Tässä osiossa:

Organisaation perustiedot 


Organisaation perustiedot

  • Tarkista organisaatiosi perustiedot ja korjaa tarvittaessa. Nämä tiedot näkyvät tarjouspyynnöllä
  • Sähköpostikenttään syötetytty osoite saa järjestelmän kautta tulevat ilmoitukset eri prosessin vaiheissa (mm. vahvistus ilmoituksen julkaisusta, ilmoitus saapuneesta ja peruutetusta tarjouksesta, ilmoitus saapuneesta kommentista sekä lisätietokymyksestä).


Hankinnan perustiedot

HUOM! Tarkemmat ohjeet näkyvät kuvakaappauksissa. Saat käytönaikaiset ohjeet auki lomakkeen täyttönäkymässä, kun klikkaat i-painiketta (vihreä i-ikoni).





Hankinnan kohde






Liitteet ja linkit



Tarjousliitteet




Yleiset kriteerit




Julkaisu

Hankintayksikkö voi julkaista tarjouspyyntöjä hankintaorganisaation omien palvelujen lisäksi myös muiden hankintaorganisaatioiden palveluihin. Hankintayksikölle tulee valittavaksi maakunnallinen julkaisu, mahdollinen pääyksikkö sekä organisaation oma palvelu, riippuen siitä mihin yksiköihin organisaatio on liitetty. Mikäli organisaatio halutaan liittää myös muihin yksiköihin, pitää julkaisukanavat liittää organisaation tietoihin (tarkemmat tiedustelut myynti@cloudia.fi tai tuki@cloudia.fi).


Julkaisukanavat valitsee tarjouspyynnön käsittelijä tarjouspyyntökohtaisesti sen mukaan mitkä julkaisukanavat ko. hankintaorganisaatiolla on valittavissa. Cloudia Pienhankinnan ja Kevennetyn prosessin tarjouspyyntöjä voidaan julkaista valittavissa olevien konsernirakenteiden Tarjouspalveluihin sekä Pienhankintapalveluihin. Muiden ilmoitusten osalta, valittavissa on konsernirakenteen Tarjouspalvelu-näkymät.


Organisaatiotasoisten julkaisukanavien lisäksi Pienhankintapalveluun on lisätty valtakunnallinen julkaisu. Kun organisaatiokohtainen julkaisukanava on valittuna, voidaan julkaisukanavaksi lisätä myös ” Julkaise valtakunnallisessa pienhankintaportaalissa”.


Tarjoajaehdokkaat


Tarjoajien tietoja voi hakea Patentti- ja rekisterihallituksen YTJ-tietopalvelusta. Aloita haku klikkamalla "Muokkaa". 

HUOM. YTJ-tietopalvelu rajoittaa hakujen määrän 300 hakuun minuutissa kaikkien YTJ-tietopalvelun käyttäjien kesken, joten ajoittain haku on mahdollisesti suoritettava hetken kuluttua uudestaan. 


Hae toimittajia

  • Kirjoita hakuehdot
  • Klikkaa "Hae"
Katso lisätietoja toimittajista
  • Klikkaa "Lisätiedot"
Valitse halutut toimittajat
  • Klikkaa "Valitse" halutun toimittajan kohdalla
  • Toimittaja siirtyy osioon "Tarjoajaehdokkaat"


Lisää valittu toimittaja ilmoituksen vastaanottajaksi 

  • Valitse halutut toimittajat
  • Syötä puuttuvat sähköpostiosoitteet (jos ko. yrityksen sähköpostiosoitetta ei löydy YTJ-palvelusta)
  • Klikkaa "Lisää valitut sähköpostijulkaisun vastaanottajaksi"


Lähetä esikatseluviesti

  • Klikkaa "Lähetä esikatselu sähköpostilla ”avautuvassa ikkunassa määrittele: 
    • Valitse ”Pyydä kommentteja”, jos vastaanottajalta halutaan kommentteja 
    • "Vastaanottajat": syötä tai kopioi/liitä tähän sähköpostiosoitteet rivinvaihdoilla erotettuna 
    • "Lähettäjän nimi": syötä tähän nimi, jonka haluat näkyvät sähköpostin lähettäjänä 
    • "Viestin otsikko": syötä tähän teksti, jonka haluat näkyvän sähköpostin otsikkona 
    • "Viesti": syötä tähän sähköpostin varsinainen viesti/teksti, voit muokata oletustekstiä 
  • Tarjouspyynnön pdf liitetään lähtevään sähköpostiin automaattisesti liitteeksi 
  • Lähetä esikatselu klikkaamalla "Lähetä viesti"-painiketta 




Voimassa olevien kilpailutusten toiminnot




Päättyneiden ilmoitusten käsittely


Tarjousten vertailu ja toimittajavalinta

Pienhankintatarjouspyynnössä tarjousten avaaminen tapahtuu "Tarjousten vertailu" -välilehdellä kohdasta "Muokkaa vertailua".
  • Avauspäytäkirja muodostuu taustalla ja löytyy Dokumentit-välilehdeltä
  • Tämän jälkeen avautuu vertailutaulukko, josta tehdään toimittajavalinta sekä klikataan "Tallenna" 


Toimeenpanot


Kilpailutusjärjestelmän kautta voi lähettää sähköpostitse toimeenpanoja/tilauksia pienhankintaan valituille toimittajille (jos käyttäjällä oikeus).

Klikkaa ylhäältä "Toimeenpanot" linkkiä, jolloin kyseinen osio avautuu. Tässä osiossa näkyvät myös aiemmin tehdyt toimeenpanot kohdassa "Tilaushistoria".


Tee uusi toimeenpano


Luodaksesi uuden toimeenpanon klikkaa halutun pienhankinnan tietosivulta kohtaa "Toimeenpanot". 

Valitse "Uuden toimeenpanon luominen" alasvetovalikosta toimittaja, jolle uusi tilaus tehdään.



Tilauksen tekolomake avautuu


Valitse tilaaja alavetovalikosta ja syötä kenttiin tietoa

  • Kirjoittamalla
  • Kopioimalla/liittämällä muusta dokumentista
  • Valitsemalla valmis teksti pudotusvalikosta (voit myös tallentaa kirjoittamasi tekstin esitallennettuihin teksteihin klikkaamalla ruksin valikon vieressä olevaan ruutuun ja antamalla tekstille nimen).



Kun lomake on valmis, lähetä tilaus sivun alareunasta painikkeella "Lähetä toimeenpano". Toimeenpano lähtee sähköpostitse toimittajalle (pdf-liitetiedostona) ja listautuu tilaushistoria luetteloon.


Tilaushistoria


Tiettyyn pienhankintaan liittyviä tilauksia voi käydä tarkastelemassa kyseisen kilpailutuksen "Toimeenpanot" -osiossa. Ko. pienhankinnan tilaushistoria listautuu sivulle aikajärjestyksessä.



Klikkaamalla haluttua riviä saa esiin toimeenpanon tarkemmat tiedot sekä pdf -koosteen tilauksesta.