Luo uusi tyhjästä

Perustiedot
Aikataulut ja vastuuhenkilöt
Tarjouspyynnöt
Liitteet ja linkit
Loppuraportti
Loppuraportin jakelu
Tietosivu


  • Siirry kohtaan "Kilpailutusprojekti"
  • Valitse "Luo uusi tyhjästä"



Perustiedot



Syötä projektin perustiedot

* pakolliset tiedot


Nimi *

  • Syötä projektille nimi


Kuvaus*

  • Syötä projektille kuvaus



Vastuuhenkilö

  • Valitse "Valitse vastuuhenkilö"
  • Valitse avautuvasta listauksesta projektin vastuuhenkilö
    • Valinnan saa poistettua punaisesta ruksista


Hankintamenettely*

  • Valitse hankintamenettely



Hankintalaji*

  • Valitse hankintalaji



CPV-koodi

Klikkaa ”Valitse CPV-koodi”, valintaikkuna avautuu

  • Valitse CPV koodi selaamalla tai hakemalla hakusanalla
    • Selaa
      • Valitse koodi ruksaamalla valintaruutu
      • Avaa koodien alatasot esille nuolipainikkeesta 
    • Haku
      • Syötä hakusana
      • Valitse koodi ruksaamalla valintaruutu tai klikkaamalla valintaa



Ehdotetut tuotteet ja palvelut

  • Valitse "Lisää kohde"
    • Syötä kohteen nimi, määrä ja yksikkö
    • Syötä kommentti tarvittaessa
  • Uuden kohteen pääsee lisäämään "Lisää kohde" -painikkeella
  • Poista kohde klikkaamalla punaista x-painiketta



Ennakoitu arvo

  • Syötä projektille ennakoitu arvo



Tilaajat (mukana olevat yhteisöt)

  • Klikkaa ”Valitse yhteisöt”:
    • Avautuvasta ikkunasta valitse yksi tai useampi esitallennettu yhteisö tai yhteisöryhmä  
    • Valitut yhteisöt listautuvat lomakkeelle  
    • Jos haluat tarkastella lisätyn yhteisön tietoja, klikkaa sinistä kynäpainiketta ja tiedot avautuvat lomakkeelle. Tässä voit myös muokata yhteisön tietoja 
    • Kun klikkaat sinistä kynäpainiketta uudestaan, avoinna olevat yhteisön tiedot sulkeutuvat  
    • Jos haluat poistaa lisätyn yhteisön lomakkeelta, klikkaa punaista X-painiketta


Tallenna kilpailutusprojekti ja siirry tarvittaessa seuraavaan vaiheeseen

  •  Kun kaikki pakolliset tiedot on täytetty, voidaan kilpailutusprojekti tallentaa. Klikkaa ”Tallenna”  -painiketta ja järjestelmä vahvistaa tallennuksen "Tallennus onnistui"
    • Nyt järjestelmä on luonut kilpailutusprojektista luonnoksen, jonka jälkeen projektin aikataulut ja vastuuhenkilöt, tarjouspyynnöt, liitteet ja linkit, loppuraportti ja loppuraportin jakelu aktivoituvat.
  • Voit myös siirtyä ”Seuraava” -painikkeella lisäämään projektille tarvittavia tietoja 




Aikataulut ja vastuuhenkilöt



Kuvaa projektin aikataulu ja vastuuhenkilöt.


Aseta projektin eri vaiheille tavoiteaikataulu ja vastuuhenkilö


  • Tarjouspyynnön valmistelu
  • Sopimusluonnos
  • Tarjouspyynnön kommentointi
  • Tarjouspyynnön julkaisu
  • Lisätietokysymykset
  • Kysymyksiin vastaaminen
  • Tarjousten määräaika
  • Tarjousten avaaminen
  • Soveltuvuuden arviointi
  • Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus
  • Tarjousten vertailu
  • Vertailun kommentointi
  • Hankintapäätös
  • Hankintapäätöksen tiedoksianto
  • Hankintasopimus

Jokaiselle vaiheelle voidaan asettaa aikataulu ja vastuuhenkilö erikseen tai aikataulu voidaan hakea luodusta aikatauluprofiilista.

