”Tarjousten vertailu” -välilehdelle tulee tietosivun mukaiset tiedot:


  • Hankinnan nimi ja numerotunniste 
  • Ilmoituksen tyyppi, vertailuperuste 
  • Avaa ilmoitus PDF-muodossa 
  • Avaa ilmoitus HTML-muodossa  
  • Tee uusi ilmoitus tämän pohjalta  
    • Jos organisaatiolla on käytössä testiympäristö 
      • Kopioi tarjouspyyntö testiympäristöön  
  • Luo neuvottelumenettely tarjouspyynnön pohjalta  
  • Kopioi mallipohjaksi  
  • Keskusteluviesti-ikkuna  
  • Määräaika 
  • Tekijä 
  • Saapuneiden tarjousten lukumäärä 
  • Valittujen tarjousten lukumäärä 
  • Toimittajaorganisaatioiden lukumäärä 

 

Lisäksi näkymään tulee tilan mukaiset toiminnot:

  • Avaa vertailutaulukko ilman liikesalaisuustietoja pdf-muodossa
  • Avaa vertailutaulukko kaikilla tiedoilla pdf-muodossa
  • Vie manuaalisesti arvioitavat vertailuperusteet Excel-tiedostoon
  • Tuo manuaalisesti arvioidut vertailuperusteet Excel-tiedostosta
  • Muokkaa vertailua
  • Muokkaa vertailua vaiheittain
  • Muokkaa vertailua käänteisenä
  • Muokkaa vertailua käänteisenä vaiheittain

HUOM! Kun hankintapäätös ja tiedoksianto on tehty, muokkausvaihtoehdot poistuvat näkymästä.

 

 

 

Muokkaa vertailua


Tarjoajien kelvollisuuden vahvistamisen jälkeen avautuu ensin vertailutaulukko oletusmuodossa (kts. Muokkaa vertailua).

 

Kun vertailutaulukosta palataan kilpailutuksen tietosivulle (Päättyneet kansiossa), voidaan valita, missä muodossa vertailutaulukkoa halutaan tarkastella.

 


Muokkaa vertailua

  • Tarjoukset listautuvat vertailutaulukolle sarakkeittain ja kohteet/kriteerit riveille

 

Vaiheittainen vertailutaulukko

  • Avautuu listaus kilpailutuksen kohderyhmistä, joita voit laajentaa klikkaamalla kohderyhmän otsakelinkistä
    • Otsakelinkin alle avautuu taulukko, jossa voit tarkastella vertailutaulukko juuri ko. kohderyhmän tietojen osalta
    • Voit tarkastella toista kohderyhmää klikkaamalla sen otsakelinkkiä
  • Tarjoukset listautuvat vertailutaulukolle sarakkeittain ja kohteet/kriteerit riveille

 

Käänteinen vertailutaulukko

  • Vertailutaulukko avautuu kohderyhmittäin jaoteltuna siten, että toimittajat tulevat riveille ja kohteet/kriteerit sarakkeisiin

 

Käänteinen vertailutaulukko vaiheittain

  • Avautuu listaus kilpailutuksen kohderyhmistä, joita voit laajentaa klikkaamalla kohderyhmän otsakelinkistä
    • Otsakelinkin alle avautuu taulukko, jossa voit tarkastella vertailutaulukko juuri ko. kohderyhmän tietojen osalta
    • Voit tarkastella toista kohderyhmää klikkaamalla sen otsakelinkkiä
  • Vertailutaulukko avautuu kohderyhmittäin jaoteltuna siten, että toimittajat tulevat riveille ja kohteet/kriteerit sarakkeisiin 



Vie ja tuo manuaalisesti arvioitavat vertailuperusteet Excel-tiedostolla


Halutessasi voit siirtää kaikki manuaalisesti pisteytettävät Teksti-tyyppiset (vapaateksti) vastaukset Exceliin, syöttää siellä niiden pisteet ja ladata pisteytyksen vertailutaulukkoon:

