Määrittele tarjouspyyntö puitejärjestelyksi


Kansalliset hankintailmoitukset
  • Hankintamenettely -välilehdellä
  • Valitse kohta "Menettelyllä perustetaan puitejärjestely"
    • Alle avautuu lisää täytettäviä puitejärjestelyn tietoja



Kuva: Kansallisen hankintailmoituksen määrittely puitejärjestelyksi


  • Syötä tarvittaessa lisätietoa puitejärjestelyn toimintamallista
    • Voit käyttää esitallennettuja tekstejä tai tallentaa tekstikenttään syöttämäsi tekstin esitallennustekstiksi klikkaamalla "Tallenna" ja syöttämällä nimen esitallennustekstille
    • Syötä hankinkintojen ennakoitu kokonaisarvo puitejärjestelyjen kokonaiskeston ajalta
      • Kohtaan on mahdollista syöttää joko yksi ennakoitu arvo tai hintahaarukka 
      • Arvo tulee syöttää numeroina yhteen kirjoitettuna ilman pisteitä tai pilkkuja
    • Syötä tarvittaessa lisätietoja tehtävien sopimusten aikaväleistä ja arvosta
      • Voit käyttää esitallennettuja tekstejä tai tallentaa tekstikenttään syöttämäsi tekstin esitallennustekstiksi klikkaamalla "Tallenna" ja syöttämällä nimen esitallennustekstille

Kuva: Kansallisen hankintailmoituksen lisäkentät, jotka avautuvat kun hankintailmoitus määritellään puitejärjestelyksi


EU-hankintailmoitukset
  • IV.1.3) Tietoa puitejärjestelystä tai dynaamisesta hankintajärjestelmästä
  • Valitse "Puitejärjestely yhden toimijan kanssa" tai "Puitejärjestely useampien toimijoiden kanssa
    • Puitejärjestelyn osallistujien suunniteltu enimmäismäärä
    • Puitejärjestelyjen tapauksessa – perustelut, jos kesto on yli neljä vuotta

Kuva: EU-hankintailmoituksen määrrittely puitejärjestelyksi



Siirtäminen puitejärjestelyksi


Kun puitejärjestelyn kilpailutusprosessi on edennyt hankintasopimusten laatimiseen, arkistoon siirron sijasta kilpailutus siirretään "Omat puitejärjestelyt"-kansioon. 


  • Valitse Hankintasopimus -välilehdeltä "Tee puitejärjestely tämän puitekilpailutuksen pohjalta"
    • Syötä avautuviin kenttiin puitejärjestelyn alkamis- ja päättymispäivä ja paina "Tee puitejärjestely" -painiketta


Kuva: Päättynyt kilpailutus siirretään puitejärjestely -kansioon syöttämällä puitejärjestelyn alkamis- ja päättymispäivä


  • Siirron jälkeen perustettu puitejärjestely on hallinnoitavissa "Omat puitejärjestelyt" -kansiossa.

Jos puitejärjestely on tehty järjestelmän ulkopuolella, se on mahdollista tuoda järjetelmään ulkopuolinen puitejärjestely -lomakkeen avulla. 



Omat puitejärjestelyt-kansio


Kaikki puitejärjestelyiksi siirretyt kilpailutukset löytyvät "Omat puitejärjestelyt" -kansiosta.

  • Päätaso "Omat puitejärjestelyt" listaa kaikki hankintayksikön perustamat puitejärjestelyt
  • Päätason alapuolelta löytyvät kaikkiin puitejärjestelyihin tehdyt minikilpailutukset tilan mukaisista kansioista


Kuva: Omat puitejärjestelyt -kansio kansiopuussa


Kansioon listautuu kaikki organisaation omat puitejärjestelyt. Päätason alapuolelta löytyy kaikkiin puitejärjestelyihin tehdyt minikilpailutukset tilan mukaisista kansioista



Puitejärjestelyjen tiedot


Valitun puitejärjestelyn osalta voit:

