä pyyntö puhelimeen" tai "Peru"
        • Jos valitset "Lähetä pyyntö puhelimeen, sähköisen palvelun tuottaja Avaintec lähettää tunnistuspyynnön puhelimeesi. Jos hyväksyt tunnistuspyynnön, valitse "Hyväksy". Jos et halua edetä tunnistuspyynnössä, valitse "Kumoa". Sinä aikana, kun tunnistautumispyyntö on hyväksyttävänä, odottaa selain vastausta.
        • Jos valitset "Peru", et lähetä tunnistuspyyntöä puhelimeesi ja sähköinen allekirjoitus ei etene prosessissa.
      • Hyväksymisen jälkeen, syötä mobiilivarmenteen tunnusluku Huom! Tunnusluku on määritelty silloin, kun mobiilivarmenne on otettu käyttöön.


  • Sähköinen henkilökortti
    • Sähköinen henkilökortti (VRK-kortti) on Väestörekisterikeskuksen henkilövarmenne. Lisätietoja VRK-kortista saat Väestörekisterikeskuksesta.
    • Valitse avautuvasta ikkunasta Sähköinen henkilökortti
      • Valinnan jälkeen järjestelmä hakee tietoa siitä, onko VRK-kortti kiinni laitteessa. Kun tieto VRK-kortista löytyy, näkymään avautuu Väestörekisterikeskus -palvelunponnahdusikkuna. Näkymässä valitaan "Ok", syötetään PIN-koodi ja siirrytään todennukseen.



Tunnistautumisen jälkeen avautuu tarjouspyynnön sähköinen allekirjoitussivu


Hyväksy tai hylkää tarjouspyynnön sähköinen allekirjoitus

  • Hyväksy ehdot
    • Valitse "Hyväksyn ehdot"
    • Valitse tunnistautumistapa
    • Kun allekirjoitusprosessi on kaikille allekirjoitusosapuolille tulee kuittausviesti sähköpostiin
  • En hyväksy ehtoja
    • Kirjoita tarvittaessa perustelu ja valitse "Hylkää"
    • Jos sopimuksen ehtoja ei hyväksytä, tulee sähköisen allekirjoitusprosessin tilaksi hylätty



Tarjouspyynnön julkaisu

  • Kun kaikki allekirjoitusosapuolet ovat allekirjoittaneet tarjouspyynnön, voi ilmoituksen julkaista
  • Valitse "Siirry julkaisuun"


Tarjouspyyntö voidaan ottaa muokkaukseen "Palaa muokkaamaan" -toiminnolla. Jos tarjouspyyntöä muokataan tässä vaiheessa, tulee sähköisen allekirjoituksen prosessi tehdä alusta asti uudelleen.



Avauspöytäkirjan allekirjoittaminen sähköisesti


  • Allekirjoittajaosapuolet määritellään avauspöytäkirjan ”Allekirjoittajat” –osiossa
  • Allekirjoittaja voidaan poimia alasvetovalikosta (kaikki järjestelmän lisenssikäyttäjät)
  • Allekirjoittajaosapuolia voidaan syöttää kohdasta ”Lisää uusi henkilö”



  • Valitse "Luo avauspöytäkirja"
  • Määrittele allekirjoituskutsun vastaanottaja ja valitse "Lähetä allekirjoituskutsut"
  • Etene prosessissa samalla tavalla kuin tarjouspyynnön allekirjoituksessa




Palaa muokkaamaan

  • "Palaa muokkaamaan" toiminnolla sähköisen allekirjoituksen prosessi voidaan keskeyttää ja käsittelijä voi ottaa tarjouspyynnön mokkaukseen.
  • Valitse "Palaa muokkaamaan"


Tallenna 

  • Näkymän voi tallentaa "Tallenna" toiminnolla.


Hankintapäätöksen allekirjoittaminen sähköisesti


  • Allekirjoittajaosapuolet määritellään hankitapäätösdokumentin ”Allekirjoittajat” –osiossa
  • Allekirjoittaja voidaan poimia alasvetovalikosta (kaikki järjestelmän lisenssikäyttäjät)
  • Allekirjoittajaosapuolia voidaan syöttää kohdasta ”Lisää uusi henkilö”



  • Valitse "Tallenna ja jatka"
  • Määrittele allekirjoituskutsun vastaanottaja ja valitse "Lähetä allekirjoituskutsut"
  • Etene prosessissa samalla tavalla kuin tarjouspyynnön allekirjoituksessa



Lähetä allekirjoituskutsut

  • Kun hankintapäätösdokumentti on allekirjoitettu sähköisesti, voidaan edetä sähköiseen tiedoksiantoon
  • Syötä tiedoksiannon päivämäärä tai valitse "Tiedoksianto on tehty"
  • Valitse "Tallenna ja jatka" ja näkymä etenee sähköiseen tiedoksiantoon tai hankintsopimusvaiheeseen (riippuen aikaisemmasta valinnasta)



Palaa muokkaamaan

  • "Palaa muokkaamaan" toiminnolla sähköisen allekirjoituksen prosessi voidaan keskeyttää ja käsittelijä voi ottaa tarjouspyynnön mokkaukseen.
  • Valitse "Palaa muokkaamaan"


Tallenna 

  • Näkymän voi tallentaa "Tallenna" toiminnolla.