  • Valitse " Vie manuaalisesti arvioitavat vertailuperusteet Excel-tiedostoon”
  • Tallenna Excel-tiedosto omalle koneellesi
  • Exceliin listautuu kaikki teksti-tyyppiset kysymykset, jotka on määritelty manuaalisesti pisteytettäviksi:
    • Syötä haluamasi tiedot
    • Tallenna täytetty Excel-tiedosto tuontia varten omalle tietokoneelle
  • Siirry takaisin kilpailutuksen tietosivulle ja klikkaa linkkiä "Tuo manuaalisesti arvioidut vertailuperusteet Excel-tiedostosta >>"

 

Tuonnin jälkeen saat vertailutaulukkonäkymän auki ”Muokkaa vertailua” -toiminnolla, jonka jälkeen näet Excelillä tuodut pisteytykset ja perustelutekstit vertailutaulukkonäkymässä.

 

HUOM! Vienti-Exceliin ei saa tehdä mitään muutoksia ja mikäli vertailutaulukko muodostetaan uudelleen (käsittely aloitetaan kelvollisen tarjoajan valinnasta, pitää vienti-Excel muodostaa uudelleen ” Vie manuaalisesti vertailuperusteet Excel-tiedostoon” -toiminnolla).



Avaa vertailutaulukko PDF-muodossa


Näkymästä voidaan avata vertailutaulukko PDF-dokumenttina

  • Avaa vertailutaulukko ilman liikesalaisuustietoja pdf-muodossa
  • Avaa vertailutaulukko kaikilla tiedoilla pdf-muodossa

  


Avaa vertailutaulukon kommentointi


Pääset lähettämään kommentointipyynnön ”Tarjouksen vertailu”-välilehdeltä ”Avaa vertailutaulukon kommentointi” jonka jälkeen avautuvasta valinnasta klikataan ”Luo uusi kommentointikierros >>”

 

Luo uusi kommentointikierros


Täytä tarvittavat tiedot

- Kommentointikierroksen nimi ja viestin sisältö

- Kommentointikierroksen määräaika

- Sähköpostiosoitteet

- ”Piilota hinnat kommentoijalta”

- ”Olen tarkastanut liikesalaisuusehdotukset ja merkinnyt tarvittavat liikesalaisuudet”

 

Tämän jälkeen voit tallentaa kommenttipyynnön ja lähettää kutsun tai palata listaan tallentamatta.

 

 

Vertailutaulukon kommentointi


Lähetetystä kommentointipyynnöstä lähtee sähköpostivahvistus joka sisältää kommentointiliittymään vievän linkin. Viestin vastaanottaja pääsee linkkiä klikkaamalla kommentoimaan tarjouspyyntöä.

  • Kommentointiliittymässä kommentoija näkee vertailutaulukon
  • Kommentoija voi kommentoida yksilöidysti kriteerejä, joilla on Manuaalinen pisteytys, klikkaamalla kunkin kohdalta kommentointi-ikonia
  • Kommentoija voi syöttää yleisen koko vertailua koskevan kommentin


Kommentoija voi tallentaa kommentit lähettämällä ”Tallenna lähettämättä” -toiminnolla tai lähettää kommentit ”Lähetä kommentti” -toiminnolla.


 

HUOM! Tietoturvasyistä tarjouksen liitteet eivät lähde automaattisesti, vaan ne täytyy tarvittaessa lähettää sähköpostitse.


Saapuneen kommentin käsittely


Kommentin pääsee katsomaan ”Tarjousten vertailu”-välilehdeltä ”Avaa vertailutaulukon kommentointi” -kohdasta.

Näkymästä on mahdollista tarkastella mikä on kommentointikierroksen aloituspäivämäärä ja kommenttikierroksen määräaika. Näkymän toiminnot ovaat:

  • Päätä kierros ennenaikaisesti
    • Kirjoita kommentoinnin ennenaikaisen päättämisen viesti
  • Palaa listaan
  • Näytä kierroksen lähetetyt kommentit
    • Vertailutaulukko avautuu ikkunaan
    • Kunkin kommentoidun kriteerin kohdalla löytyy ikoni, josta klikkaamalla saa tarkasteltavaksi kaikki ko. kohtaan annetut kommentit
    • Vertailutaulukon alla olevasta Saapuneet kommentit –linkistä voi lukea vertailulle mahdollisesti annetut yleiset kommentit

 

Kommentointikierroksia voidaan tehdä haluttu määrä.