1) Aseta aikataulu ja vastuuhenkilö manuaalisesti projektin vaiheille



2) Tuo aikataulu aikatauluprofiilista

Jos organisaatio on määrittänyt aikatauluprofiilin voidaan aikataulu tuoda "Tuo aikataulu aikatauluprofiilista" -toiminnolla. Ennen valintaa tulee syöttää hankintasopimuksen määräaika:
  • Syötä hankintasopimuksen määräaika
  • Valitse "Tuo aikataulu aikatauluprofiilista"
    • Päivämäärät täyttyvät aikatauluprofiilissa määritellyn mukaisesti

HUOM! Aikataulujen tuominen aikatauluprofiilista tyhjentää lomakkeelta tallentamattomat tiedot ja korvaa nykyiset päivämäärät aikatauluprofiilin mukaan. 


Aseta vaiheille vastuuhenkilö kohdan 1) mukaisesti.


Aikataulun muokkaaminen
Jos asetettua aikataulua muokataan vaiheeseen, järjestelmä varmistaa, haluatko siirtää automaattisesti muiden vaiheiden päivämääriä.

  • Ei
    • Ainoastaan ko. vaiheen päivämäärä muuttuu
  • Kyllä, aiempia vaiheita
    • Aikaisempien vaiheiden päivämäärät muuttuvat
  • Kyllä, seuraavia vaiheita
    • Seuraavien vaiheiden päivämäärät muuttuvat




Tallenna kilpailutusprojekti ja siirry tarvittaessa seuraavaan vaiheeseen
  • Klikkaa ”Tallenna”  -painiketta ja järjestelmä vahvistaa tallennuksen "Tallennus onnistui".
    • Voit myös siirtyä ”Seuraava” -painikkeella lisäämään projektille tarvittavia tietoja. 
    • Voit myös siirtyä edelliseen näkymään valitsemalla "Edellinen"
    • Jos valitset "Peruuta", poistaa järjestelmä aikaisemmin tehdyt muutokset

Tarjouspyynnöt



Linkitä kilpailutusprojektiin tarvittavat tarjouspyynnöt

1)  Lisää tarjouspyyntö

Perusta tarjouspyyntö projektiin.

Valitse ilmoituksen tyyppi:
  • Kansallinen hankintailmoitus
  • Erityisalahankinta, EU-kynnysarvon alittava
  • EU-ennakkoilmoitus

  • EU-hankintailmoitus/ tarjouspyyntö

  • EU-jälki-ilmoitus
  • EU-hankintailmoitus, erityisalat/ tarjouspyyntö
  • EU-jälki-ilmoitus, erityisalat
  • EU-suorahankinta
  • Pienhankinta
  • Kevennetty kilpailutus (pisteytys)

Tarjouspyynnön kieli:
  • Valitse tarjouspyynnön kieli listauksesta

Tarjouspyynnön valuutta:
  • Valitse käytettävä valuutta listauksesta

Valitset:
  • Lisää tarjouspyyntö


2) Lisää tarjouspyyntö mallipohjasta


HUOM! Projektilta ei siirry tietoja mallipohjan pohjalta tehtävään tarjouspyyntöön.

Lisää tarvittavat tarjouspyynnöt ja siirry tarvittaessa seuraavaan vaiheeseen

  • Voit myös siirtyä ”Seuraava” -painikkeella lisäämään projektille tarvittavia tietoja. 
  • Voit myös siirtyä edelliseen näkymään valitsemalla "Edellinen"
  • Jos valitset "Peruuta", poistaa järjestelmä aikaisemmin tehdyt muutokset

Liitteet ja linkit



Lisää kilpailutusprojektille tarvittavat (liitteet ja linkit)


Tallenna kilpailutusprojekti ja siirry tarvittaessa seuraavaan vaiheeseen

  • Klikkaa ”Tallenna”  -painiketta ja järjestelmä vahvistaa tallennuksen "Tallennus onnistui".
    • Voit myös siirtyä ”Seuraava” -painikkeella lisäämään projektille tarvittavia tietoja. 
    • Voit myös siirtyä edelliseen näkymään valitsemalla "Edellinen"
    • Jos valitset "Peruuta", poistaa järjestelmä aikaisemmin tehdyt muutokset


Loppuraportti



Projektin tavoiteaikataulu ja vastuuhenkilöt

Loppuraportti-näkymässä voidaan tarkastella "Projektin tavoiteaikataulu ja vastuuhenkilöt" -välilehdelle määritellyt määräajat sekä toteutunut aika.


