Tässä osiossa:


Tee sopimus
Tee hankintasopimus alla olevalla lomakkeella
Hankintasopimus on tehty toisessa sovelluksessa
Tehdyn hankintasopimuksen muokkaaminen
Lomakesisällön muokkaaminen
Arkistoi
Valittujen tuotteiden tai palveluiden siirto

”Hankintasopimus” -välilehdelle tulee tietosivun mukaiset tiedot:

  • Hankinnan nimi ja numerotunniste 
  • Ilmoituksen tyyppi, vertailuperuste 
  • Avaa ilmoitus PDF-muodossa  
  • Avaa ilmoitus HTML-muodossa  
  • Tee uusi ilmoitus tämän pohjalta  
    • Jos organisaatiolla on käytössä testiympäristö 
      • Kopioi tarjouspyyntö testiympäristöön  
  • Luo neuvottelumenettely tarjouspyynnön pohjalta  
  • Kopioi mallipohjaksi  
  • Keskusteluviesti-ikkuna 
  • Määräaika 
  • Tekijä 
  • Saapuneiden tarjousten lukumäärä 
  • Valittujen tarjousten lukumäärä 
  • Toimittajaorganisaatioiden lukumäärä 

 

Lisäksi näkymään tulee tilan mukaiset toiminnot:

  • Tee sopimus 
    • Jos sopimus on tehty 
      • Avaa PDF 
      • Muokkaa sopimusta 
      • Kopioi mallipohjaksi 
      • Poista 
  • Valittujen tuotteiden tai palveluiden siirto 
  • Arkistoi 

 

Tee sopimus

 

Hankintasopimuksen tekeminen voi vaihdella organisaatiokohtaisesti, riippuen siitä mitä Cloudian toimintoja ympäristössä on käytössä.

  • Jos käytössä on Cloudia Sopimus, hankintasopimus tehdään ko. sovelluksessa 
  • Jos käytössä on Sopimushallinnan-moduuli, hankintasopimus tehdään ko. sovelluksessa 


Tässä käyttöohjeessa hankintasopimuksen tekeminen on kuvattu hankintasopimus-toiminnon kautta, joka Kilpailutuksessa on ilman näitä lisätoimintoja. 


Sivulle listautuvat valitut toimittajat (listalla näkyy myös, mitä kohderivejä tai -ryhmiä toimittaja on valittu toimittamaan), sopimus laaditaan erikseen kullekin valitulle toimittajalle.

 


Tee hankintasopimus alla olevalla lomakkeella

 

Valitse alasvetovalikosta ”Sopimuksen peruspohja”.


 

Jos peruspohjaa halutaan käyttää hankintapäätöksen pohjana, valitse ” Tee hankintapäätös alla olevalla lomakkeella ”.

 

Lomakkeen täyttö


Osa hankintasopimuslomakkeen tiedoista tulee suoraan järjestelmästä, eikä niitä voi muokata ja osa tiedoista tulee aiemman prosessin tiedoista ja niitä voi muokata (nämä tekstit ovat tekstikentissä). Siltä osin, kun kenttiin syötetään tietoa lomake-editorissa, siirtyvät kentät sekä otsikot hankintasopimukselle.

 

  • Sopijapuolet 
  • Sopimuksen kohde 
  • Sopimuskausi 
  • Hankintapäätös 
  • Asiakkaan oikeudet ja velvollisuudet 
  • Toimittajan oikeudet ja velvollisuudet 
  • Hinnat 
  • Maksuehdot ja viivästyskorko 
  • Toimitusehdot- ja aika sekä muut ehdot 
  • Viivästyssakko 
  • Ylivoimainen este 
  • Salassapitovelvollisuus 
  • Sopimuksen purkaminen 
  • Sopimusta koskevien erimielisyyksien ratkaiseminen 
  • Sopimusasiakirjat ja niiden julkisuus 
  • Muut asiat 
  • Allekirjoittaminen  
    • Johdantoteksti 
  • Tilaajan allekirjoitukset 
    • Tilaajan allekirjoittaja 
    • Allekirjoituspäivämäärä 
    • Paikkakunta  
  • Toimittajan allekirjoittaja 
    • Allekirjoituspäivämäärä 
    • Paikkakunta


Käyttövinkki!

