Neuvottelumenettelyn prosessi on Kilpailutuksessa sama niin normaalin kuin kilpailullisen neuvottelumenettelyn osalta.



1) osallistumispyyntövaihe

2) tarvittavat neuvottelukierrokset

3) tarjouspyyntökierros


Osallistumispyyntö- ja tarjouspyyntövaiheen ohjeet löytyvät sivulta "Rajoitettu menettely" (osallistumispyyntövaihe ja tarjouspyyntökierros). HUOM! Valitsethan hankintamenettelyksi kilpailullisen neuvottelumenettelyn taikka neuvottelumenettelyn.



Neuvottelukierroksen laatiminen ja julkaisu


Valitse neuvottelukierroksen pohja:
  • Käytä tämän kierroksen ilmoitusta pohjana
    • Osallistumispyyntö kopioidaan tarjouspyynnön pohjaksi
  • Valitse muu pohja
    • Valitaan hakunäkymästä se tarjouspyyntö, jota halutaan käyttää pohjana
    • Syötä ikkunaan hakusana ja klikkaa "Enter"-painiketta
  • Tyhjä pohja
    • Tarjouspyynnön muokkausnäkymä avautuu tyhjään lomakkeeseen



Neuvottelukierroksen tarjouspyyntö laadintaan samalla tavalla kuin Kansallinen hankintailmoitus. Koska kyseessä on rajoitettu ilmoitus, on siitä poistettu kaikki HILMA-pakollisuudet.



Neuvottelukierroksen julkaisu


Julkaisunäkymässä on ennen julkaisua valittava jompikumpi seuraavista:

  • "Tarjoajia pyydetään jättämään tarjous"
    • Tarjoajat jättävät tarjouksen Tarjouspalvelun kautta normaalisti
  • "Tarjoajilta ei pyydetä tarjousta
    • Tarjouspalvelussa on piilotettu Lähetä tarjous -toiminto, koska nyt halutaan tarjoajien vain tutustuvan sisältöön ilman, että heiltä saapuisi mitään vastauksia/tarjouksia




  • Ilmoitus julkaistaan ainoastaan niille tarjoajille, jotka on valittu osallistumispyyntövaiheessa mukaan neuvottelumenettelyyn. Valituille tarjoajille lähtee sähköposti, jossa on suora linkki ko. neuvottelukierrokselle. Tästä linkistä tarjoaja pääsee siirtymään toimittajaportaaliin, missä hän voi tarkastella neuvottelukierroksen tietoihin normaalisti sisäänkirjautumisen jälkeen.

HUOM! Kun linkkiä on kerran klikattu, ko. neuvottelukierros näkyy valitun tarjoajayrityksen Tarjouspalvelussa kaikille yrityksen kirjautuneille käyttäjille. Jos neuvottelukierros ei näy jollain yrityksen Tarjouspalveluun kirjautuneella käyttäjällä avoimissa tarjouspyynnöissä, tulee ottaa yhteys järjestelmätukeen. 


Neuvottelukierroksen osallistujien karsinta ja tiedoksianto

  • Kun määräaika päättyy, neuvottelukierros käsitellään normaalin prosessin mukaisesti (kts. saapuneet tarjoukset) ja hankintayksikkö valitsee tarjoajat mukaan tarjouskierrokselle
    • Valitse yllä valitut tarjoajat ja jatka
      • Ruksaamalla ne tarjoajat, joille haluaa lähettää varsinaisen tarjouspyynnön (saapuneet osallistumishakemukset), tai
    • Valitse tarjoajat vertailutaulukossa
      • Osallistujat valitaan vertailutaulukkonäkymästä (HUOM. muista klikata toimittajavalinnat ruutuihin rivillä "Valitaan toimittajaksi")
      • Valintojen jälkeen siirrytään tiedoksiantotavan valintaan





  • Tarjoajien valinnan jälkeen avautuu näkymä, jossa valitaan, kuinka tehdään tiedoksianto. Vaihtoehtoina ovat:
    • Tee hylkäysilmoitus hylätyille
      • Tämä vaihtoehto lähettää sähköpostilla hylkäysviestin vai hylätyille tarjoajille

      • Syötä viestin otsikko ja viestiteksti (oletustekstiä voi muokata) ja lopuksi klikkaa "Lähetä viesti"

      • Lähetyksen jälkeen siirrytään tarjouspyyntövaiheeseen

    • Tee välipäätös ja tiedoksianto
    • Ei tiedoksiantoa
      • Tässä vaihtoehdossa ei tehdä lainkaan mitään tiedoksiantoa, vaan siirrytään suoraan seuraavaan vaiheeseen 
      • "Valitse ja jatka"-valinnan jälkeen avautuu pop-up -ikkuna, jossa järjestelmä pyytää vahvistamaan "Tiedoksiantoa ei tehty eikä lähetetty. Jatka seuraavaan vaiheeseen painamalla OK"

  




  • Samalta sivulta voidaan myös tarkastella edellisessä vaiheessa tehtyjä tarjoajavalintoja klikkaamalla ”Katso valitut ja hylätyt ehdokkaat/tarjoajat”-linkkiä 
  • sekä muokata aikaisemmin tehtyjä valintoja "Muokkaa valittuja tarjoajia"

 



Uusi neuvottelukierros tai siirtyminen varsinaiselle tarjouskierrokselle


Tiedoksiannon jälkeen valintaan, aloitetaanko uusi neuvottelukierros vai siirrytäänkö varsinaiselle tarjouskierrokselle. 
  • Näkymässä voidaan tarkastella aikaisempia kierroksia (osallistumiskierros ja neuvottelukierrokset)
Valitse "Aloita uusi neuvottelukierros"
  • Valitse, käytetäänkö neuvottelukierroksen pohjana:
    • Käytä tämän kierroksen ilmoitusta pohjana
    • Valitse muu pohja
    • Tyhjä pohja
Valitse "Aloita varsinainen tarjouskierros"
  • Valitse, käytetäänkö tarjouskierroksen pohjana:
    • Käytä tämän kierroksen ilmoitusta pohjana
    • Valitse muu pohja
    • Tyhjä pohja