  1. Nähdä puitejärjestelyn perustiedot
  2. Nähdä valitut toimittajat, mitä kohteita valittu toimittamaan sekä heidän tarjoukset ja sopimukset. Täältä pääset myös vaihtamaan toimittajan, jos tarve niin vaatii. 
  3. Nähdä mukana olevat yhteisöt ja lisätä niitä 
  4. Nähdä tähän tehdyt minikilpailutukset tilan mukaisesti kansioituna
  5. Nähdä sekä luoda tämän puitejärjestelyn minikilpailutusten mallipohjia
  6. Nähdä tähän tehdyt hankinnan toimeenpanot
  7. Tehdä uuden minikilpailutuksen
  8. Tehdä uuden hankinnan toimeenpanon
  9. Tarkastella ja tallentaa ko. puitekilpailutuksen dokumentteja
  10. Luoda tai muokata ko. puitejärjestelyyn liittyviä hankintasopimuksia
  11. Käydä sisäistä keskustelua kilpailutuksesta
  12. Lähettää viestejä puitejärjestelyyn valituille tarjoajille
  13. Muokata puitejärjestelyn tietoja
  14. Tarkastella puitekilpailutuksen tarjouspyynnön PDF-dokumenttia
  15. Tehdä uuden kilpailutuksen puitekilpailutuksen tarjouspyynnön pohjalta

Kuva: Puitejärjestelyn tiedot


Puitejärjestelyyn valitut toimittajat

  • Näkymään listautuu puitejärjestelyyn valitut toimittajat
  • Kunkin toimittajan nimen alta löytyy:
    • Linkit ”Tarjous” ja ”Sopimus” (avaa hankintasopimus-pdf:n) 
    • Listaus niistä kohderyhmistä, joita ko. toimittaja on valittu toimittamaan 
    • Listauksen saa suljettua klikkaamalla uudestaan em. otsaketta


Kuva: Puitejärjestelyyn valitut toimittaja ja niiden tarjous ja sopimustiedot


Tilanteissa, joissa puitejärjestelyyn alunperin osallistunutta yritystä ei enää ole olemassa (esim. yritysjärjestelyiden myötä), toimittaja voidaan vaihtaa puitejärjestelyyn. 


Valitse "Muuta toimittajavalintoja"

  • Klikkaa sen toimittajan nimeä, jonka haluat vaihtaa
    • Hae Tarjouspalveluun rekisteröityneistä yrityksistä y-tunnuksella (alv-tunnuksella) tai nimellä oikea yritys 
    • Klikkaa halutun yrityksen nimeä
  • Alkuperäiset asetetut kilpailutuksen hintarajat siirtyvät uudelle toimittajalle

Kuva: Toimittajavalintojen muuttaminen puitejärjestelyyn


Mukana olevat yhteisöt

  • Listauksessa näkyvät ne yhteisöt, jotka tarjouspyyntöä laadittaessa määriteltiin mukaan
  • Jos mukana oleva yhteisö valitaan listauksesta, annetaan yhteisöille oikeus tehdä omia minikilpailutuksia tämän puitejärjestelyn perusteella*
*Jos puitejärjestely halutaan jakaa valituille hankintaorganisaatiolle, tulee käytössä olla Cloudia Konserni -toiminnallisuus (ks. lisää Jaetut puitejärjestelyt).



Lisää uusi yhteisö - Yhteystietorekisterin yhteisöt
  • Jos tarjouspyyntöä laadittaessa määriteltiin, että uusien yhteisöjen lisääminen on mahdollista, tässä näkyy linkki ”Lisää uusi yhteisö”, jota klikkaamalla avautuu lisäysikkuna: 
  • Voit lisätä uuden yhteisön syöttämällä nimen ”Kirjoita uuden yhteisön nimi”-kenttään ja klikkaamalla ”Liitä”-painiketta
  • Voit valita listauksesta ruksaamalla aiemmin luodun yhteisöryhmän (keltainen kansio) tai yhden tai useamman yksittäisen yhteisön. Vahvista valinta klikkaamalla ”Liitä”. 

Lisää uusi yhteisö -  Organisaatiohierarkian hankintayksiköt
*lisätoiminnallisuus (Cloudia Konserni)

  • Jos organisaatiolla on käytössä Cloudia Konserni toiminnallisuus, voidaan puitejärjestely jakaa valituille organisaatiohierarkian yksiköille (ks. lisää Jaetut puitejärjestelyt)



Puitejärjestelyn minikilpailutukset


Puitejärjestelyn perusteella voidaan tehdä minikilpailutuksia (ks. Minikilpailuttaminen).