 


Vertailutaulukon tarkastelu


Avautuvasta näkymästä pääset käsittelemään vertailutaulukkoa käyttöliittymän näkymästä. Tässä tehdyt tallennukset ja muutokset tallentuvat myös tarjouspyyntöön linkittyvään vertailutaulukkodokumenttiin Piilota rivejä -toimintoa lukuun ottamatta. Tällä toiminnolla voit muodostaa erillisen vertailutaulukkodokumentin.

 


Vasempaan sarakkeeseen listautuu automaattisesti:

  • Määritellyt kohderyhmät ja hankittavat kohteet (tuotteet/palvelut) tai kohderivit
  • ja niille mahd. määritellyt maksimipisteet sekä maksimipisteiden yhteismäärät
    • Pisteitä ei näy, jos kyseessä on "Tärkeysjärjestys"-valintaperuste


Toimittajasarakkeisiin kirjautuvat automaattisesti:

  • Kukin saapunut ja ”Saapuneiden tarjousten” -käsittelyssä kelvolliseksi hyväksytty tarjous listautuu omaan sarakkeeseen
    • Jos sama toimittaja on antanut useita eri tarjouksia (esim. rinnakkaisia), kukin niistä listautuu omaksi toimittajasarakkeeksi
  • Kuhunkin toimittajasarakkeeseen toimittajan tarjouksessa antamat vastaukset näkyvät kriteerityypin mukaisesti
    • "Hinta"
      • annettu hinta numeerisessa muodossa valuuttapäätteellä
      • sekä hankittavan määrän mukainen hinnan yhteissumma
    • "Teksti"
      • teksti sellaisena kuin se on kirjoitettu
    • "Kyllä/ei" ja Ei/kyllä
      • "Kyllä" tai "Ei" -tekstinä
    • "Numeerinen"
      • Syötetty numeroarvo
    • "Valikko"
      • Valitun valinnan teksti
    • ”Monivalintavalikko”
      • Valittujen valintojen teksti
    • "Ladattava"
      • Ladatun tiedoston nimi
      • Tiedoston nimi toimii myös linkkinä ko. tiedostoon eli yksittäisiä ladattuja tiedostoja voidaan tarkastella (ja tallentaa) myös vertailutaulukossa
    • Jos johonkin kohtaan ei ole annettu mitään syötettä tai pisteiden kohdalla sille ei ole määritelty pisteytystä, näkyy "---"-merkintä
  • Sarakkeen ”Pisteet”-kohtaan tulevat automaattisesti lasketut pisteet

 

 

Piilota rivejä

  • Vertailutaulukon PDF-versioon voidaan määritellä mitä rivejä siinä näkyy
  • Klikkaa vertailutaulukon vasemmassa yläkulmassa ”Piilota rivejä”-linkkiä
  • Rivien eteen tulee valintaruudut
  • Ota ruksit pois niiltä riveiltä, joiden et halua näkyvän vertailutaulukon pdf-versiossa
  • Jos ruksaat koko ryhmän otsikon tai tuote/palvelurivin nimen, niin saat piilotettua kerralla ko. kaikki tiedot
  • Uudestaan ruksaamalla tiedot määritellään taas näkyviksi


 

Piilotetuilla riveillä voidaan muodostaa PDF-dokumentti, valitsemalla näkymän oikeasta ylänurkasta ”Tallenna tiedot ja avaa vertailutaulukko PDF-muodossa".


HUOM! Mikäli vertailutaulukosta piilotetaan rivejä, eivät muokkaukset tietoturvasyistä tallennu tarjouspyyntöön linkittyvään vertailutaulukkodokumenttiin. Muokatun vertailutaulukon saa näkyviin vain piilottamisen jälkeen vertailutaulukkonäkymän ylälaidasta ”Tallenna tiedot ja avaa vertailutaulukko pdf-muodossa”. Jos muokattu vertailutaulukko halutaan lähettää tiedoksiannon liitteenä, se tulee ensin tallentaa omalle koneelle ja liittää sieltä tiedoksiannolle.

 


Muokkaa liikesalaisuustietoja


Mikäli tarjouspyyntöä laadittaessa on niin määritelty, tarjoaja voi ehdottaa tarjousta täytettäessä yksilöityjä tietoja liikesalaisuudeksi. Liikesalaisuudet eivät tallennu automaattisesti liikesalaisuudeksi, vaan vertailun käsittelijä vahvistaa tiedot liikesalaisuudeksi.


Liikesalaisuuksien hallintatila avautuu "Muokkaa liikesalaisuustietoja" -toiminnolla:

  • Liikennevalonäkymässä näkyy
    • Ympyrät
      • Viherällä värillä näkyvät ne tiedot, joita tarjoaja ei ole ehdottanut liikesalaisuudeksi
      • Punaisella värillä näkyvät ne tiedot, joika tarjoaja on ehdottanut liikesalaisuudeksi
    • Neliöt
      • Vihreää neliötä klikkaamalla vertailun käsittelijä vahvistaa tiedon liikesalaisuudeksi, jonka jälkeen neliön väri muuttuu punaiseksi
      • Uudestaan klikkaamalla merkintä poistetaan ja neliön väri muuttuu takaisin vihreäksi

 

Vertailutaulukko tallennetaan taulukon alta klikkaamalla Tallenna-painiketta.




Hylkää tarjous vertailutaulukolta


Vertailutaulukossa on mahdollista hylätä tarjoaja vertailuvaiheessa. Jos vertailuperusteena on kokonaishankinta, hylätään koko tarjoaja kokonaisuudessaan, mikäli hankinta koostuu osista, voidaan ko. kohderyhmän/rivin osalta hylätä pois vertailusta.


  • Vertailutaulukkonäkymässä hylätyt tarjoukset/ryhmät näkyvät himmeämpänä.
  • Hylätyn ryhmän kohdalle voidaan syöttää kommentteja


  


Kokonaishinta yhteensä


Kaikki hinta-tyyppiset kriteerit vertaillaan aina ”Suhde pienimpään” -kaavalla (pienin annettu arvo/tarjottu arvo x maksimipisteet).

  • Vertailussa halvin hinta saa maksimipisteet ja loput tarjoukset suhteutetaan suhteessa
  • Vertailutaulukolla ko. kaava näkyy hankittava kohde kohtaisesti ”hankintakohtainen” ja kokonaishinnan kohdalla kaavan voi avata ”Katso laskentatapa” -linkistä

 

 


Laatupisteet


Laadun maksimipisteet vertaillaan aina ”Suhde suurimpaan” kaavalla (suurin annettu arvo/tarjottu arvo x maksimipisteet).

  • Vertailussa suurimman määrän rivikohtaisia laatupisteitä saanut tarjous saa laadun maksimipisteet ja loput tarjoukset suhteutetaan suhteessa
  • Vertailutaulukossa kaavan voi avata ”Katso laskentatapa” -linkistä

 

Yhteissummat ja asetetut maksimipisteet


Vertailutaulukolla näkyvät yhteissummat sekä niille asetetut pistemäärät.



Katso myös: vertailuperusteet
 

Pisteytys kokonaishankinnan mukaan

Vertailutaulukon lopusta löytyy toimittajakohtaisesti:

  • Kaikkien annettujen hintojen summa
  • Kaikkien pisteiden yhteissumma

 

Pisteytys kohderyhmittäin


Kunkin kohderyhmän lopusta löytyy toimittajakohtaisesti:

  • Annettujen hintojen summa ko. kohderyhmälle
  • Mahdollisten yhteisten pisteiden summa ko. kohderyhmälle
  • Yhteispisteet, jotka ko. toimittaja sai ko. kohderyhmästä

 

Pisteytys kohderiveittäin


Kunkin kohderivin lopusta löytyy toimittajakohtaisesti:

  • Annettujen hintojen summa ko. kohderiville
  • Mahdollisten yhteisten pisteiden summa ko. kohderiville
  • Yhteispisteet, jotka ko. toimittaja sai ko. kohderivistä


Tärkeysjärjestys


Kunkin kohderyhmän lopusta löytyy toimittajakohtaisesti:

  • Kunkin kohderyhmän hinnan yhteissumma
  • Taulukon lopusta kokonaishinnan summa
  • Lisäksi taulukon lopusta löytyy listaus määritellyistä tärkeysjärjestyksistä

 


Manuaalisten pisteiden syöttäminen vertailutaulukkoon


Jos jokin kriteeri oli asetettu ”Manuaalisesti” pisteytettäväksi, ”Pisteet”-sarakkeessa näkyy kenttä, johon syötetään haluttu pistemäärä annetun maksimipistemäärän puitteissa.

 

Kentän perässä olevaa ikonia klikkaamalla kentän alle avautuu kommenttikenttä, johon voidaan syöttää vapaasti perustelut, miksi ko. pisteet annettiin tähän kohtaan tälle toimittajalle.

 


HUOM! Vertailutaulukon pdf-versiossa nämä (ja yleiset kommentit) merkataan indeksinumeroilla ja taulukon loppuun listataan indeksien mukaisesti kommenttitekstit.



Syötä kriteerikohtaiset kommentit


Kentän perässä olevaa ikonia klikkaamalla kentän alle avautuu kommenttikenttä, johon voidaan syöttää vapaasti perustelut, miksi ko. pisteet annettiin tähän kohtaan tälle toimittajalle.

 



Pisteiden laskentatapa


Jokaisen pisteytetyn kriteeririvin lopussa oikealla näkyy kaava, jonka mukaisesti pisteet on määritelty laskettavaksi

 



Valitse toimittajat


Toimittajavalinta tehdään vertailutaulukkonäkymässä valitsemalla haluttu toimittaja ja tarvittaessa kirjoittamalla toimittajavalintakohtainen kommentti. Toimittajavalintarivit tulevat vertailutaulukolle sen mukaan, mitä vertailuperusteeksi on valittu. "Pisteytys kokonaishankinnan mukaan" -valinta tulee kaikkien kohderyhmien loppuun muissa valintaperusteissa kohderyhmittäin tai -riveittäin.

 


HUOM! Järjestelmässä ei ole tarkistusta sille, mikä toimittaja valitaan. Voidaan siis valita myös muu kuin ensimmäiseksi sijoittunut. Jokaisessa toimittajavalintakohdassa voidaan myös valita useita toimittajia.



Tallenna vertailu

  • Klikkaa vertailutaulukkonäkymän vasemmasta alakulmasta ”Tallenna” –painiketta


Tallennuksen jälkeen näkymä siirtyy automaattisesti ”Hankintapäätös” -välilehdelle.



Kahden kuoren menettely


Tarjouspyynnön luontivaiheessa pystyy valitsemaan, käytetäänkö vertailuvaiheessa kahden kuoren menettelyä. Kahden kuoren menettelyssä kaikki muut tekijät paitsi hinta vertaillaan ensimmäisessä vaiheessa ja vasta tämän vertailun jälkeen siirrytään hinnan vertailuun.


Jos käytössä on kahden kuoren menettely, vertailu tapahtuu seuraavasti:


1) Ensimmäisessä vaiheessa vertailutaulukko avautuu siten, että kaikki hankinnan kohteelle kysytyt hintatiedot ovat piilotettuna (”Piilotettu”-teksti)

o Kun tarvittava vertailu on tehty, klikkaa vertailutaulukon alta Tallenna-painiketta
o Siirry tarjouspyyntöön ”Palaa ilmoituksen tietoihin” -linkin kautta (vasen yläkulma)


2) Pääset siirtymään hintavertailuvaiheeseen ”Siirry hintavertailuvaiheeseen ” -toiminnolla

o Järjestelmä pyytää vahvistamaan hintavertailuun siirtymisen


HUOM! Tämän jälkeen ei voida enää palata laatuvertailuun.


o Klikkaa ”Muokkaa vertailua” -valintaa (tai muuta vertailulinkkiä, jos haluat tarkastella vertailutaulukkoa eri muodossa)

o Vertailutaulukko avautuu nyt siten, että myös hintatiedot näkyvät sekä niihin liittyvät automaattiset laskennat