Hankintayksikkö voi pyytää tarjoajalta täsmennystä tämän lähettämään tarjoukseen. Täsmennyspyyntöjä voi lähettää useita, mutta yhteen tarjoukseen voi kohdistua vain yksi täsmennyspyyntö kerrallaan. Tarjouksen täsmennys on prosessina kokonaisuudessaan kolmivaiheinen. Vaiheessa 1. täsmennyspyynnön voi kohdistaa tarjoajalle kahdella eri tavalla, riippuen siitä onko hankinnan kohteiden kriteerit aseteltu ns. uudella tai vanhalla kriteeristöllä (ohjeessa vaihtoehdot a ja b). Myös vaiheessa 3. "Saapuneen täsmennyspyynnön käsittely" eroaa, mikäli tarjouspyyntö on laadittu ns. uudella tai vanhalla kriteeristöllä (ohjeessa vaihtoehdot a ja b). Vertailun käsittelijä voi aina hyväksyä tai hylätä tarjoajan antaman täsmennetyn tiedon ja tarjoukset versioituvat näiden vahvistettujen tarjousten osalta. 


Vaihe 1) Täsmennyspyynnön laatiminen ja lähettäminen


Vaihtoehto a) Täsmennyspyynnön laatiminen uudella kriteeristöllä


Täsmennyspyynnön laatiminen aloitetaan vertailutaulukon muokkausnäkymässä "Muodosta tarjouksen täsmennyspyynnön"

  • Järjestelmä siirtyy täsmennyspyynnön laatimisnäkymään

KUVA: "Muodosta tarjouksen täsmennyspyyntö" -toiminto


Täsmennyspyynnön kohdistaminen

Täsmennyspyynnön laatimisnäkymässä täytetään ensiksi seuraavat kentät:

  • Saate
    • Kenttää kirjoitetaan täsmennykseen liittyvä saate, joka näkyy tarjoajalle. 
  • Muut vastaanottajat (ei pakollinen kenttä)
    • Haluttaessa täsmennyspyynnölle voidaan määritellä muita vastaanottajia. Täsmennyspyyntö menee aina automaattisesti tarjouksen tehneelle taholle, jonka sähköpostiosoite näkyy kohdassa "vastaanottajat"
  • Määräaika
    • Aseta täsmennyspyynnölle päivämäärä ja kellonaika
  • Liitteet
    • Kohtaan on mahdollista lisätä liite, joka näkyy tarjoajalle.

Kuvassa täsmennyspyynnön laadintanäkymä


Kriteereihin kohdistuva täsmennyspyyntö

Täsmennettävät kohteet tai kriteerit merkitään klikkaamalla kyseinen kohta aktiiviseksi ja kirjoittamalla avautuvaan tekstikenttään täsmennykseen liittyvä kommentti. HUOM! Pelkkä kommentti-ikkunan avaaminen ei riitä, vaan jokaiseen täsmennettävään kohteeseen tai kriteeriin tulee lisätä kommentti, josta käi ilmi, miltä osin kyseiseen kohtaan tarvitaan täsmennystä.

  • Tämä täytyy tehdä erikseen jokaisen täsmennystä vaativan kohteen tai kriteerin osalta


Tarjousliitteisiin kohdistuva täsmennyspyyntö

HUOM! Täsmennyspyyntö ei voi kohdistua liitteisiin, jotka tarjoaja on ladannut kohdasta ”Muut liitteet”, vaan ainoastaan hankinnan kohteen kriteereihin kohdistuvia täsmennyspyyntöjä voidaan laatia. Tarjoajan on kuitenkin halutessaan mahdollista liittää täsmennykseensä vapaamuotoinen saate ja liitetiedosto, jotka näkyvät hankintayksikölle täsmennysten hyväksymisnäkymässä.


Lähetä täsmennyspyyntö

Lähetä täsmennyspyyntö tarjoajalle

  • Valitse "Lähetä pyyntö"


Kuvassa täsmennyspyynnön laadintanäkymä


Vaihtoehto b) Täsmennyspyynnön laatiminen vanhalla kriteeristöllä


Täsmennyspyynnön laatiminen aloitetaan "Saapuneet tarjoukset" -välilehdeltä, jossa painetaan halutun tarjoajan kohdalla ”Lähetä tarjouksen täsmennyspyyntö”.

  • Järjestelmä siirtyy täsmennyspyynnön laatimisnäkymään. 



Täsmennyspyynnön laatimisnäkymässä täytetään ensiksi seuraavat kentät:

  • Saate
    • Kenttää kirjoitetaan täsmennykseen liittyvä saate, joka näkyy tarjoajalle. 
  • Täsmennyksen määräaika
    • Kenttään valitaan se päivämäärä, johon asti tarjoajan on mahdollista vastata täsmennyspyyntöön. Täsmennyspyyntö on avoinna aina valitun vuorokauden loppuun (klo 23.59) saakka.
  • Muut vastaanottajat (ei pakollinen kenttä)
    • Haluttaessa täsmennyspyynnölle voidaan määritellä muita vastaanottajia. Täsmennyspyyntö menee aina automaattisesti tarjouksen tehneelle taholle, jonka sähköpostiosoite näkyy kohdassa "vastaanottajat".
  • Liitteet (ei pakollinen)
    • Kohtaan on mahdollista lisätä liite, joka näkyy tarjoajalle.