Lisätietotekstin voi lisätä:

- Kirjoittamalla
- Kopioimalla/liittämällä muusta dokumentista
- Valitsemalla esitallennettu teksti pudotusvalikosta (voit muokata valittua tekstiä)

- Ruksi-ikonilla voit tyhjentää tekstikentän
- Esitallennettuja tekstejä hallinnoidaan osiossa "Työkalut > Listaeditori"
- Voit myös tallentaa tekstin esitallennetut tekstit -valikkoon lennossa ruksaamalla ruksi-ikonin vieressä olevan valintakentän ja syöttämällä esitallennustekstille sitä kuvaavan nimen


Tallenna hankintasopimus

  • Kun haluat tallentaa hankintasopimuksen, klikkaa lomakkeen lopusta ”Tallenna” painiketta 
  • ”Palaa” -toiminnolla pääset takaisin ”Hankintasopimus”-välilehdelle 

 


Hankintasopimus on tehty toisessa sovelluksessa

 

Jos hankintasopimus on tehty toisessa sovelluksessa ja se halutaan tuoda järjestelmään, valitse ”Hankintasopimus on tehty toisessa sovelluksessa”.


 

  • Valitse ”Lataa hankintasopimusdokumentti” 
    • Suorita lataus avautuvassa latausikkunassa 
  • Ladattu tiedosto tulee lomakkeelle linkkinä: 
    • Linkistä voi avata tiedoston 
    • Linkin lopussa olevasta ruksi-ikonista tiedoston voi poistaa 

 

Tehdyn hankintasopimuksen muokkaaminen

 

Tehtyä hankintasopimusta pääsee käsittelemään ”Hankintasopimus” -välilehdeltä. Näkymässä sopimus voidaan:

  • Avaa PDF 
    • Sopimus avautuu PDF-dokumenttina 
  • Muokkaa sopimusta 
    • Sopimuksen muokkausikkuna avautuu  
  • Kopioi mallipohjaksi 
    • Tallennuksen jälkeen sopimus tulee valittavaksi ”Tee sopimus” -alasvetovalikkoon 
  • Poista 
    • Hankintasopimus poistetaan 

 



Lomakesisällön muokkaaminen

 

Valitse ”Hankintasopimus” -välilehdeltä ”Muokkaa sopimusta” (linkitä tehdyn hankintasopimuksen muokkaaminen)

 

Kiinteät sopimusosiot joita ei voi muokata

Missään sopimuksessa ei voi muokata kiinteiden sopimusosioiden tietotyyppiä, nimeä tai poistaa niitä.

 

Kiinteitä kenttiä, joiden tietotyyppiä ei voi muokata:

  • Sopijapuolet
  • Sopimuksen kohde
  • Sopimuskausi
  • Hankintapäätös

 

Sopimusosioiden tietotyypin muokkaus

Muokkaustilassa kunkin sopimusosion yhteydessä on seuraavat toimintolinkit ja toiminnot.

 

Lisää uusi osio (plus-ikoni):

• Avautuvassa ikkunassa syötä osiolle nimi ja valitse tietotyyppi

 

Yksirivinen tekstikenttä

• Voit syöttää kentälle oletustekstin

 

Monirivinen tekstikenttä:

• Voit valita, tuleeko kentälle esitallennusvalikko ja onko se tyhjä vai käytetäänkö jotain aiemmin luotua esitallennustekstivalikkoa (valmis valikko valitaan avautuvasta listauksesta)

• Voit myös syöttää kentälle oletustekstin

 

Hinta:

• Voit syöttää hinnan oletusarvon ja valita valuutan valikosta

• Tähän kenttään voi syöttää vain numeerisia arvoja

 

Hintaväli:

• Voit syöttää hintahaarukan oletusarvot ja valita valuutan valikosta

• Näihin kenttiin voi syöttää vain numeerisia arvoja

 

Numeerinen tieto:

• Voit syöttää oletusarvon

• Tähän kenttään voi syöttää vain numeerisia arvoja

 

Arvoalue:

• Voit syöttää arvoalueen oletusarvot

 

Päiväys:

• Voit syöttää oletusarvon

• Tähän kenttään voit syöttää vain päivämäärätietoa

 

Päivämääräväli:

• Voit syöttää päivämäärähaarukan oletusarvot

• Näihin kenttiin voi syöttää vain päivämäärätietoja

 

Arvolista:

• Voit syöttää halutun määrän valittavia tietoja (jotka tulevat näkymään pudotusvalikossa)

• Voit valita, onko ensimmäinen arvo tyhjä valinta

• Voit siirtää luotuja rivejä nuolipainikkeilla ylös/alas (tai vetämällä/pudottamalla), tai poistaa rivin tai voit lisätä väkänuolipainikkeella uuden rivin haluttuun kohtaan

 

Poista tämä osio (ruksi-ikoni):

• Poistaa ko. osion sopimuksesta.

 

Muokkaa osiota (työkalu-ikoni):

• Avaa luonti-osiossa mainitun ikkunan, jossa voit muokata osion tietotyyppiä. Jos tietotyyppi vaihdetaan, myös kaikkea aiemmin mahd. syötetyt tiedot katoavat tästä osiosta.

 

Siirrä ylös (nuoli ylös -ikoni):

• Voit siirtää osiota ylöspäin pykälä kerrallaan.

 

Siirrä alas (nuoli alas -ikoni):

• Voit siirtää osiota alaspäin pykälä kerrallaan.

 

Vedä ja pudota (kaksipäinen nuoli -ikoni):

• Voit siirtää osion haluttuun kohtaan vedä ja pudota -tyylillä.

 

Tallenna muutokset

• Muista tallentaa tekemäsi muokkaukset ”Tallenna” -painikkeella

 


Arkistoi

 

Kilpailutuksen voi siirtää Arkistoon valitsemalla kilpailutus kansiossa "Päättyneet" ja klikkaamalla "Sulje tämä tarjouskilpailu ja siirrä se Arkisto-kansioon" -linkkiä "Hankintapäätös" tai "Hankintasopimus" -vaiheissa.

 

Kilpailutus siirtyy "Arkisto"-kansiossa automaattisesti vuosikohtaiseen kansioon.




Valittujen tuotteiden tai palveluiden siirto 


”Hankintasopimus”-välilehdellä voidaan viedä valitut tuotteet CSV-muotoon tarvittavaa jatkokäsittelyä varten.

  • Valitse kilpailutus Päättyneet kansiosta (kilpailutuksen on oltava siinä tilassa, että toimittajat on valittu ja hankintapäätös on tehty) 
  • Tietosivulla (valittujen toimittajien listauksen yllä) klikkaa "Valittujen tuotteiden tai palveluiden siirto" -linkkiä 

 

 

Valitse tarjous

  • Aloita valitsemalla tarjous, jonka tietoja haluat siirtää ulkoiseen järjestelmään. 

 

Siirtoikkunassa:

  • Ylhäällä näkyvät hankkijan tunniste, toimittajan tunniste sekä hankinnan voimassaoloaika (voit muokata näitä tietoja) 
  • Tuotteet/palvelut listautuvat ryhmiteltynä mahdollisten kohderyhmien mukaisesti 
  • Tuotteen/palvelun nimen edessä olevan ruksin ruksaamalla ko. tuote/palvelu otetaan siirrettäväksi 
  • Kunkin tuotteen/palvelun osalta: 
    • nimi tulee automaattisesti tarjouspyynnön mukaisesti 
    • "nimike ext" -kenttään voit syöttää oman nimikkeet 
    • "määrä" -kohdan ruksaamalla voit määrittää, että tuleeko määrä tieto automaattisesti tarjouspyynnöltä (ruksin poistamalla tietoa ei siirretä) 
    • "yksikkö" -kohdan tieto tulee automaattisesti tarjouspyynnöltä 
    • "hinta" -kohdan tieto tulee automaattisesti tarjouspyynnöltä 
  • "Tallenna"-painikkeella voit tallentaa tiedot ja jatkaa työskentelyä myöhemmin 
  • Kun olet valmis, klikkaa "Tallenna ja generoi siirtotiedosto" -painiketta 



  • Kaikki muodostetut CSV-tiedostot listautuvat siirtoikkunan alaosaan 
    • Listalta tiedoston nimeä klikkaamalla voit avata sen ja/tai tallentaa omalle koneellesi