Tässä osiossa:

Tiedotteet 
Käyttäjämäärät
Hankintayksikön dokumentit
Tilastoraportti
Hankintojen kesto 
Hankintapäätösten mallipohjat
Kysymysten hallinta
Asianhallintasiirtojen kokoomanäyttö


Tiedotteet

*ADMIN-käyttäjien toiminnallisuus


Tiedotteet valikko näkyy niille käyttäjille, joiden käyttäjätunnus on ADMIN-tasoinen. Valikosta voidaan laatia ja muokata organisaation sisäisiä tiedotteita.


Lisää uusi tiedote

Uuden tiedotteen pääsee laatimaan kohdasta "Lisää uusi tiedote".




Määrittele tiedotteen tyyppi

  • Yleinen ajankohtainen tiedote
    • Tiedotteen voi julkaista seuraavissa kanavissa, jossa se näkyy "Ajankohtaista" -otsikon alla
      • Kilpailutusjärjestelmä, lisenssikäyttäjät 
      • Kilpailutusjärjestelmä, pienhankintakäyttäjät 
      • Tarjouspalvelu
  • Tuleva Hankinta
    • Tiedotteen voi julkaista toimittajaportaalissa ja näkyy "Tulevat hankinnat" -otsikon alla



Määrittele päivämäärät

  • Tiedotteen päivämäärä (päivä, jolle tiedote päivätään)
  • Voimassaolon alkamispäivä ja kellonaika
  • Voimassaolon päättymispäivä ja kellonaika
Otsikko ja tekstisisältö
  • Jokaiselle kielelle määritellään oma tekstisisältö, jotka näkyvät käyttöliittymän kielivalinnan mukaan.
  • Tiedotteita voidaan laatia suomen lisäksi, ruotsiksi sekä englanniksi
Liitteet
  • Määrittele tiedotteelle tarvittaessa liitetiedostot



 
Tallenna tai Tallenna ja julkaise
  • Tiedotteen voi tallentaa julkaisematta valinnalla "Tallenna"
  • Tallenna ja julkaise tiedote valinnalla "Tallenna ja julkaise"
    • Valinnan jälkeen tiedote siirtyy tilaan "Julkaistut

Keskeneräiset, Julkaistut ja Arkistoidut


Tiedotteet näkyvät eri välilehdillä sen mukaan missä tilassa ne ovat
  • Keskeneräiset tiedotteet
    • Julkaisemattomat tiedotteet
  • Julkaistut tiedotteet
    • Voimassa olevat tiedotteet
  • Arkistoidut
    • Tiedotteen määräaika on päättynyt

HUOM! Aikaisempi tiedote voidaan ottaa uuden tiedotteen pohjaksi "Tee uusi tiedote tämän pohjalta" -toiminnolla.


Käyttäjämäärät


Käyttäjämäärät-valikosta voidaan seurata hankintaorganisaation käyttäjälisenssien määrää.






Hankintayksikön dokumentit
*ADMIN-käyttäjien toiminnallisuus


Uuden dokumentin lisääminen


Voit tallentaa järjestelmään organisaation yleisiä dokumentteja, esim. ohjeistus tai tiedostus -tarkoituksessa, jotka näkyvät Kilpailutuksen etusivulla vain ko. hankintayksiköllä.

  • Valitse Työkalut > Hankintayksikön dokumentit
  • Valitse "Lisää tiedosto"
  • Tuo halutut tiedostot latausikkunan kautta

HUOM! Tiedoston koko saa olla enintään 50 megatavua.





Dokumentin näkyvyyden muokkaus ja jakaminen


Ladattu dokumentit näkyvyyttä voidaan rajata sen mukaisesti, mitä lisätoiminnallisuuksia hankintaorganisaatiolla on käytössä.

  • Valitse keillä on oikeus nähdä dokumentti
    • Hankintayksikkö
    • Pienhankintayksikkö
  • Liitettäväksi tarjouspyynnölle
    * Lisätoiminnallisuus
    • Dokumentti tulee valittavaksi tarjouspyynnölle dokumenttikirjastosta
  • Jaettu kaikille alaorganisaatioille
    • Dokumentti näkyy kaikille alaorganisaatioille





Tilastoraportti


Voit tarkastella oman hankintayksikkösi osalta tilastotietoina (määrämuotoinen Excel-raportti)

  • julkaistujen kilpailutusten määrä hankintatyypeittäin (pienhankinnat, kansalliset hankintailmoitukset, eu-hankinnat ja EU ennakko- ja jälki-ilmoitukset) 
  • päättyneiden kilpailutusten määrä hankintatyypeittäin
  • kilpailutukset hankintalajeittain (järjestelmän hankintalajit)
  • päättyneet kilpailutukset hankintalajeittain
  • saapuneet tarjoukset
  • tarjouksia per päättynyt kisa
  • tarjouksiin tutustuneita
  • tarjouksiin tutustuneita per kisa


Kaikissa tiedoissa on eriteltynä:

  • vuosi
  • kvartaali
  • lkm 



Hankintojen kesto


Voit tarkastella oman hankintayksikkösi osalta tilastotietoina (määrämuotoinen Excel-raportti)

  • Hankinnan tunniste 
  • Hankinnan nimi 
  • Hankintamenettely 
  • Julkaisupäivä 
  • Hankintapäätös 
  • Kesto


Hankintapäätösten mallipohjat
*ADMIN-käyttäjien toiminnallisuus


Valitse "Uusi mallipohja"

  • Nimeä mallipohja (mallipohja tulee valittavaksi tämän nimen perusteella hankintapäätösvaiheessa)
  • Tee tarvittavat muutokset samalla tavalla kuin Hankintapäätöksen muokkauksessa




Kysymysten hallinta


Järjestelmä siirtyy Kysymysten hallinta -toimintoon.



Asianhallintasiirtojen kokoomanäyttö

* tilattava lisätoiminnallisuus, jos organisaatiolla on käytössä integraatio asianhallintajärjestelmään

* ADMIN -toiminnallisuus


Asianhallintasiirtojen kokoomanäytöltä pääkäyttäjä voi tarkastella asianhallintasiirtojen toteutumista kokoomanäytöllä. 


Näkymä listaa kilpailutukset, joiden dokumentit eivät ole siirtyneet asianhallintajärjestelmään kokonaisuudessaan. Listauksen kautta pääkäyttäjä pääsee tarkemmin tarkastelemaan siirtojen tiloja sekä siirron epäonnistumisen syitä.


  • Valitse työkalut - asianhallintasiirtojen kokoomanäyttö
    • Järjestelmä kysyy päivitetäänkö siirtojen tilat asianhallinnasta 
      • Valitse "OK"
        • Kaikkien siirtojen tilat tarkistetaan ja kun näyttö avautuu niin pitäisi olla ajan tasainen tilanne nähtävillä.
      • Peruuta

        • Näyttö muodostetaan edellisen tilanteen tietojen perusteella. Näytön lataaminen on tällöin nopeampaa. 
        • HUOM! Päivittämättä jättäminen voi olla hyödyllistä jos siirtojen tilat ovat äskettäin päivitetty kokoomanäyttöä avatessa


Kokoomanäyttö listaa kaikki asianhallintasiirrot, joiden siirroissa on ongelmaa. 

  • Näyttö listaa kilpailutuksen ja sen alle kaikki siihen liittyvät dokumentit. Dokumentin edessä oleva värikoodi kertoo onko siirto onnistunut
    • Vihreä = siirto on onnistunut
    • Punainen = siirto ei ole onnistunut. Katso syy kohdasta "virheilmoitus"
    • Keltainen = siirto on siirtojonossa tai siirto on kesken
  • Tietojen uudelleen lähettämistä varten siirry tarjouspyynnölle tekemään lähetys uudelleen