Rajoitettu menettely on hankintamenettely, jossa ilmoitus julkaistaan valituille tarjoajille suoraan sähköpostilla ja vain kutsutut tarjoajat voivat jättää tarjouksia. Ilmoitusta ei julkaista avoimen menettelyn tavoin toimittajaportaaliin julkiseksi. 


Rajoitetun menettelyn prosessi määräytyy sen mukaan, onko kyseessä:

  • Kynnysarvon alittava hankinta (pienhankinta)
  • Kynnysarvon ylittävä hankinta




Kynnysarvon alittava hankinta (pienhankinta)


  • Hankintailmoitukselle määritellään hankintamenettelyksi ”Rajoitettu menettely” sekä kynnysarvon alittava arvo
  • Julkaisuvaiheessa tarjouspyyntöä ei julkaista HILMAan tai toimittajaportaaliin, vaan se julkaistaan sähköpostitse julkaisuvaiheessa määriteltyihin osoitteisiin


Valituille tarjoajille lähetettävässä viestissä on hankintayksikön kirjoittaman viestin lisäksi suora linkki ko. tarjouspyyntöön. Tästä linkistä tarjoaja pääsee siirtymään toimittajaportaaliin, missä hän voi jättää tarjouksen normaalisti sisäänkirjautumisen jälkeen.




Loppuprosessi noudattaa normaalia kilpailutusprosessia (toimet kilpailutuksen aikana, tarjousten vastaanotto, vertailu ja valinta, hankintapäätös, tiedoksianto ja hankintasopimus).



Kynnysarvon ylittävä hankinta


Kynnysarvon ylittävä hankinta on rajoitettuna menettelynä kaksivaiheinen:

  • Kaikille tarjoajille avoin osallistumishakemusvaihe (osallistumispyyntö)
  • Osallistumisvaiheessa valituille tarjoajille rajoitettu tarjouspyyntövaihe (tarjouspyyntö)



Osallistumiskierroksen laadinta ja julkaisu 
 
  • Hankintailmoitukselle määritellään hankintamenettelyksi ”Rajoitettu menettely” sekä kynnysarvon ylittävä arvo. Valintojen myötä ilmoituksesta muodostuu automaattisesti osallistumispyyntö
    • Koska nyt haetaan vain ilmoittautumista kisaan, usein tässä vaiheessa kysytään pelkästään dynaamisia "Soveltuvuusvaatimuksia" ja varsinaiset hankinnan kohdetta koskevat dynaamisen kriteerit kysytään tarjouspyyntövaiheessa 
  • Ilmoitus julkaistaan avoimen menettelyn tavoin Hilmaan ja toimittajaportaaliin, jossa kaikki halukkaat toimittajat voivat lähettää ilmoituksen halukkuudestaan osallistua tarjouskilpailuun


Valinta tarjouskierrokselle


  • Kun määräaika päättyy, osallistumishakemukset käsitellään normaalin prosessin mukaisesti (kts. Saapuneet tarjoukset) ja hankintayksikkö valitsee tarjoajat mukaan tarjouskierrokselle.
    • Valitse yllä valitut tarjoajat ja jatka
    • Ruksaamalla ne tarjoajat, joille haluaa lähettää varsinaisen tarjouspyynnön (saapuneet osallistumishakemukset), tai
    • Valitse tarjoajat vertailutaulukossa
      • Osallistujat valitaan vertailutaulukkonäkymästä

  


Valintojen jälkeen siirrytään tiedoksiantotavan valintaan


Tiedoksiantotavan valinta

  • Tarjoajien valinnan jälkeen avautuu näkymä, jossa valitaan kuinka tehdään tiedoksianto, vaihtoehtoina ovat:
    • Tee hylkäysilmoitus hylätyille
      • Tämä vaihtoehto lähettää emaililla hylkäysviestin vai hylätyille tarjoajille
      • Syötä viestin otsikko ja viestiteksti (oletustekstiä voi muokata) ja lopuksi klikkaa "Lähetä viesti"
      • Lähetyksen jälkeen siirrytään tarjouspyyntövaiheeseen
    • Tee välipäätös ja tiedoksianto
      • Tehdään välipäätös hankintapäätöslomakkeella ja lähetetään tiedoksianto kaikille ehdokkaille ja tarjoajille (kts. Hankintapäätös ja tiedoksianto)
    • Ei tiedoksiantoa
      • Tässä vaihtoehdossa ei tehdä lainkaan mitään tiedoksiantoa, vaan siirrytään suoraan seuraavaan vaiheeseen
      • "Valitse ja jatka" -valinnan jälkeen avautuu pop-up -ikkuna, jossa järjestelmä pyytää vahvistamaan "Tiedoksiantoa ei tehty eikä lähetetty. Jatka seuraavaan vaiheeseen painamalla OK"





  • Samalta sivulta voidaan myös tarkastella edellisessä vaiheessa tehtyjä tarjoajavalintoja klikkaamalla ”Katso valitut ja hylätyt ehdokkaat/tarjoajat” -linkkiä 
  • sekä muokata aikaisemmin tehtyjä valintoja "Muokkaa valittuja tarjoajia".





Tarjouspyyntökierroksen laadinta ja julkaisu

Valitse tarjouspyynnön pohja:
  • Käytä tämän kierroksen ilmoitusta pohjana
    • Osallistumispyyntö kopioidaan tarjouspyynnön pohjaksi
  • Valitse muu pohja
    • Valitse hakunäkymästä se tarjouspyyntö, jota halutaan käyttää pohjana
    • Syötä ikkunaan hakusana ja klikkaa "Enter"-painiketta
  • Tyhjä pohja
    • Tarjouspyynnön muokkausnäkymä avautuu tyhjään lomakkeeseen




Ilmoitus julkaistaan ainoastaan niille tarjoajille, jotka on valittu osallistumispyyntövaiheessa mukaan tarjouskirrokselle. Valituille tarjoajille lähtee sähköposti, jossa on suora linkki ko. tarjouspyyntöön. Tästä linkistä tarjoaja pääsee siirtymään toimittajaportaaliin, missä hän voi jättää tarjouksen normaalisti sisäänkirjautumisen jälkeen.

HUOM! Linkki on kertakäyttöinen. Kun linkkiä on kerran klikattu, ko. tarjouspyyntö näkyy valitun tarjoajayrityksen Tarjouspalvelussa kaikille yrityksen kirjautuneille käyttäjille. Jos rajoitettu ilmoitus ei näy jollain yrityksen Tarjouspalveluun kirjautuneella käyttäjällä avoimissa tarjouspyynnöissä, tulee ottaa yhteys järjestelmätukeen. 


Muilta osin varsinainen tarjouskierros noudattaa normaalia prosessia.