Kilpailutuksen suunnittelu on palvelu, jonka avulla hankintayksikkö voi paremmin hallita ja seurata kilpailutusten suunnittelua ja etenemistä.

 

Kilpailutuskalenteri näyttää aikajanalla reaaliaikaisen koostenäkymän tulossa olevista ja käynnissä olevista kilpailutuksista. Kokonaiskuva helpottaa mm. resurssien ja aikataulujen suunnittelua.

 

Määrämuotoisten kilpailutusehdotusten avulla kilpailutustarpeiden käsittely tapahtuu hallitusti. Saapuneet kilpailutusehdotukset voidaan ottaa käsiteltäväksi tai siirtää toiselle käsittelijälle. Käsittelyn jälkeen kilpailutusehdotus voidaan lähettää hyväksyttäväksi yksikön prosessin mukaisesti. Hyväksyttävänä oleva ehdotus voidaan palauttaa käsiteltäväksi, hylätä tai hyväksyä.

 

Kilpailutusluonnos voidaan aloittaa myös hyväksytyn kilpailutusehdotuksen pohjalta, jolloin luonnokselle tulee automaattisesti tietoja ehdotukselta. Kilpailutusluonnoksella hahmotellaan tulevan kilpailutuksen yleisiä suuntaviivoja. Käsittelyn jälkeen kilpailutusluonnos voidaan lähettää hyväksyttäväksi yksikön prosessin mukaisesti. Hyväksyttävänä oleva luonnos voidaan palauttaa käsiteltäväksi, hylätä tai hyväksyä.

 

Kilpailutusprojekti voidaan aloittaa myös hyväksytyn kilpailutusluonnoksen pohjalta, jolloin projektille tulee automaattisesti tietoja kilapilutusluonnokselta. Kilpailutusprojektin suunnittelussa kilpailutusta tarkennetaan ja voidaan määritellä kilpailutusprosessin eri vaiheiden tavoiteaikataulut ja vastuuhenkilöt. Kilpailutusprojektin pohjalta voidaan aloittaa yksi tai useampi tarjouspyynnön laadinta Cloudia Kilpailutuksessa, jolloin tarjouspyynnölle tulee automaattisesti kilpailutusprojektilla määriteltyjä tietoja jatkokäsiteltäväksi.

 

Cloudia Kilpailutuksessa etenevän kilpailutusprosessin aikana tapahtuneet vaiheet päivittyvät automaattisesti nähtäväksi sekä kilpailutukskalenteriin että kilpailutusprojektin seurantatietoihin. Kun kilpailutus on päättynyt, kilpailutusprojektilla voidaan raportoida tavoiteaikoja ja niiden toteutumia sekä jakaa tätä tietoa eteenpäin.


Katso sunnittelun ohjeet täältä



Kilpailutuskalenteri


Ajan tasalla oleva kilpailutuskalenteri vähentää päällekkäisyyksiä:
  • Koostenäkymä suunnitteilla ja käynnissä olevista kilpailutuksista
  • Kokonaiskuva tarkasteltavissa
  • Käynnissä olevien kilpailutusten tilojen ja aikataulujen seuranta
  • Asianosaiset pysyvät aina ajantasalla
  • Helpottaa minimointia ja resurssien jakamista
  • Pullonkaulat voidaan huomata ajoissa ja puuttua niihin nopeammin


Kilpailutusehdotus

* Lisätoiminnallisuus


Kirjavista ehdotuksista hallittuihin kilpailutustarpeisiin:


  • Ohjattu ja helppo tapa ilmoittaa kilpailutustarpeista määrämuotoisesti
  • Hankintayksikkö saa nopeammin ja helpommin tarvittavat tiedot
  • Kilpailutusehdotukset eivät häviä ja jää käsittelemättä (tilat, selaus, haku)
  • Hyväksyntämenettely mukana prosessissa (palatus, siirto, hyväksyntä/hylkäys)
  • Tapahtumahistoria



Katso ohjeet


Kilpailutusluonnos


Suunnittelua kilpailutus-luonnosten avulla:
  • Kilpailutusluonnoksen laadinta (ehdotuksesta, tyhjästä, aiemmasta)
  • Toimii alustavana suunnitelmana ja aikatauluna
  • Kilpailutusluonnosten haku, selaus, katselu ja muokkaus 
  •  Hyväksyntämenettely mukana prosessissa (palautus, siirto, hyväksyntä/hylkäys)

         * Lisätoiminnallisuus

  • Kilpailutusluonnoksen vienti kilpailutuskalenteriin ja kilpailutusprojektiksi
  • Tapahtumahistoria

Kilpailutusprojekti


Seurattavuutta kilpailutusprojekteilla:
  • Kilpailutusprojektin laadinta (luonnoksesta, tyhjästä, aiemmasta)
  • Kilpailutusprojektien haku, selaus, katselu ja muokkaus
  • Toimii kilpailutuksen projektin suunnittelun työkaluna:
    • Perustiedot
    • Prosessin vaiheet, tavoiteajat ja vastuuhenkilöt
    • Liitteet ja linkit
  • Aikatauluprofiilin avulla voi hyödyntää prosessin vaiheiden oletuskestoja
  • Kilpailutusprojektin hyväksyntäkäsittely (palautus, siirto, hyväksyntä/hylkäys)
  • Kilpailutusprojektin pohjalta voi aloittaa tarjouspyynnön laadinnan (periytyvät tiedot)
  • Toimii kilpailutusprojektin seurannan työkaluna:
    • Loppuraportin laadinta (tavoitteet vs. toteutumat)
    • Raportin jakelu
  • Tapahtumahistoria

Katso ohje