Täsmennettävät kohteet tai kriteerit merkitään klikkaamalla kyseinen kohta aktiiviseksi ja kirjoittamalla avautuvaan tekstikenttään täsmennykseen liittyvä kommentti.

  • Tämä täytyy tehdä erikseen jokaisen täsmennystä vaativan kohteen tai kriteerin osalta


HUOM! Pelkkä kommentti-ikkunan avaaminen ei riitä, vaan jokaiseen täsmennettävään kohteeseen tai kriteeriin tulee lisätä kommentti, josta käi ilmi, miltä osin kyseiseen kohtaan tarvitaan täsmennystä.



HUOM! Täsmennyspyyntö ei voi kohdistua liitteisiin, jotka tarjoaja on ladannut kohdasta ”Muut liitteet”, vaan ainoastaan hankinnan kohteen kriteereihin kohdistuvia täsmennyspyyntöjä voidaan laatia. Tarjoajan on kuitenkin halutessaan mahdollista liittää täsmennykseensä vapaamuotoinen saate ja liitetiedosto, jotka näkyvät hankintayksikölle täsmennysten hyväksymisnäkymässä.


Kun täsmennyspyyntö on valmisteltu, voidaan näkymästä poistua joko ”Tallenna ja sulje” tai ”Tallenna ja lähetä” -toiminnolla.

  • Jos käytetään "Tallenna ja sulje" -valintaa, ei täsmennyspyyntö lähde vielä tarjoajalle vaan sitä voi palata vielä muokkaamaan.
  • Jos käytetään "Tallenna ja lähetä" -valintaa, lähtee täsmennyspyyntö tarjoajalle välittömästi eikä hankintayksikkö pääse enää muokkaamaan vertailua kunnes saapuneet täsmennykset on käsitelty.


 HUOM! Vertailutaulukon muokkaus on estetty niin kauan kun tarjouspyynnöllä on yksikin käsittelemätön täsmennys.


Vaihe 2: Tarjouksen täsmentäminen Tarjouspalvelussa (tarjoajan toimet)


Tarjoajalle tulee tehdystä täsmennyspyynnöstä sähköpostiviesti, jossa on saateteksti, täsmennyksen määräaika ja linkki, joka ohjaa tarjoajan Tarjouspalvelu -portaaliin. Linkki on toiminnassa vain täsmennykselle asetetun määräajan puitteissa.


Tarjouspalvelussa tarjoaja voi täsmentää tarjoustaan hankinnan kohteen tietojen osalta niissä rajoissa, mitkä hankintayksikkö on täsmennyspyyntöä laatiessaan määritellyt. Muilta osin tarjouksen kentät ovat lukittuna. Tarjoaja voi kuitenkin halutessaan lisätä täsmennykselleen vapaamuotoisen saatteen ja liitetiedoston. Nämä näkyvät hankintayksikölle täsmennyksen hyväksymisnäkymässä.


Kun tarjoaja on täsmentänyt tarjouksen tietoja hankintayksikön määritelmien mukaisesti, tulee täsmennetty tarjous vielä lähettää ”Tarjouksen lähetys” -sivulla.


Vaihe 3: Saapuneen täsmennyksen käsittely Cloudia Kilpailutuksessa


Kun tarjoaja on lähettänyt täsmennetyn tarjouksen, tulee siitä ilmoitus täsmennyspyynnön tekijälle sähköpostitse.


Vaihtoehto a) Saapuneen täsmennyksen käsittely uudella kriteeristöllä


Saapuneen täsmennyksen käsittely aloitetaan vertailutaulukon muokkausnäkymässä "Avaa saapunut täsmennys"

  • Järjestelmä siirtyy täsmennyksen käsittelynäkymään

KUVA: "Avaa saapunut täsmennys" -toiminto


Näkymään listautuvat tarjoajan antamat

  • Saate
  • Liitteet
  • Kohde- tai rivikohtaiset uudet arvot


Täsmennyksen käsittelijä tarkastaa tarjoajan täsmennyksellä toimittamat tiedot jokaisen täsmennystä vaatineen kohteen tai kriteerin osalta. On tärkeä käsitellä lähetetty täsmennys loppuun saakka, koska muuten tarjoajan täsmentämät tiedot eivät tallennu tarjoukselle eivätkä tule vertailulle.

  • Täsmennys hyväksytään klikkaamalla ruutua täsmennetyn kohteen tai kriteerin kohdalla.