  • Otsikosta avautuu minikilpailutusten tilan mukaiset kansiot (Keskeneräinen, Voimassa olevat, Päättyneet, Arkisto, Keskeytetyt) 
  • Klikkaamalla halutun kansion auki, listautuu ko. tilassa olevat minikilpailutukset
  • Minikisaa klikkaamalla siirrytään ko. kisan hallinnointitilaan, jossa on ko. tilan mukaiset toimintomahdollisuudet
  • Tietosivulta pääsee palaamaan puitejärjestelyyn klikkaamalla uudestaan tietosivun "Tämän minikilpailutuksen puitejärjestelytiedot" otsaketta


Kuva: Ko. puitejärjestelyn minikilpailutukset tilanmukaisissa näkymissä


Minikilpailutusten mallipohjat
  • Otsikon alta löytyvät puitejärjestelylle tallennetut minikilpailutusten mallipohjat
  • Voit muokata mallipohjaa muokkaus-painikkeen avulla
  • Voi poistaa mallipohjan poista-painikkeen avulla

Tarkemmat ohjeet minikilpailutusten mallipohjien hallinnointiin ks. Minikilpailuttaminen --> Minikilpailutusten mallipohjat


Tehdyt hankinnan toimeenpanot

  • Puitesopimuksen pohjalta tehdyt
    • Listauksena linkit ko. toimeenpanoihin
    • Avaa kertatilauksen PDF-dokumenttina
  • Minikilpailutuksien pohjalta tehdyt
    • Listauksena linkit ko. toimeenpanoihin
    • Avaa kertatilauksen PDF-dokumenttina


Kuva: Tehdyt hankinnan toimeenpanot



Puitejärjestelyn muokkaaminen


Puitejärjestelyn tietoja voidaan muokata sen perustamisen jälkeen "muokkaa" toiminnolla.


Kuva: Puitejärjestelyn ottaminen muokattavaksi


  • Korjaaminen tapahtuu vastaavalla tavalla kuin muokkaisit keskeneräistä tarjouspyyntöä. 
  • Puitejärjestelyä muokatessa ei tarvitse käydä tekemässä erikseen esikatselu ja julkaisu -välilehdellä julkaisua, vaan muutokset tulevat suoraan käyttöön. Puitejärjestelun muokkaaminen tapahtuu siis lennosta, eli puitejärjestely on koko ajan voimassaolevana ja siitä voidaan tehdä minikilpailutuksia myös muokkauksen aikana.
  • Muokkauksen vahvistamisen jälkeen uusi versio tallentuu ja versiohistoria on nähtävillä puitejärjestelyn "Dokumentit" -välilehdeltä.


Kuva: Puitejärjestelyn muokkauksien viimeistely ja siirtäminen takaisin "Omat puitejärjestelyt" -kansioon



Hankinnan toimeenpanot


Valitun puitejärjestelyn tai minikilpailutuksen pohjalta voidaan tehdä kertatilauksia eli toimeenpanoja. Klikkaa

  • "Tee uusi hankinnan toimeenpano puitesopimuksen pohjalta" tai 
  • "Tee uusi hankinnan toimeenpano minikilpailutuksen pohjalta"
    • Valitse alasvetovalikosta haluttu minikilpailutus


Kuva: Tee uusi toimeenpano


Täytä toimeenpanon tiedot avautuvalle lomakkeelle:

  • Päiväys (tulee automaattisesti ja päiväystä ei voi muokata)
  • Tilausnumero (tulee automaattisesti ja numeroa voi muokata) 
  • Toimittaja
  • Tilaaja
  • Vastaanottopaikka
  • Laskutusosoite
  • Tarjouksenne
  • Toimitusehdot
  • Viitteenne
  • Toimitusaika
  • Maksuehto
  • Tilattavat tuotteet
    • Kohtaan listautuvat ne kohderyhmät tai kohderivit tuote/palveluhintoineen, joita valittu toimittaja on puitejärjestelyssä valittu toimittamaan
    • Syötä "Määrä"-sarakkeeseen tilattava määrä ("Yhteensä"-sarakkeen summa päivittyy automaattisesti tämän mukaisesti)
  • Lisätietoa
  • Alaviite
Lähetä toimeenpano:
  • Klikkaa "Lähetä toimeenpano"-painiketta ja hyväksy lähetys klikkaamalla "OK" avautuvasta vahvistusikkunasta
  • Toimeenpanosta muodostuu automaattisesti PDF-tiedosto, joka lähtee sähköpostitse valitulle toimittajalle sekä tallentuu puitejärjestelyn tietoihin 


Ohjevideo Puitejärjestelyt: