Tässä osiossa:


Hankintapäätöksen tiedoksianto


”Hankintapäätös” -välilehdelle tulee tietosivun mukaiset tiedot:

  • Hankinnan nimi ja numerotunniste
  • Ilmoituksen tyyppi, vertailuperuste
  • Avaa ilmoitus PDF-muodossa  
  • Avaa ilmoitus HTML-muodossa  
  • Tee uusi ilmoitus tämän pohjalta  
    • Jos organisaatiolla on käytössä testiympäristö 
      • Kopioi tarjouspyyntö testiympäristöön  
  • Luo neuvottelumenettely tarjouspyynnön pohjalta  
  • Kopioi mallipohjaksi  
  • Keskusteluviesti-ikkuna 
  • Määräaika
  • Tekijä
  • Saapuneiden tarjousten lukumäärä
  • Valittujen tarjousten lukumäärä
  • Toimittajaorganisaatioiden lukumäärä

Lisäksi näkymään tulee tilan mukaiset toiminnot:

  • Päätöspohjan valinta
  • Valitse pohja ja siirry päätöslomakkeelle 

 

Kun hankintapäätös on tehty, tulee näkymään myös:

  • Tieto siitä milloin hankintapäätös on tehty
  • Avaa hankintapäätös pdf-muodossa
  • Siirry hankintasopimuksen tekemiseen  
  • Arkistoi  


Hankintapäätöksen laatiminen


Cloudia Kilpailutuksen hankintapäätöstoiminnolla on mahdollista laatia hankintapäätös kerralla tai vaiheittain.  Hankintapäätös voidaan tehdä rakenteisella päätöslomakkeella, tai jos hankintapäätös on tehty toisessa sovelluksessa, voidaan se tuoda järjestelmään "Hankintapäätös on tehty toisessa sovelluksessa" -ohjeen mukaisesti. Mikäli tarjoajaan kohdistuu aikaisemmin laadittu poissulkupäätös, ei tarjoaja tule valittavaksi hankintapäätöstoiminnoissa. Ohjeet poissulkupäätöksen laadintaa löydät Saapuneiden tarjousten käsittelystä.


Uusi hankintapäätös

  • Valitse "Uusi hankintapäätös" -toiminto, jolla siirrytään valitsemaan tarjoajat, joille hankintapäätös kohdistetaan.
    • Uusi hankintapäätös -toiminto on niin pitkään valittavissa, kunnes kaikille tarjoajille on lähetetty sähköinen tiedoksianto tai järjestelmässä on valittu hankintapäätöslomakkeella "Tiedoksianto on tehty".



Hankintapäätöstä koskevat toimittajat

  • Valitse yritykset, joille hankintapäätös halutaan kohdistaa. Huom! Listaukseen tulee ainoastaan ne yritykset, joille ei ole kohdistettu saapuneiden tarjousten käsittelyssä poissulkupäätöstä.
  • Tai "Valitse kaikki"


Valitse päätöslomakkeella käytettävä mallipohja

  • Hankintapäätös voidaan tehdä peruspohjaan tai hankintayksikkö voi laatia hankintapäätöksen aikaisemmin tehdyn mallipohjan perusteella.
  • Järjestelmään voidaan myös tuoda hankintapäätös, joka on tehty toisessa sovelluksessa. Tuotu hankintapäätös tulee tiedoksiannon liitteeksi.


Siirry päätöksen laadintaan

  • Valitse "Tallenna ja jatka"




Päätöksen peruspohja

 

Valitse alasvetovalikosta ”Päätöksen peruspohja”:




  • Hankintapäätöslomake avautuu
  • Osa tiedoista tulee suoraan järjestelmästä, eikä niitä voi muokata
  • Osa tiedoista tulevat suoraan aikaisempien vaiheiden perusteella ja niitä voidaan muokata editoitavissa tekstikentissä

 

Tee hankintapäätös alla olevalla lomakkeella

 

Jos peruspohjaa halutaan käyttää hankintapäätöksen pohjana, valitse ” Tee hankintapäätös alla olevalla lomakkeella ”.

 

Hankintayksikkö:

  • Tieto tulee hankintaorganisaation tiedoista
  • Ei voi muokata

Hankinnan nimi:

  • Tarjouspyynnön nimitunniste tulee tarjouspyynnön tiedoista
  • Ei voi muokata


Hankinnan kuvaus:

  • Hankinnan kuvaus tulee tarjouspyynnön kuvauskentästä
  • Editoitava tekstikenttä


hankintap%C3%A4%C3%A4t%C3%B6s.png


Käyttövinkki!

Lisätietotekstin voi lisätä:

- Kirjoittamalla
- Kopioimalla/liittämällä muusta dokumentista
- Valitsemalla esitallennettu teksti pudotusvalikosta (voit muokata valittua tekstiä)
- Ruksi-ikonilla voit tyhjentää tekstikentän
- Esitallennettuja tekstejä hallinnoidaan osiossa "Työkalut > Listaeditori"

- Voit myös tallentaa tekstin esitallennetut tekstit -valikkoon lennossa ruksaamalla ruksi-ikonin vieressä olevan valintakentän ja syöttämällä esitallennustekstille sitä kuvaavan nimen


Päättäjä:

  • Tulee tarjouspyynnön tiedoista
  • Editoitava tekstikenttä




Päätöspäivämäärä:
  • Valitse kalenterivalikosta tai kirjoita
  • Päätöspäivämäärä on pakollinen




Päätös:
  • Kirjataan hankintapäätökselle
  • Editoitava tekstikenttä




Päätöksen perustelut:

  • Kirjataan hankintapäätökselle
  • Editoitava tekstikenttä


Valittu toimittaja(t):
  • Toimittajavalinnat tulevat vertailutaulukolta
  • Editoitava tekstikenttä


Toimivallan perusteet:

  • Kirjataan hankintapäätökselle
  • Editoitava tekstikenttä





Nähtävänäpito:
  • Kirjataan hankintapäätökselle
  • Editoitava tekstikenttä



Allekirjoitus:
  • Esitallennetuiksi allekirjoittajiksi tulee kaikki ne henkilöt, joilla on käyttäjätunnus järjestelmään
  • Uuden henkilön saa lisättyä ”Lisää uusi allekirjoittaja” -valinnalla



Tiedoksianto:
  • Valitse kalenterivalikosta tai kirjoita
  • Tiedoksiannon päivämäärä on pakollinen
  • Jos järjestelmän kautta ei haluta tehdä sähköistä tiedoksiantoa valitaan ”Tiedoksianto on jo tehty”



Julkaisu Hankintakalenterissa:

  • Valitse julkaistaanko hankintapäätös Hankintakalenterissa 
  • Huom! Hankintakalenterissa hankintapäätös, sekä siihen lisätyt liitteet ovat julkista tietoa




Tallenna hankintapäätös ja siirry tiedoksiantovaiheeseen


  • Kun haluat siirtyä Hankintapäätöksen tiedoksiannon lähetykseen, klikkaa lomakkeen lopusta ”Tallenna ja jatka” –linkkiä
  • Jos lomakkeella on valittu ”Tiedoksianto on tehty” ei järjestelmässä ole mahdollista tehdä sähköistä tiedoksiantoa 


Tallenna päätös mallipohjaksi


  • Näkymässä voidaan tallentaa ko. päätös mallipojaksi ja siirtyä tiedoksiantovaiheeseen
    • ”Tallenna päätös mallipohjaksi ja jatka” 
  • Jos lomake halutaan ainoastaan tallentaa mallipohjaksi
    • Tallenna päätös mallipohjaksi 



HUOM! Hankintapäätösdokumenttia voi palata vielä muokkaamaan niin kauan, kunnes hankintapäätöksen tiedoksianto on lähetetty.



Hankintapäätös on tehty toisessa sovelluksessa



Jos hankintapäätös on tehty toisessa sovelluksessa ja se halutaan tuoda järjestelmään, valitse ”Hankintapäätös on tehty toisessa sovelluksessa”.



Voit halutessasi tuoda päätöksen tiedot alla olevalle lomakkeelle ja/tai liittää tietoihin valmiin hankintapäätösdokumentin.

  • Valitse ”Lisää liite”
    • Suorita lataus avautuvassa latausikkunassa 
  • Ladattu tiedosto tulee lomakkeelle linkkinä:
    • Linkistä voi avata tiedoston 
    • Linkin lopussa olevasta ruksi-ikonista tiedoston voi poistaa 
  • Halutessasi voit syöttää lomakkeelle hankintapäätöksen tietoja  


Päivämäärät:

  • Päätöspäivämäärä ja tiedoksiannon päivämäärä ovat pakollisia täytettäviä tietoja


Tiedoksianto:

  • Valitse kalenterivalikosta tai kirjoita
  • Tiedoksiannon päivämäärä on pakollinen
  • Jos järjestelmän kautta ei haluta tehdä sähköistä tiedoksiantoa valitaan ”Tiedoksianto on tehty”


Julkaisu Hankintakalenterissa:

  • Valitse julkaistaanko hankintapäätös Hankintakalenterissa 
  • Huom! Hankintakalenterissa hankintapäätös, sekä siihen lisätyt liitteet ovat julkista tietoa



Tallenna hankintapäätös ja siirry tiedoksiantovaiheeseen
  • Kun haluat siirtyä Hankintapäätöksen tiedoksiannon lähetykseen, klikkaa lomakkeen lopusta ”Tallenna ja jatka” –linkkiä
  • Jos lomakkeella on valittu ”Tiedoksianto on tehty” ei järjestelmässä ole mahdollista tehdä sähköistä tiedoksiantoa

HUOM! Hankintapäätösdokumenttia voi palata vielä muokkaamaan niin kauan, kunnes hankintapäätöksen tiedoksianto on lähetetty.


Tallenna päätös mallipohjaksi


  • Näkymässä voidaan tallentaa ko. päätös mallipojaksi ja siirtyä tiedoksiantovaiheeseen
    • ”Tallenna päätös mallipohjaksi ja jatka” 
  • Jos lomake halutaan ainoastaan tallentaa mallipohjaksi
    • Tallenna päätös mallipohjaksi 


Hankintapäätöksen mallipohjia voidaan muokata kohdassa työkalut - hankintapäätösten mallipohjat


Hankintapäätöksen muokkaaminen


Kaikki järjestelmän rakenteisella lomakkeella tehdyt ja järjestelmään tuodut hankintapäätösdokumentit versioituvat "Hankintapäätös" -välilehdelle.

  • Hankintapäätökset voivat olla luonnostilassa (aloitettu) tai päätös on tehty (päätöspäivämäärä)
  • Valitse hankintapäätös jota haluta muokata jonka jälkeen näkymään listautuu
    • Hankintapäätöstä koskevat toimittajat
    • Hankintapäätösasiakirja PDF-muodossa
      • Valinnalla voit avata hankintapäätöksen PDF-dokumenttina
    • Voit myös muokata hankintapäätöstä
      • Valinalla voit siirtyä hankintapäätöksen muokkausnäkymään
      • Valinnan jälkeen näkymä siirtyy "Uusi hankintapäätös" toimintoon


Hankintapäätöksen tiedoksianto


  • Hankintapäätöksen tiedoksiannon lähetykseen pääsee hankintapäätösdokumentin tallentamisen jälkeen
  • Lähetyslomakkeelle tulee automaattisesti äsken luotu (tai tuotu) hankintapäätösdokumentti sekä järjestelmässä oleva vertailutaulukko PDF-dokumenttina
    • Tiedostot voi avata niiden linkkejä klikkaamalla 
    • Tiedostot voi poistaa klikkaamalla ruksi-ikonia niiden perästä 
  • ”Lisää dokumentti”-linkkiä klikkaamalla voidaan lisätä haluttu määrä omia dokumentteja (tyypillisesti esim. oikaisuvaatimusohjeet)



Lähettäjän nimi:
  • Tieto tulee hankintaorganisaation tiedoista
  • Editoitava tekstikenttä


Lähettäjän sähköpostiosoite:

  • Tieto tulee tarjouspyynnön tiedoista
  • Editoitava tekstikenttä


Vastaanottajat:

  • Vastaanottajina on automaattisesti kaikki tarjouksen jättäneet tai siihen osoitteeseen joka on tarjousta täytettäessä määritelty hankintapäätöksen vastaanottajaksi
  • Lisää tarvittaessa myös muita vastaanottajia

1k_d7skxT48NLnmF16LI4OkCTIJuAsc9Kg.png


Sähköpostiviestin otsikko:
  • Tieto tulee tarjouspyynnön tiedoista
  • Editoitava tekstikenttä


Viestin sisältö:

  • Syötä tiedoksiannolle viesti



Tiedoksiannon lähetys

  • Lähetä hankintapäätöksen tiedoksianto klikkaamalla ”Hyväksy ja lähetä hankintapäätös”-painiketta


Tiedoksiannon lähetyksen jälkeen

 

  • Voit siirtyä hankintasopimuksen laadintaan klikkaamalla linkkiä ”Siirry hankintasopimuksen tekemiseen
  • Voit siirtää kilpailutuksen Arkisto-kansioon klikkaamalla linkkiä  "Siirrä Arkistokansioon” 
  • Voit muokata hankintapäätöstä klikkaamalla ”Voit myös muokata hankintapäätös”-linkkiä (tällöin muokkauksen jälkeen hankintapäätöksen tiedoksianto tulee lähettää uudestaan)