  • Kun täsmennysvalinnat on tallennettu, tallentuvat uudet tiedot tarjoajan jättämään tarjoukseen. Kun kaikkien tarjoajien täsmennyksen on käsitelty vastaavalla tavalla, pääsee hankintayksikkö käsiksi myös vertailutaulukkoon.

HUOM! Avautuvassa näkymässä täsmennyksen käsittelijä joko hyväksyy tai hylkää tarjoajan ehdottamat täsmennykset. Valinta täytyy tehdä jokaisen täsmennetyn tiedon osalta erikseen. Pelkkä "Tallenna täsmennysvalinnat" -painikkeen painaminen ei riitä täsmennyksellä annettujen tietojen hyväksymiseen.


KUVA: Esimerkki täsmennän hyväkymisnäkymästä


Vaihtoehto b) Saapuneen täsmennyksen käsittely vanhalla kriteeristöllä


Cloudia Kilpailutuksessa saapunut täsmennys näkyy tarjoajan kohdalla "Saapuneet tarjoukset" -välilehdellä, siis samassa kohdassa mistä täsmennyspyyntö lähetettiin. Hankintayksikön tulee käydä hyväksymässä ja tallentamassa tarjoajan tekemät täsmennykset, jotta tiedot päivittyvät tarjoukselle ja tulevat näin näkyviin vertailuun.


Saapuneen täsmennyksen käsittely aloitetaan "Avaa saapunut täsmennys" -valinnalla. 

  • Avautuu vertailutaulukon kaltainen näkymä, jossa näkyvät rinnan alkuperäisen tarjouksen tiedot ja tarjoajan täsmennyksellä toimittamat tiedot.


 

Täsmennyksen käsittelijä tarkastaa tarjoajan täsmennyksellä toimittamat tiedot jokaisen täsmennystä vaatineen kohteen tai kriteerin osalta. On tärkeä käsitellä lähetetty täsmennys loppuun saakka, koska muuten tarjoajan täsmentämät tiedot eivät tallennu tarjoukselle eivätkä tule vertailulle.

  • Täsmennys hyväksytään klikkaamalla ruutua täsmennetyn kohteen tai kriteerin kohdalla.

HUOM! Avautuvassa näkymässä täsmennyksen käsittelijä joko hyväksyy tai hylkää tarjoajan ehdottamat täsmennykset. Valinta täytyy tehdä jokaisen täsmennetyn tiedon osalta erikseen. Pelkkä "Tallenna täsmennysvalinnat" -painikkeen painaminen ei riitä täsmennyksellä annettujen tietojen hyväksymiseen.



Kun täsmennysvalinnat on tallennettu, tallentuvat uudet tiedot tarjoajan jättämään tarjoukseen. Kun kaikkien tarjoajien täsmennyksen on käsitelty vastaavalla tavalla, pääsee hankintayksikkö käsiksi myös vertailutaulukkoon.



Aiemmat täsmennetyt tarjoukset


Mikäli samalle tarjoajalle on lähetetty useita täsmennyspyyntöjä, joihin tarjoaja on reagoinut täsmennetyllä tarjouksella, löytyvät nämä tarjoukset aikajärjestyksessä listattuna "Aiemmat täsmennetyt tarjoukset" -valinnalla.



Täsmennykset -välilehti


Täsmennyksiä on mahdollista tarkastella järjestelmässä "Täsmennykset" -välilehdellä. Täsmennyksiä voi tarkastella niiden tilan mukaisesti jaoteltuna.

  • Kesken: Välilehdelle listautuvat sellaiset täsmennyspyynnöt, joiden laatiminen on aloitettu mutta joita ei ole vielä lähetetty tarjoajalle.
  • Voimassa: Välilehdelle listautuvat sellaiset täsmesnnyspyynnöt, jotka on lähetetty tarjoajalle mutta joihin tarjoaja ei ole vielä lähettänyt täsmennettyä tarjousta.
  • Käsittelemättä: Välilehdelle listautuvat sellaiset täsmennyspyynnöt, joihin tarjoaja on lähettänyt täsmennetyn tarjouksen mutta joita ei ole vielä käsitelty hankintayksikösssä.
  • Käsitelty: Välilehdelle listautuvat sellaiset täsmennyspyynnöt, joihin tarjoaja on lähettänyt täsmennetyn tarjouksen ja jotka hankintayksikkö on käsitellyt.
  • Ei täsmennetty: Välilehdelle listautuvat sellaiset täsmennyspyynnöt, joihin tarjoaja ei ole lähettänyt täsmennettyä tarjousta määräajan puitteissa.


Kullakin välilehdellä löytyy, tilanteesta riippuen, alkuperäinen tarjous, täsmennetty tarjous, hankintayksikön laatima saate ja täsmennyksen lähetysaika. Välilehdiltä on myös mahdollista ladata zip-pakettina kaikki alkuperäiseen tarjoukseen tai täsmennettyyn tarjoukseen liittyvät dokumentit.