  • Tarjouspyynnön valmistelu
    • Toteutunut aika: kun tarjouspyynnön tekeminen on aloitettu
  • Tarjouspyynnön kommentointi
    • Toteutunut aika: kun ensimmäinen kierros aloitettu
  • Tarjouspyynnön julkaisu
    • Toteutunut aika: kun tarjouspyyntö on julkaistu
  • Lisätietokysymykset
    • Toteutunut aika: lisätietokysymysten määräaika
  • Kysymyksiin vastaaminen
    • Toteutunut aika: viimeisin lähetetty vastaus
  • Tarjousten määräaika
    • Toteutunut aika: tarjousten määräaika
  • Tarjousten avaaminen
    • Toteutunut aika: avauspöytäkirjan tallentaminen
  • Soveltuvuuden arviointi
    • Toteutunut aika: kun saapuneiden tarjousten listalta valitaan "Tallenna ja avaa vertailu" 
  • Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus
    • Toteutunut aika: 
  • Tarjousten vertailu:
    • Toteutunut aika: viimeisin vertailun tallennus
  • Vertailun kommentointi
    • Toteutunut aika: ensimmäisen kommenttikierroksen aloitus
  • Hankintapäätös
    • Toteutunut aika: viimeisin "tallenna ja jatka" tallennus
  • Hankintapäätöksen tiedoksianto
    • Toteutunut aika: Viimeisin lähetyksen klikkaus
  • Hankintasopimus
    • Toteutunut aika: tämä tieto ei tule automaattisesti

Lähetä ilmoitus
Toiminnolla voidaan lähettää ilmoituksia vaiheeseen liittyen
  • Valitse "Lähetä ilmoitus"
        Huom! Ilmoitus lähetetään automaattisesti ERVA-kumppaneille. ERVA-kumppanit voi määrittää järjestelmään kohdasta Asetukset -> Ilmoitusten oletusvastaanottajat.
  • Määrittele vastaanottajat kirjaamalla sähköpostiosoitteet tai valitsemalle vastaanottajat käyttäjälisenssi-listauksesta
  • Kirjaa lähettäjän nimi
  • Kirjaa viestin otsikko ja viestin sisältö
  • Valitse "Lähetä viesti"


Kommentit
  • Loppuraportille voidaan antaa kommentti


Tallenna kilpailutusprojekti ja siirry tarvittaessa seuraavaan vaiheeseen

 

  • Klikkaa ”Tallenna”  -painiketta ja järjestelmä vahvistaa tallennuksen "Tallennus onnistui".
    • Voit myös siirtyä ”Seuraava” -painikkeella lisäämään projektille tarvittavia tietoja. 
    • Voit myös siirtyä edelliseen näkymään valitsemalla "Edellinen"
    • Jos valitset "Peruuta", poistaa järjestelmä aikaisemmin tehdyt muutokset

Loppuraportin jakelu



Vastaanottaja

  • Kirjoita vastaanottajat tekstikenttään
    • Erota osoitteet toisistaan rivinvaihdolla
  •  "Valitse sähköpostiosoitteita"
    • Valitse avautuvasta listauksesta viestin vastaanottajat
Sopimusluonnos
  • Toteutunut aika: kun sopimusluonnos liitetty Cloudia Sopimus integraation kautta tarjouspyyntöön





Lähettäjän nimi

  • Syötä lähettäjän nimi


Viestin otsikko

  • Syötä viestin otsikko


Liitetiedostot

  • Loppuraportti-sivun tiedot tulevat PDF-muodossa "loppuraportti" -tiedostolle


Viesti

  • Syötä viestisisältö


Lähetä viesti

 

  • Valitse "Lähetä viesti", jonka jälkeen näkymään tulee "Viesti lähetetty"
    • Voit myös siirtyä edelliseen näkymään valitsemalla "Edellinen"
    • Jos valitset "Peruuta", poistaa järjestelmä aikaisemmin tehdyt muutokset

Tietosivu



Kilpailutusprojektin tietosivu nivoo yhteen Kilpailutusprojektin tiedot.
  • Nimi
  • Kuvaus
  • Hankintalaji
  • Hankintamenettely
  • CPV-koodi
  • Ennakoitu arvo
  • Vastuuhenkilö
  • Ehdotetut tuotteet ja palvelut
  • Aikataulut ja vastuuhenkilöt
  • Liitetiedostot
  • Linkit
  • Kilpailutusprojektin tapahtumat

Kilpailutusprojekti voidaan ottaa tietosivulta muokkaukseen "Muokkaa" -toiminnon kautta.